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Dicas para realizar uma reunião virtual bem-sucedida

Lions Clubs International Abril 08, 2020

Por mais de um século, os Leões têm transformado o mundo. E, às vezes, o mundo nos transforma. O coronavírus (COVID-19) está criando desafios para uma das nossas mais tradicionais experiências de associados - a reunião do clube. Embora muitos clubes não possam se reunir presencialmente devido ao distanciamento social, isso não impede que os Leões se reúnam com segurança.

Veja aqui algumas dicas que vão ajudar você a realizar a reunião do clube on-line.

1 a 2 semanas antes da reunião:

  • Escolha sua plataforma de reunião virtual. Existem muitas ferramentas de videoconferência gratuitas ou de baixo custo para você escolher. Não sabe por onde começar? Veja este artigo para ter algumas ideias.
  • Envie dois lembretes. Um no dia anterior e outro uma hora antes da reunião.
  • Familiarize-se com a plataforma que você usará, incluindo todas as ferramentas e funcionalidades, para garantir que estará confortável no “assento do motorista” virtual.
  • Envie uma agenda da reunião. Inclua links para todos os recursos que você planeja analisar para que qualquer pessoa que não possa participar possa revisar.

30 a 60 minutos antes da reunião:

  • Teste seu áudio e vídeo para garantir que ambos estejam funcionando corretamente. Algumas plataformas de videoconferência solicitam que você faça isso antes de iniciar a reunião.
  • Caso você planeje compartilhar sua tela, limpe sua área de trabalho e feche todos os aplicativos desnecessários.
  • Prepare todos os materiais de apoio que você compartilhará durante a reunião. Abra os arquivos de slides, anúncios ou recursos e carregue todas as webpages para que você possa clicar e fazer referência facilmente.
  • Entre na reunião cinco a 10 minutos antes do horário agendado para garantir que tudo esteja configurado e você esteja pronto para receber seus participantes.
  • Havendo um número de telefone gratuito disponível para sua reunião virtual, peça a alguém para discar para verificar se está funcionando corretamente. 

Durante a reunião:

  • Considere usar um slide pré-reunião com o nome da reunião e uma mensagem informando que você começará em breve. Isso ajuda os participantes a saberem que estão no lugar certo e que tudo está funcionando corretamente.
  • Inicie sua reunião dois minutos após o horário agendado. É tentador querer esperar mais tempo para que mais pessoas participem, mas é importante respeitar o tempo daqueles que são pontuais.
  • Certifique-se de que todos possam ouvir você adequadamente e considere fazer uma chamada ou convidar cada um dos participantes a dar um "olá" rápido para garantir que você possa ouvir todos.
  • Se você estiver recebendo retorno ou ouvindo muito ruído de fundo, pode ser necessário pedir a todos para silenciar seus microfones, a menos que estejam falando.
  • Se você planeja gravar a reunião e compartilhá-la com aqueles que não puderam participar, informe a todos que a reunião será gravada e distribuída.
  • Mantenha seu nível de energia alto, sorria e use o humor como faria normalmente em reuniões presenciais. Isso pode ajudar aqueles que não estão acostumados a reuniões virtuais a se sentirem mais à vontade.
  • Crie interações regulares para envolver os participantes. Convide casualmente as pessoas pelo nome para fazerem perguntas ou comentários sem pressioná-las.
  • Ao colocar qualquer coisa na tela, tente não se mover muito rapidamente. Pode demorar cerca de cinco segundos para que a tela de todos se ajuste a uma alteração que você fez na sua.
  • Mais importante, relaxe e seja você mesmo. Falhas técnicas podem e vão acontecer, mas tente manter o senso de humor. Isso ajudará a todos a se sentirem à vontade e a permanecerem abertos para usar este formato de reunião.

Após a reunião:

  • Envie ao seu clube por e-mail a gravação da reunião e todos os recursos que você referenciou durante a reunião. 
  • Acompanhe o seu clube para solicitar feedback sobre a reunião, incluindo quaisquer ideias para melhorar a experiência.
  • Compartilhe suas dicas e o sucesso das reuniões virtuais com outros Leões na página do Facebook de Lions Clubs International.

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