Kasvun kulttuurin edistäminen

Jokaisella kokouksella on oma erillinen ilmoittautumislinkki, joka on lähetetty sinulle sähköpostitse. Jos et ole saanut ilmoittautumisviestiä, ota meihin yhteyttä: [email protected].

Ilmoittautumisen määräajat vaihtelevat kokouksen päivistä riippuen. Jos haluat tarkempia tietoja ilmoittautumisen määräajasta vaalipiirisi kokouksen suhteen, ota yhteyttä: [email protected].

Osana ilmoittautumisprosessia sinua pyydetään antamaan passisi tiedot tai henkilötietosi. Nämä tiedot jaetaan matkakumppanimme CWT:n kanssa, jotta helpotamme matkajärjestelyjä puolestasi.

Tarvitset näitä kansainväliseen ja kotimaiseen matkustamiseen.

• Kansainvälinen matka: Jos matkustat kotimaasi ulkopuolelta, sinun on annettava passitietosi kansainvälisiä matkajärjestelyjä varten.
• Kotimaan matkailu: Jos matkustat kotimaassasi, et tarvitse passia, mutta sinun on annettava henkilöllisyystiedot, joita käytät matkustamiseen.

Voitte olla varmoja, että kaikkia henkilökohtaisia tietoja käsitellään turvallisesti ja niitä käytetään vain kokousmatkojen varaamiseen.

Jos sinun on muutettava ilmoittautumistietojasi tai peruttava osallistumisesi, ota meihin yhteyttä suoraan osoitteessa [email protected] jotta voimme auttaa sinua.

• Viisumivaatimukset: Kokouksen sijainnista riippuen saatetaan tarvita erilaisia viisumeja. Käy isäntämaan suurlähetystön tai konsulaatin verkkosivulla selvittääksesi, mitä tarvitaan ja aloita hakuprosessi hyvissä ajoin.
• Kutsukirje: Kutsukirjettä kokoukseen ei yleensä vaadita. Jos viisumihakemus kuitenkin erikseen pyytää sellaista, voit saada sen ottamalla yhteyttä [email protected].

Matkavahvistukset, mukaan lukien lentotiedot, lähetetään ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen noin kaksi viikkoa ennen kokouspäivää. Varmista, että yhteystietosi ovat ajan tasalla ilmoittautumisessasi.

Jos kohtaat lentoihin liittyviä ongelmia tai jos joudut hätätilanteeseen (kuten kadonneet matkatavarat, terveyteen liittyvät ongelmat tai muut kiireelliset asiat), ota yhteyttä Matkaosastoomme välittömästi: [email protected].

Tiimimme on käytettävissä auttamaan lentojen uudelleenvaraamisessa, lippuongelmien ratkaisemisessa ja kiireellisten matkustamiseen liittyvien huolenaiheiden käsittelemisessä turvallisuuden ja hyvinvoinnin varmistamiseksi.

Hotellivarauksia/vahvistuksia ei toimiteta suoraan sähköpostitse. Sen sijaan, kun olet täyttänyt ilmoittautumislomakkeen, hotellihuone varataan nimissäsi.

Tärkeää: Jos CWT ei ole ottanut sinuun yhteyttä kolmen viikon kuluessa ilmoittautumisesta, ota yhteyttä [email protected] saadaksesi apua.

Joihinkin kokouksiin voidaan tarjota kuljetuspalveluja lentokentältä hotelliin. Näiden palvelujen saatavuutta ja yksityiskohtia ollaan parhaillaan määrittelemässä ja ne voivat vaihdella riippuen kokouksen sijainnista ja järjestelyistä.

• Jos kuljetuspalveluita on saatavilla: Jos kokouksenne tarjoaa paikalliskuljetuksen, GAT-aluejohtaja tai alueellinen asiantuntija antaa yksityiskohtaiset tiedot noutoajoista ja tapaamispaikoista, kun ilmoittautuminen on vahvistettu. Varmista, että noudatat annettuja ohjeita kuljetuksen turvaamiseksi.
• Jos paikalliskuljetusta ei ole järjestetty: Sellaisissa kokouksissa, joissa ei ole järjestetty paikalliskuljetusta, voit järjestää kuljetuksen taksipalveluiden (esim. Uber, Grab) tai muiden vaihtoehtojen kautta. Näiden palvelujen kulut voidaan korvata täyttämällä tiedot korvauslomakkeelle. Varmista, että säilytät kaikki kuitit ja lähetät ne yleisen korvauskäytännön mukaisesti.

