Organisation d’un congrès de district

Préparatifs

Travailler avec l’équipe du congrès en charge des formalités administratives du district à effectuer lors du congrès : résolutions, rapports et élections, reconnaissance des réalisations des Lions et des clubs du district.

Présentation Organisation d’un congrès de district - Organiser un congrès de district réussi exige de prendre en compte ces éléments : ressources humaines, planification, préparation/programme, et promotion. Cette présentation contient des ressources, des outils et des conseils pour vous aider.

Les documents et les exemples de formulaire fournis ici peuvent facilement être modifiés en fonction des besoins et spécificités de votre district. Chaque district possède ses spécificités propres et ses coutumes pour l’organisation de son congrès. Ces ressources provenant en partie de districts qui organisent chaque année des congrès réussis ne sont que des suggestions pour votre préparation.

Ressources humaines

Les personnes suggérées ci-dessous sont responsables de tâches spécifiques. Consultez les rôles et responsabilités de chacune mais gardez à l'esprit qu'une personne peut très bien occuper plus d'un poste.

Gouverneur du district : il préside la séance administrative, décerne les reconnaissances aux Lions du district et accueille les conférenciers et intervenants invités.
Président de la commission Congrès : il fait fonction de directeur des opérations du gouverneur pour le congrès.
Président du comité hôte : il gère l’équipe du comité hôte et les Lions impliqués dans l’organisation et l’accueil des invités au congrès.
Président de la commission Programme : il est en charge de tous les aspects du programme du congrès.
Président de la commission Finances : il supervise les finances du congrès.
Président de commission Marketing : il est chargé de promouvoir le congrès et les évènements connexes.
Coordinateur audiovisuel : il gère toutes les demandes et besoins du congrès en matière d’audiovisuel.

Planification

Elle peut se faire en deux étapes.

Collecter les questionnaires :

ces questionnaires sont destinés à recueillir le retour de personnes qui ont ou n’ont pas participé au congrès précédent.

Discussion :

utilisez les documents ci-dessous pour rassembler les informations qui vous aideront à rester sur la bonne voie pour réussir votre congrès. Utilisez entre autre les réponses fournies par les Lions qui ont participé ou n'ont aux congrès précédents. Ce retour d’information des Lions du district doit permettre à votre équipe de discuter de nouvelles idées pour le programme et la logistique de la convention.

Préparation et programme

Votre équipe est maintenant constituée et prête à l'action. Vous avez aussi pris en compte les attentes des Lions de votre district pour le congrès de district.

Les équipes ont maintenant besoin d'un plan directeur incluant un calendrier pour ne pas perdre de vue les priorités, un budget et une liste des tâches à effectuer pour chaque président de commission et responsables.

Travaillez en étroite collaboration avec l'équipe du congrès pour proposer un programme pertinent pour les Lions du district. Il devra les inspirer et les recharger d'énergie et d’idées pour servir, développer leurs compétences d'encadrement et partager le sens de l'engagement Lions dans leur collectivité.

Une fois les objectifs de la commission Programme définis, démarrez le processus de planification en vous appuyant sur les conseils et outils ci-dessous.

Description des rôles

Commission des nominations (conformément à l’Article II de la Constitution et des statuts de district)

Conférenciers internationaux

Promotion

Une promotion est essentielle pour garantir une participation importante à votre congrès. Ces ressources vous aideront à tirer le meilleur de vos efforts marketing pour faire connaitre votre congrès.

Nous contacter

Écrire à eurafrican@lionsclubs.org si vous avez des questions.