Maaliskuussa 2020 maailmalla levinnyt koronaviruspandemia (COVID-19) sulki monet lionit koteihinsa, jättäen piirien johtajat miettimään miten uusien klubien perustaminen ja jäsenten rekrytointi tulisi toteuttaa, jotta jäsenet voisivat edelleen palvella paikkakunnillaan. Perinteisen klubin perustaminen virtuaalisesti oli haastava idea, sillä siitä puuttuisi täysin kasvotusten tapahtuvat perinteet ja muodollisuudet.
Hän ei aikonut antaa tämän viruksen pilata kaikkea mitä normaalistikin lioneina teemme. Piti vaan keksiä erilaisia tapoja toimia.
Miten siis ihka ensimmäisen kanadalaisen perinteisen klubin virtuaalinen perustaminen saatiin tuntumaan yhtä juhlavalta ja lämminhenkiseltä, kuin tavallinen perustamistilaisuus?
Pari viikkoa ennen Baxter Ward lionsklubin perustamisiltaa Ontarion George Bayssa Maailmanlaajuisen toimintaryhmän aluejohtaja ja entinen piirikuvernööri Chris Lewis oli huolissaan, pystytäänkö suunniteltu perustamisjuhla toteuttamaan juuri puhjenneen pandemian takia. Lewis lähestyi klubia idealla virtuaalisesta perustamisjuhlasta ja yhdessä klubilaisten kanssa he tekivät tarvittavat muutokset illan ohjelmaan.
Lewis’n mukaan tämä virtuaalinen perustamisjuhla ei juurikaan eronnut tavallisista kasvotusten pidettävistä perustamisilloista, joita piirissä A-12 on aikaisemmin järjestetty. ”Jos olisimme pitäneet perinteisen perustamisjuhlan se olisi varmaan sujunut suuri sillä tavalla. Paitsi tietysti, että siinä tapauksessa olisimme yhdessä syöneet jonkin epäilyttävältä maistuvan paahtopaistin illalliseksi,” Lewis naurahtaa.
On siis joitakin asioita, jotka tulee huomioida, olipa kyseessä virtuaali- tai kasvotusten tapahtuva tilaisuus - sekä muutama virtuaalitapahtumia koskeva muokkaus.
Kasvata osallistujalistaasi ja ole joustava
Kysyimme, kuinka ajoissa Lewis suosittelee puhujien ja vieraiden kutsujen lähettämistä virtuaali- tai kasvotusten tapahtuvaan tilaisuuteen hän sanoo ”Hoitaisin kutsujen lähettämisen heti, kun päivämäärä on päätetty. Monilla voi olla hyvinkin kiireiset aikataulut, mutta jos saat heidät lupautumaan tulemaan, on se yleensä varma merkki.”
Lewis suosittelee myös, että aikatauluun kannattaa varata joustoa kiireisten johtajien varalle. ”Aikataulua pitää pystyä muuttamaan, sillä usein johtajilla on useampi tilaisuus buukattuna samalle päivälle. Meidänkin tuli tässä tilaisuudessa tehdä niin. Kaupunginjohtajaa ja kansanedustajia ei ollut vaikea saada osallistumaan, sillä he olivat jo lupautuneet tulemaan,” Lewis sanoo.
”Perinteisesti tilaisuuksiin osallistuu 30-40 uutta lionia, sekä 30-40 muuta vierasta piiristä. Olisimme ehkä saaneet paikalle hienon puhujavieraan, kuten ID Tom Gordonin, joka asuu lähellä,” Lewis lisää. Mutta toisaalta virtuaalikokoukseen pystyimme kutsumaan puhujiksi ketä vain, joiden kutsumiseen meillä ei olisi ollut rahallisesti varaa kasvotusten tapahtuvan tilaisuuden kohdalla. Kuten esim. Lionsklubien kansainvälisen järjestön kolmannen varapresidentin, Patti Hillin.
Älä siis hukkaa tilaisuutta ottaa yhteyttä keneen tahansa puhujaan - tilaisuutenne tapahtuu verkossa, joten heidän on helpompi osallistua.
Käytä visuaalisesti houkuttelevia materiaaleja esitelläksesi osallistujat
Kansallislaulut ovat usein lionsklubien perustamisjuhlien ohjelmassa. Baxter Wardin lionsklubin perustamisjuhlassa osallistujien huomio saatiin kiinnittymään kauniilla, kylmiä väreitä tuottavalla videolla Kanadan kansallislaulusta. Videolla näkyi vaikuttavaa ilmakuvaa maisemista, kulttuurista ja ihmisistä.
Toinen koskettava elementti virtuaalitilaisuudessa oli maaoikeuksia koskeva puhe, jonka antoi kaupunginjohtaja Peter Koetsier. Hänen puheessaan kerrottiin mm., että kyseinen klubi on perustettu ”alkuperäiskansoille alun perin kuuluvalle maalle. He yhä huolehtivat tästä maa-alueesta. Heidän vaikutuksensa näkyy tällä alueella edelleen, ja haluamme kunnioittaa sitä.” Paikallisen kulttuurin ja perinteiden huomioiminen ja juhlistaminen lisää tilaisuuden juhlallisuutta, luoden yhteyden klubin ja paikallisen yhteisön välille.