• Kokoukseen ajaminen: Jos asut kohtuullisen ajomatkan päässä kokouspaikasta, voit halutessasi ajaa itse. Ilmoita tämä valinta ilmoittautumislomakkeella. Voit lähettää korvauslomakkeen kilometrikorvauksesta kokouksen jälkeen, mutta huomaa, että polttoainekuluja ei korvata.
• Oman lennon varaaminen: Osallistujat voivat varata omat lentonsa vasta, kun he ovat ottaneet yhteyttä osoitteessa [email protected]. Kun olet tehnyt varauksen, lähetä korvauslomake ja kuitit lennosta, jotta saat korvauksen hyväksyttävistä kuluista edellyttäen, että on noudatettu yleistä kulukorvauskäytäntöä.
• Hotelli- tai lentolipun luokan vaihtaminen: Voit korottaa hotellimajoituksen tai lentolipun ylempään palveluluokkaan omalla kustannuksella. Lions International ei kuitenkaan korvaa näitä muutoksia.

• Matka-apu: Matkakumppani tai lisätuki voidaan järjestää tapauskohtaisesti. Ota yhteyttä [email protected] ja anna yksityiskohtaisia tietoja vaatimuksistasi asianmukaisen majoituksen varmistamiseksi.
• Liikkumiseen liittyvä apu ja erityisvaatimukset: Liikkumiseen liittyvä avustus tai muita erityistarpeita koskevat järjestelyt ovat yksittäisen osallistujan vastuulla. Suosittelemme, että ilmoitat meille etukäteen ilmoittautumisprosessin aikana varmistaaksesi, että asianmukaiset mukautukset tehdään sujuvan kokouksen varmistamiseksi.
• Palvelueläimet: Palvelueläimet ovat tervetulleita kokoukseen hotellin lemmikkieläinkäytännöstä riippuen. Varmista, että palvelueläimesi täyttää kaikki vaadittavat osallistumisvaatimukset, ja lisää tämä vaatimus ilmoittautumislomakkeelle.
• Erityisruokavaliot: Jos sinulla on erityisruokavalioon liittyviä vaatimuksia, kerro niistä meille ilmoittautumisen yhteydessä. Teemme tarvittavat mukautukset varmistaaksemme, että tarpeisiisi vastataan koko kokouksen ajan.
• Hotellihuoneen erityistarpeet: Jos sinulla on erityistarpeita hotellihuoneelle, ilmoita meille ilmoittautumisen yhteydessä, jotta voimme järjestää sinulle sopivan majoituksen.

CWT:n lähettämät sähköpostit luodaan automaattisesti osana matkavarausprosessia. Sinun ei tarvitse tehdä mitään. Jos et ole varma saamastasi viestistä, voit ottaa yhteyttä osoitteessa [email protected] lisätietojen saamiseksi.

• Kumppanin tuominen: Kokous on tarkoitettu vain kutsutuille lionjäsenille. Emme pysty ottamaan puolisoita tai kumppaneita mukaan tähän tapahtumaan.
• Sijaisen lähettäminen: Sijaisen lähettäminen kokoukseen ei ole sallittua. Et voi lähettää ketään muuta osallistumaan kokoukseen puolestasi. Osallistuminen on rajoitettu ainoastaan kutsuttuihin henkilöihin.
• Osallistuminen toiseen kokoukseen: Osallistujien on osallistuttava siihen kokoukseen, johon heidät on merkitty. Vaihtamista toiseen kokouspaikkaan ei sallita.
• Etäosallistuminen: Kokous on paikan päällä järjestettävä tapahtuma, eikä etäosallistuminen ole mahdollista. Tämä varmistaa, että kaikki osallistujat voivat osallistua täysipainoisesti kokoukseen.

Kokouksen pukeutumiskoodi on business casual, joka sisältää: Lionsasusteet, kauluspaita, paitapusero, suorat housut, hame tai mekko.

Huomaa: Emme suosittele farkkujen käyttämistä, koska haluamme ylläpitää ammatillista ja yhtenäistä ulkonäköä osallistujien kesken, mutta käytä parasta arviointikykyäsi alueellisten tapojen perusteella.

Tuo valmiiksi tehdyt esitehtävät, nimikyltti, kannettava tietokone/tabletti, kynä, muistilehtiö muistiinpanoja varten ja kuulokkeet, jos tarvitset tulkkausta. Kannettava tietokone/tabletti on valinnainen toimintasuunnitelmien päivittämiseen.

Ei. Kokouksen esitelmiä ei tallenneta. Osallistujia kannustetaan tekemään muistiinpanoja ja osallistumaan istuntojen aikana tärkeiden tietojen tallentamiseen.

Osallistujat voivat halutessaan pidentää matkaansa ennen virallista kokousta tai sen jälkeen omalla kustannuksella. Kaikki mahdolliset ylimääräiset yöt, lennot tai niihin liittyvät kustannukset, jotka liittyvät matkan pidentämiseen, ovat osallistujan vastuulla. Hänen tulee myös itse hoitaa varaukset. Lions International kattaa hotelli- ja lentojen pidennykset vain lentoihin liittyvissä pakollisissa yöpymisissä.