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成功舉辦網路會議的技巧

Lions Clubs International 四月 08, 2020

一個多世紀以來,獅友們改變了世界。同時,有時世界也會改變我們。冠狀病毒(COVID-19)正在給我們最傳統的會員體驗之一——獅子會會議帶來挑戰。儘管許多分會由於社交距離而無法親自會面,但這並不妨礙獅友們安全地聚會。

這裡有一些建議可以幫助你在網上進行獅子會會議

會議的1-2週以前:

  • 選擇網路會議平臺。有許多免費或低成本的視訊會議工具可供選擇。不清楚從哪裡開始?  通過閱覽這篇文章獲取一些想法。 
  • 發出兩份提醒。一個是會議的前一天,另一個是會議前一小時。
  • 熟悉你將要使用的平臺,包括所有的工具和功能,以確保你在網路虛擬的“駕駛座”中感到舒適。
  • 發送會議議程。包括你計畫流覽的所有資源的網址連結,這樣有任何不能參加的人都可以回顧。

會議前30-60分鐘:

  • 測試你的音訊和視頻,確保它們都能正常工作。一些視訊會議平臺在會議開始前會提示你這樣做。
  • 如果打算分享你的螢幕,清理你的桌面並關閉所有不必要的應用程式。
  • 準備好你在會議期間要分享的所有支持材料。打開檔的幻燈片,注意事項或資源,並載入任何相關網頁,以便你可以輕鬆地點擊和參考。
  • 在預定會議時間前5到10分鐘登錄,確保一切就緒,準備好迎接與會者。
  • 如果你的網路會議有一個免費的熱線電話號碼,讓其他人撥進來,以確保它正常工作。 

在會議期間:

  • 考慮使用一張會議前使用的幻燈片,上面有會議的名稱和一條資訊說明很快就會開始。這有助於與會者瞭解他們在正確的位置,一切都在正常工作。
  • 會議開始時間比預定時間晚兩分鐘。想要等待時間稍長,以便更多人加入是難免的,但是尊重那些守時的人的時間是很重要的。
  • 確保每個人都能聽到你的聲音,並考慮進行點名,或邀請每一位與會者快速打個招呼,以確保你能聽到每個人的聲音。
  • 如果你正體驗回饋或聽到大量的背景雜音,你可能需要要求每個人把他們的麥克風靜音,除非他們在發表講話。
  • 如果你計畫記錄會議並與那些不能參加會議的人分享,一定要讓每個人都知道會議將有記錄並分發。
  • 保持你的正能量滿滿,微笑和使用幽默,就像你通常在面對面的聚會中做的一樣。這可能會幫助那些不習慣網路會議的人感到更輕鬆。
  • 組織有規律的互動來吸引參會者。臨時點名邀請人們來交流問題或評論,不要讓他們感到難堪。
  • 當你在螢幕上顯示任何內容時,儘量不要移動得太快。每個人的螢幕可能需要五秒鐘的時間來適應你在自己的螢幕上做出的變化。
  • 最重要的是,放鬆做你自己。技術故障可能會有發生,但要保持幽默感。這將幫助每個人感到輕鬆,並保持開放的狀態來使用這種會議格式。

網路研討會後

  • 將會議記錄和會議期間您所參考的任何資源,通過電子郵件發送到您的分會。 
  • 跟進您的分會,要求對會議提出回饋意見,包括任何可以改進會議的建議。
  • 在國際獅子會的Facebook頁面與其他獅友分享你的網路會議技巧和成功經驗。

訪問 lionsclubs.org/coronavirus  可以獲得更多關於國際獅子會和COVID-19的新聞和信息。