Su club está haciendo una gran labor y usted desea que el mundo lo sepa. Prepara un comunicado de prensa e identifica a un portavoz del club para hablar con la prensa. Comunican el mensaje y ... no pasa nada.
Son muchas las razones por las cuales los periodistas no cubren una historia. Para empezar, el periodista promedio recibe más de 100 comunicados de prensa al día. Es cosa segura que las 100 organizaciones que envían comunicados de prensa piensan que su historia es importante.
Una buena manera de diferenciarse del resto es empezar con el pie derecho con un mensaje excelente. Aunque un comunicado de prensa ofrece todos los detalles específicos sobre una noticia, un mensaje consta de dos o tres párrafos breves que atraen la atención de un periodista para que cubra su noticia.
Si bien se puede hablar con los periodistas por teléfono o por las redes sociales, el 93% de prefiere que la comunicación sea por correo electrónico. Para ayudarlo a empezar, considere estos cinco consejos para preparar un mensaje que acabe en manos de los periodistas y no en la basura.
- Hacerlo personal. La razón principal por la que los periodistas no prestan atención a historias, que por lo demás son pertinentes, es que el mensaje no había sido personalizado. Si se deletrea mal el nombre del periodista, es casi seguro que descartará el mensaje. Lo mismo ocurre si se envía el mismo correo electrónico del mensaje a una docena o más de periodistas.
Aumentará sus posibilidades de éxito si dedica tiempo a informarse sobre lo que un periodista ha cubierto en el pasado para determinar si es un contacto apropiado. Un periodista puede determinar en unos segundos si merece o no merece la pena dedicar tiempo al mensaje. Le ayudará a tener ventaja si responde a la pregunta, "¿por qué debería importarme esta historia?" cuando personaliza el argumento para cada periodista.
- Captar la atención. Dado el gran volumen de correos electrónicos y llamadas telefónicas que reciben a diario los periodistas, es fundamental preparar una línea de asunto o una declaración de presentación que llame la atención. A menudo, esta es la parte más difícil de la preparación de un mensaje para muchas personas.
Una buena manera de llamar la atención de un periodista es adaptar cada línea de asunto al propósito o temática que interesa al periodista. Tiene que indicar en una oración breve y concisa por qué la noticia que comparte tendrá valor para sus lectores.
- Llegar al punto. Cuando se presenta un mensaje a los medios de comunicación, el camino a seguir es breve y simple. Los periodistas tienen muchas tareas y a menudo revisan su correo electrónico en sus teléfonos. Si ven que su mensaje tiene varios párrafos, es más probable que lo ignoren.
Intente que el mensaje no tenga más de 200 palabras. El mensaje debe ir al grano y responder las preguntas: "¿Por qué es importante esta noticia y por qué es relevante para los lectores / espectadores / oyentes?"
- Pedir que actúen. Tiene una buena línea de asunto, el mensaje ha sido personalizado y les dice por qué lo que les envía es importante, pero no olvide decir a los periodistas qué quiere que hagan con esta información.
¿Desea que el periodista asista a un evento que está organizando, entreviste al presidente de su club o publique la información? No olvide acabar el mensaje con la información de contacto y un llamado a la acción para que el periodista lo siga.
- Respetar los plazos. La mayoría de los periodistas prefiere comunicarse por correo electrónico. Sin embargo, es aceptable hablar con los periodistas por teléfono. Si se presenta el mensaje por teléfono, la primera pregunta debería ser "¿está preparando un reportaje que tiene que entregar pronto?" Si la respuesta es no, siga con el mensaje. Si la respuesta es sí, respete el tiempo del periodista y vuelva a comunicarse con él cuando tenga más tiempo.
Es mejor llamar a los medios de comunicación por la mañana o temprano en la tarde, cuando la mayoría de los periodistas no están tratando de finalizar sus reportajes. La excepción a la regla son los programas de entrevistas de radio y televisión. Llame cuando no se esté emitiendo el programa.
Shauna Schuda es la especialista principal en relaciones con los medios de comunicación de la oficina internacional.
