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Conseils pour une réunion virtuelle réussie

Lions Clubs International avril 08, 2020

Depuis plus d'un siècle, les Lions changent le monde. Il arrive cependant que ce soit le monde qui nous change. Aujourd’hui, le coronavirus (COVID-19) représente un défi pour l'un des aspects les plus traditionnels de l’affiliation au club : les réunions. Cela dit, si la distanciation sanitaire empêche de nombreux clubs de se réunir en personne, elle n’empêche pas de se retrouver ensemble en toute sécurité.

Voici quelques conseils pour tenir une réunion en ligne :

Une à deux semaines avant la réunion

  • Choisissez une plateforme de réunion virtuelle. Il existe de nombreux outils de visioconférence gratuits ou peu coûteux. Si vous ne savez pas par où commencer, consultez notre article sur le sujet pour y puiser quelques idées.
  • Envoyez deux rappels : un la veille de la réunion et un autre une heure avant.
  • Familiarisez-vous avec tous les aspects et fonctionnalités de la plateforme que vous utiliserez pour vous assurer d’être à l'aise dans votre rôle de maître de cérémonie virtuel.
  • Envoyez l’ordre du jour de la réunion. Insérez-y les liens vers tout document que vous prévoyez de couvrir afin que les absents puissent s’y référer.

30 à 60 minutes avant la réunion

  • Testez votre audio et vidéo pour vous assurer que les deux fonctionnent correctement. Certaines plateformes de visioconférence vous y invitent avant la réunion.
  • Si vous prévoyez de partager votre écran, débarrassez votre bureau de toute icône superflue et fermez toute application inutilisée.
  • Ouvrez à l’avance tout fichier (texte, diapositives) et chargez toute page web à laquelle vous allez vous référer pendant la réunion afin de pouvoir cliquer dessus rapidement.
  • Connectez-vous cinq à dix minutes avant l'heure de la réunion pour vous assurer que tout est réglé et que vous êtes prêt à accueillir les participants.
  • Si un numéro de téléphone gratuit est associé à votre réunion virtuelle, demandez à quelqu'un de le composer pour vous assurer qu'il fonctionne. 

Pendant la réunion

  • Affichez une diapositive titre de pré-réunion comportant un message indiquant que vous commencerez sous peu. Cela permettra aux participants de savoir qu'ils sont au bon endroit et que tout est en ordre.
  • Commencez votre réunion deux minutes après l'heure prévue. Il est tentant de vouloir attendre plus longtemps pour que plus de participants s’y joignent, mais il est important de respecter l’emploi du temps de ceux qui se montrent ponctuels.
  • Assurez-vous que tout le monde vous entend correctement et faites l’appel ou invitez chacun des participants à dire un bonjour rapide pour vous assurer que vous pouvez entendre tout le monde.
  • En cas d’effet Larsen ou de bruit de fond excessif, demandez à tous les participants de désactiver leur micro lorsqu’ils n’ont pas la parole.
  • Si vous prévoyez d'enregistrer la réunion pour ceux qui n’auront pas pu y assister, informez-en les participants.
  • Soyez dynamique, souriez et faites preuve d'humour, comme vous le feriez en personne. Cela pourra mettre à l'aise ceux qui ne sont pas habitués aux réunions virtuelles.
  • Engagez régulièrement la participation de chaque participant. Invitez-les par leur nom, sans ordre particulier, à offrir des questions ou des commentaires, sans pour autant les mettre sur la sellette.
  • Lorsque vous affichez quelque chose sur votre écran, laissez aux participants le temps de l’examiner. Il se peut que l'écran de certains prenne jusqu’à cinq secondes pour s'adapter à tout changement effectué sur le vôtre.
  • Avant tout, détendez-vous et soyez vous-même. Il est fort probable que des problèmes techniques surviennent. Essayez de garder le sens de l'humour. Cela aidera tout le monde à se sentir à l'aise et à rester ouvert à cette forme de réunion.

Après la réunion

  • Envoyez l'enregistrement de la réunion et tout document pertinent aux membres de votre club par e-mail. 
  • Invitez-les ensuite à vous faire part de tout commentaire qu’ils auraient à faire sur la réunion, y compris toute idée pour en améliorer l'expérience.
  • Partagez vos conseils de réunion virtuelle et vos exemples de réussite avec d'autres Lions sur la page Facebook du Lions Clubs International.

Rendez-vous sur notre page lionsclubs.org/fr/coronavirus pour plus d'informations sur la réponse du Lions Clubs International face au COVID-19.