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Tipps für die erfolgreiche Ausrichtung eines virtuellen Treffens

Lions Clubs International April 08, 2020

Seit mehr als einem Jahrhundert haben Lions die Welt verändert. Und manchmal verändert die Welt auch uns. Das Coronavirus (COVID-19) stellt eine unserer traditionellsten Mitgliedererfahrungen vor Herausforderungen—das Clubtreffen. Obgleich sich viele Clubs infolge des sozialen Abstandhaltens nicht persönlich treffen können, hindert dies Lions nicht daran, sich trotzdem risikofrei zu versammeln.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Clubtreffen online abzuhalten.

1-2 Wochen vor dem Treffen:

  • Wählen Sie eine Plattform für Ihr Treffen aus. Es gibt viele kostenlose oder kostengünstige Videokonferenz-Tools zur Auswahl. Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? In diesem Artikel finden Sie einige Ideen.
  • Versenden Sie zwei Erinnerungen. Eine am Tag vor dem Treffen und eine weitere eine Stunde vor dem Treffen.
  • Machen Sie sich mit der Plattform, die Sie verwenden wollen, vertraut, einschließlich aller Tools und Funktionen, um sicherzustellen, dass Sie sich auf dem virtuellen „Fahrersitz“ wohl fühlen.
  • Versenden Sie eine Tagesordnung. Fügen Sie Links zu den Materialien ein, über die Sie sprechen wollen, damit auch diejenigen, die nicht anwesend sein können, informiert sind.

30-60 Minuten vor dem Treffen:

  • Testen Sie das Audio und Video, um sicherzustellen, dass beides problemlos funktioniert. Einige Videokonferenz-Tools fordern Sie vor Beginn des Meetings automatisch dazu auf.
  • Wenn Sie eine Bildschirmübertragung planen, bereinigen Sie vorher Ihren Desktop und schließen Sie unnötige Anwendungen.
  • Bereiten Sie alle Materialien, die Sie während des Treffens nutzen möchten, vor. Öffnen Sie die Präsentationsfolien, Dateien für Ankündigungen oder Ressourcen und laden Sie alle Webseiten vor, damit Sie einfach und schnell darauf verweisen können.
  • Loggen Sie sich 5 bis 10 Minuten vor Beginn des Meetings ein und vergewissern Sie sich, dass alles richtig eingestellt ist und Sie bereit sind, die Teilnehmer zu empfangen.
  • Wenn es eine Option zur Telefoneinwahl zu Ihrem Meeting gibt, bitten Sie jemanden sich einzuwählen, um zu prüfen, ob alles gut funktioniert. 

Während des Clubtreffens

  • Überlegen Sie, ob Sie eine Anfangs-Folie zeigen wollen, mit dem Namen des Treffens und einer Nachricht, dass Sie in Kürze starten. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer, dass sie richtig sind und alles ordnungsgemäß funktioniert.
  • Beginnen Sie das Treffen zwei Minuten nach dem eigentlichen Beginn. Es ist verlockend, noch länger zu warten, bis weitere Leute beitreten, aber es ist wichtig, die Zeit derjenigen zu respektieren, die pünktlich waren.
  • Stellen Sie sicher, dass jeder Sie gut hören kann und erwägen Sie, jeden Ihrer Teilnehmer zu bitten, ein kurzes „Hallo“ zu sagen, um zu überprüfen, ob auch Sie alle hören können.
  • Für den Fall, dass Sie störende Hintergrundgeräusche vernehmen, bitten Sie Ihre Teilnehmer ihre Mikrophone in der Zeit, in der sie nicht sprechen, stumm zu schalten.
  • Wenn Sie das Treffen aufzeichnen wollen, um es denjenigen zur Verfügung zu stellen, die nicht anwesend sein können, informieren Sie alle darüber, dass das Treffen aufgezeichnet und versendet wird.
  • Versuchen Sie ein hohes Energielevel zu versprühen, zu lächeln und mit Humor zu arbeiten, so, wie Sie es auch bei den Präsenztreffen tun würden. Dies kann dazu beitragen, dass sich diejenigen, für die virtuelle Meetings neu sind, wohler fühlen.
  • Bauen Sie regelmäßige Interaktionen ein, um die Teilnehmer einzubeziehen. Fordern Sie einzelne Teilnehmer mit Namen auf, Fragen zu stellen oder Kommentare zu machen, ohne sie in Verlegenheit zu bringen.
  • Versuchen Sie sich nicht zu schnell zu bewegen, wenn Sie etwas auf Ihrem Bildschirm zeigen wollen. Es kann ungefähr 5 Sekunden dauern, bis sich die Bildschirme der anderen an die Änderungen anpassen, die Sie vorgenommen haben.
  • Am wichtigsten ist, dass Sie entspannt und Sie selbst sind. Technische Probleme können und werden auftreten, aber versuchen Sie es mit Humor zu nehmen. Das hilft allen, sich wohler zu fühlen und offen für die Nutzung eines solchen Formates zu bleiben.

Nach dem Webinar

  • Senden Sie eine E-Mail mit der Aufzeichnung und allen verwendeten Materialien an Ihren Club. 
  • Holen Sie sich Feedback von Ihrem Club über das Treffen ein, inklusive Verbesserungsvorschlägen.
  • Teilen Sie Ihre Erfahrungen über das Abhalten virtueller Treffen mit anderen Lions auf der Facebook-Seite von Lions Clubs International.

Besuchen Sie lionsclubs.org/coronavirus für weitere Neuigkeiten und Informationen in Bezug auf Lions Clubs International und COVID-19.