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Suggerimenti per organizzare una riunione virtuale di successo

Lions Clubs International Aprile 08, 2020

Per più di un secolo i Lions hanno cambiato il mondo. A volte, però, è il mondo a chiedere ai Lions di cambiare. Il coronavirus (COVID-19) sta trasformando la nostra più tradizionale esperienza associativa, la riunione di club, in una vera e propria sfida. Sebbene non possano incontrarsi di persona a causa della distanza sociale, i club possono continuare a riunirsi in modo sicuro.

Ecco alcuni suggerimenti per organizzare le tue riunioni online.

1-2 settimane prima dell'incontro:

  • Scegli la tua piattaforma di riunione virtuale. Ci sono molti strumenti di videoconferenza gratuiti o a basso costo tra cui scegliere. Non sai da dove cominciare? Leggi Questo articolo per trovare delle idee.
  • Invia due promemoria. Uno il giorno prima e un altro un'ora prima della riunione.
  • Acquisisci familiarità con la piattaforma che utilizzerai, con gli strumenti e le sue funzionalità, per essere a tuo agio nel "posto di guida" virtuale.
  • Invia un ordine del giorno della riunione. Includi i link a eventuali materiali che prevedi di prendere in esame perché tutti possano averli a disposizione.

30-60 minuti prima dell'incontro:

  • Testa l'audio e il video per assicurarti che entrambi funzionino correttamente. Alcune piattaforme di videoconferenza richiedono di eseguire questa operazione prima di iniziare la riunione.
  • Se prevedi di condividere lo schermo, pulisci il tuo desktop e chiudi tutte le applicazioni non necessarie.
  • Prepara tutti i materiali di supporto che condividerai durante la riunione. Apri i file per presentazioni, annunci o risorse e carica qualsiasi pagina Web in modo da potervi accedere facilmente.
  • Accedi 5-10 minuti prima dell'orario previsto per la riunione per assicurarti che tutto sia impostato ed essere pronto ad accogliere i partecipanti.
  • Se è disponibile un numero telefonico gratuito per la riunione virtuale, chiedi a qualcuno di comporre il numero per assicurarti che funzioni correttamente. 

Durante la riunione:

  • Prendi in considerazione l'uso di una slide introduttiva con il nome della riunione e un breve messaggio che informi i partecipanti che la riunione avrà inizio a breve. Questo aiuterà i partecipanti a sapere che si trovano nel posto giusto e che tutto sta funzionando correttamente.
  • Inizia la riunione due minuti dopo l'orario di riunione programmato. È facile lasciarsi tentare da un'attesa più lunga per consentire a più persone di collegarsi, ma è importante rispettare l’orario per coloro che sono puntuali.
  • Assicurati che tutti possano sentirti chiaramente e considera di passare in rassegna i partecipanti o invitarli a fare un breve saluto per accertarti di sentire tutti.
  • In caso di eco o di rumore di sottofondo potresti dover chiedere a tutti di disattivare il microfono se non stanno intervenendo.
  • Se prevedi di registrare la riunione e condividerla con coloro che non hanno potuto partecipare, assicurati di comunicarlo ai partecipanti.
  • Mantieni alto il tuo livello di energia, sorridi e comportati come faresti normalmente durante le riunioni di persona. Questo aiuterà a mettere a proprio agio tutti i partecipanti.
  • Interagisci per coinvolgere tutti i partecipanti. Invitali per nome a porre domande o a esprimere i loro commenti, evitando di farli sentire a disagio.
  • Ricorda che quando mostri qualcosa sul tuo schermo potrebbero essere necessari fino a cinque secondi perché la modifica sia visibile negli altri schermi.
  • Cosa ancora più importante, rilassati e sii te stesso. I problemi tecnici possono presentarsi ma cerca di restare positivo. Questo aiuterà tutti a sentirsi a proprio agio e rimanere aperti all'uso di questo formato di riunione.

Dopo la riunione

  • Invia per e-mail la registrazione audio della riunione e tutte le risorse a cui hai fatto riferimento nel corso della riunione. 
  • Ricontatta i soci del tuo club per chiedere dei commenti sulla riunione e raccogliere idee per offrire un’esperienza migliore.
  • Condividi i suggerimenti e il successo delle tue riunioni virtuali con gli altri Lions sulla  pagina Facebook di Lions Clubs International.

Visita lionsclubs.org/coronavirus per ulteriori notizie e informazioni relative a Lions Clubs International e COVID-19.