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Consejos para organizar una reunión virtual exitosa

Lions Clubs International Abril 08, 2020

Durante más de un siglo, los Leones han cambiado el mundo. Y a veces, el mundo nos cambia. El coronavirus (COVID-19) está creando desafíos para una de nuestras experiencias más tradicionales en los clubes: las reuniones. Aunque muchos clubes no pueden reunirse en persona debido al distanciamiento social, eso no impide que los Leones se reúnan de manera segura.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a organizar su reunión del club en línea.

1-2 semanas antes de la reunión:

  • Elija su plataforma de reunión virtual. Hay muchas herramientas de videoconferencia gratuitas o de bajo costo para elegir. ¿No sabe por dónde empezar? Lea este artículo donde encontrará algunas ideas.
  • Envíe dos recordatorios. Uno el día anterior y otro una hora antes de la reunión.
  • Familiarícese con la plataforma que utilizará, incluyendo todas las herramientas y la funcionalidad, para asegurarse de que se sienta cómodo dirigiendo la reunión virtual.
  • Envíe el orden del día de la reunión. Incluya enlaces a todos los recursos que esté planeando mencionar para que los que no puedan asistir puedan revisarlos.

30-60 minutos antes de la reunión:

  • Pruebe su audio y vídeo para asegurarse de que ambos funcionen correctamente. Algunas plataformas de videoconferencia le piden que haga esto antes de comenzar la reunión.
  • Si planea compartir su pantalla, organice su escritorio y cierre todas las aplicaciones innecesarias.
  • Prepare los materiales de apoyo que compartirá durante la reunión. Abra los archivos de diapositivas, anuncios o recursos, y cargue cualquier página web para que pueda hacer clic fácilmente y mostrarlas.
  • Inicie la sesión de cinco a diez minutos antes de la hora programada para su reunión para asegurarse de que todo esté configurado y que esté listo para darle la bienvenida a sus asistentes.
  • Si hay un número de teléfono gratuito disponible para su reunión virtual, pídale a alguien que lo marque para asegurarse de que funciona correctamente. 

Durante la reunión:

  • Considere usar una diapositiva antes de la reunión con el nombre de su reunión y un mensaje que diga que comenzará en breve. Esto ayuda a los asistentes a saber que están en el lugar correcto y que todo está funcionando correctamente.
  • Comience su reunión dos minutos después de la hora programada. Es tentador querer esperar más para que se unan más personas, pero es importante respetar el tiempo de aquellos que son puntuales.
  • Asegúrese de que todos puedan escucharlo bien y considere tomar asistencia o pedir a cada uno de sus asistentes que salude rápidamente para saber que los puede escuchar escucha a todos.
  • Si escucha comentarios o mucho ruido de fondo, es posible que deba pedirle a todos que apaguen sus micrófonos a menos que estén hablando.
  • Si planea grabar la reunión y compartirla con aquellos que no pudieron asistir, asegúrese de que todos sepan que la reunión se grabará y se distribuirá.
  • Mantenga su nivel de energía, sonría y use su sentido del humor como lo haría normalmente durante las reuniones en persona. Puede ayudar a aquellos que no están acostumbrados a las reuniones virtuales a sentirse más cómodos.
  • Interactúe con regularidad con los asistentes para involucrarlos en la sesión. Invite casualmente a personas por su nombre a que hagan preguntas o comentarios sin ponerlos en evidencia.
  • Cuando coloque algo en su pantalla, trate de no moverse demasiado rápido. Las pantallas de los demás pueden tardar unos cinco segundos en adaptarse a un cambio que haya realizado en la suya.
  • Lo más importante de todo es relajarse y actuar con naturalidad. Los problemas técnicos pueden suceder y sucederán, pero trate de mantener el sentido del humor. Esto ayudará a que todos se sientan cómodos y a que acepten usar este formato de reunión.

Después del webinar

  • Envíe por correo electrónico la grabación de la reunión y cualquier recurso al que haya hecho referencia durante la reunión a su club. 
  • Haga seguimiento con su club para pedir comentarios sobre la reunión, incluyendo sugerencias para mejorar la experiencia en ese tipo de reuniones.
  • Comparta sus consejos sobre las reuniones virtuales y sus experiencias exitosas con otros Leones en la pagina de Facebook de la asociación.

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