Hur man planerar ett distriktsmöte
Att planera ett framgångsrikt distriktsmöte kräver att du tänker på dessa delar: Människor, planering, förberedelser och program samt marknadsföring. Nedan finner du detaljer om processen och användbara resurser som kan hjälpa ditt team att genomföra ett utmärkt distriktsmöte för medlemmarna i ditt distrikt.
Komma igång
Samarbeta med distriktsguvernörens team som hanterar distriktets ärenden som måste tas upp under mötet. Den inkluderar resolutioner, rapporter och val samt erkänsla för prestationer av medlemmar och klubbar i distriktet.
Presentation om hur man planerar ett distriktsmöte – Att planera ett framgångsrikt distriktsmöte kräver att du överväger dessa komponenter: människor, planering, förberedelser och program samt marknadsföring. Den här presentationen går igenom tillgängliga resurser, verktyg och mer.
Dokument och exempel på formulär som finns nedan är i ett format som enkelt kan anpassas till distriktets specifika behov. Många av dessa verktyg kom från distrikt som genomför framgångsrika möten varje år.
Människor
Detta är förslag på människor som du vill ska leda specifika uppgifter inför ert distriktsmöte. Läs igenom deras ansvar och tillhörande resurser, men kom även ihåg att en person kan inneha mer än en post.
- Distriktsguvernör: Är ordförande under mötet samt utdelar erkänsla till distriktets medlemmar, gästtalare och presentatörer.
- Distriktsmöteskommitténs ordförande: Är distriktsguvernörens operativa chef för distriktsmötet.
- Värdkommitténs ordförande: Leder och hjälper de frivilliga medlemmar som önskar välkomna gäster till sitt evenemang.
- Programordförande: Ansvarar för alla delar i distriktsmötets program.
- Finansordförande: Övervakar alla ekonomiska frågor avseende distriktsmötet.
- Marknadsföringsordförande: Ansvarar för marknadsföring av distriktsmötet och dess evenemang.
- Audiovisuell koordinator: Leder och stödjer arbetet med audiovisuell utrustning till sessioner och bankett.
Planering
Planeringen består av två steg som beskrivs nedan.
Sammanställ enkäter:
Dessa är utformade för medlemmar som deltog respektive inte deltog i distriktsmötet.
- Enkät för medlemmar som deltog i distriktsmötet
- Enkät för medlemmar som inte deltog i distriktsmötet
Idékläckning:
Använd resurserna nedan för att samla information som hjälper er på rätt väg till ett framgångsrikt evenemang. Detta inkluderar återkoppling från både medlemmar som deltog i distriktsmötet och som inte gjorde det. Svar och återkoppling från distriktets medlemmar kan ge teamet möjlighet att bolla nya idéer kring distriktsmötets program och logistik.
Förberedelser och program
När ert team har bildats och är redo att sätta igång samt när distriktets medlemmar har informerat er om vad de önskar se och höra för att delta i distriktsmötet är det dags att börja förberedelser inför evenemanget.
De team som ansvarar för distriktsmötets ärenden och verksamhet måste ha en övergripande plan som innehåller en tidsplan för att hålla koll på alla prioriteringar, såsom budget, och även en lista med alla uppgifter som måste utföras, vilket är till hjälp för alla ordförande och koordinatorer i deras insatser.
Arbeta nära tillsammans med distriktsmöteskommittén, för att skapa ett program som tillgodoser behov bland distriktets medlemmar. Ni vill inspirera dem att återvända till sina respektive hemorter fyllda med energi att tillhandahålla hjälpinsatser, förbättra sina personliga ledarfärdigheter och informera om vad det innebär att vara medlem i Lions till andra ledare i samhället.
När er kommitté har satt upp mål för programmet är det dags att inleda planeringsprocessen med hjälp av tips och verktyg nedan.
- Beskrivning av roller
- Nomineringskommitté (enligt distriktets stadgar och arbetsordning, Artikel II)
- Internationella talare
.jpeg)
Marknadsföring
Det bästa sättet att få människor att delta i ert evenemang är att marknadsföra det. Dessa resurser kommer hjälpa er att få ut det allra mesta av era marknadsföringsinsatser, för att informera om ert distriktsmöte.
Kontakta oss
Om du har frågor är du välkommen att kontakta oss via e-post eurafrican@lionsclubs.org eller via telefon +1 630-468-6948.