Yksi parhaista tavoista saada osallistujat aktiivisesti mukaan on esittää heille visuaalisesti ne asiakirjat sekä henkilöt, jotka kasvotusten tapahtuvassa tilaisuudessa olisivat paikanpäällä. ”Piirikuvernööri tai piirikoordinaattori tyypillisesti vetää jäseneksiottoseremonian,” sanoi Lewis. ”Tässä tapauksessa teimme niin, että jokaiseen jäsentodistukseen oli liitetty henkilön valokuva. Jos emme olisi tehneet niin, olisi meillä ollut yli 30 nimeä ja web-kameraa päällä yhtä aikaa ja se olisi aiheuttanut ongelmia.”
33 jäsenen seremonia olisi todennäköisimmin mennyt kokonaan katkonaisen äänen ja videon temppuiluun. Ratkaisimme asian niin, että loimme PowerPoint esitelmän, jossa jokaiselle jäsenelle oli oma dia kuvan kera. Jäsenten esittelyn hoiti klubin perustajapresidentti Beth Heintzman, joka on asunut paikkakunnalla 15 vuotta.
Lewis lisäsi, ”Normaalisti klubille ojennettaisiin kehystetty perustamiskirja seremonian aikana, joten se skannattiin, jotta se voitiin ottaa osaksi esitelmää.” Kehystetyn perustamiskirjan klubi sai myöhempänä ajankohtana.
Harjoittele virtuaalitilaisuuden kulkua ainakin kerran tai pari ennen varsinaista tapahtumaa.
Lewis’lla, joka toimii esimiehenä McDonald’s yhtiöllä on yli 10 vuoden kokemus koulutuksesta. Hän on myös vuonna 2017 suorittanut Lionkouluttajien virallisen pätevöitymisohjelman (LCIP), sekä vuonna 2011 Kouluttajien koulutusinstituutin (FDI). Hänen neuvonsa virtuaalitilaisuuksiin on sama kuin koulutuksiinkin.
”Yksi niistä asioista, joita on hyvä tehdä koulutuksissa on saapua paikalle reilusti etuajassa,” Lewis sanoi. ”Järjestelet koulutustilan valmiiksi, tarkastat, että kaikki laitteet toimivat, erityisesti projektori, ’’nentoisto, yms.”
”Saman teet myös ennen virtuaalikokouksia,” hän lisäsi. ”Monesti luullaan, että saapuminen paikalle viittä vaille riittää, mutta se ei ole niin. Sinun tulee tehdä kaikki valmistelut. Sinun pitää varmistaa, että GoTo Meetingin tai vastaavan sovelluksen äänentoisto toimii. Sinun tulee varmistaa, että kaikki osallistujat tietävät, miten sovellusta käytetään.”
Meidän tilaisuutemme kohdalla toimimme niin, että kutsuimme avainhenkilöt, kuten illan puheenjohtajan ja muut palaveriin harjoittelemaan päivää ennen.” Ja niitä henkilöitä, jotka eivät pystyneet osallistumaan edellispäivän kenraaliharjoitukseen, kuten kaupunginjohtajamme, pyysimme kirjautumaan sisään 20-30 min ennen, jotta voisimme varmistaa heidän yhteytensä toimivuuden.”
Aina on myös hyvä jakaa asialista ja aikataulu osallistujille ennen tilaisuutta. ”Kerroimme heti alussa myös miten illan ohjelma tulee menemään,” Lewis sanoi. ”Annoimme asialistan heille etukäteen, mikä onkin hyvä käytäntö kaikissa kokouksissa, jotta osallistujat tietävät mitä odottaa illalta.”
Muista huumorintaju ja jatka eteenpäin
Miltei kaikissa tilaisuuksissa ja kokouksissa sattuu kommelluksia, vaikka kuinka hyvin olisi valmistautunut. Tämän tyyppisen tilaisuuden kohdalla Lewisilla on aina apuna pari tiimin jäsentä valmiina auttamaan erilaisissa tilanteissa.
Kun piirikuvernöörin mikrofoni mykistyi kesken kaiken, hyppäsi Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän koordinaattori Ruth Roberts hänen tilalleen ja kertoi klubin taustoista, antaen Lewisille mahdollisuuden hoitaa chättitoimintoa ja vastata kysymyksiin.
Tärkeintä on jatkaa eteenpäin, eikä jumittua johonkin pulmaan, tai antaa sen estää toimeen ryhtymistä. ”Ei kannata olla liian kriittinen sen suhteen, miten tilaisuus sujuu,” Lewis neuvoo. ”Useimmat eivät edes huomaa, jos jonkin pienen asian yli hypätään tai jotakin jää puuttumaan. Osallistujat ovat innoissaan mukana tilaisuudessa ja arvostavat kaikkea mitä olet tehnyt. Opit tilanteesta jotakin jonka voit hyödyntää seuraavan tilaisuuden kohdalla tekemällä siitä edellistä paremman.”
Lewis antaa piirin A-12 onnistumisista pandemian aikana paljon kunniaa piirikuvernööri James Jonesille. ”Hän hoksasi sen, että ei pidä pysähtyä. COVID-19 tuli, mutta ei saa jäädä paikoilleen,” Lewis sanoi. ”Hän tuo kaikki osalliset yhteen, yhden suunnitelman ja yhteisen toiminnan avulla. Hän ei aikonut antaa tämän viruksen pilata kaikkea mitä normaalistikin lioneina teemme. Piti vaan keksiä erilaisia tapoja toimia.”
Lisää virtuaalikokousten pitämisestä ja turvallisista tavoista palvella voit lukea Palvelua turvallisesti -sivulta Lions Clubs Internationalin verkkosivuilla.
Christy Karnatz on Maailmanlaajuisen toimintaryhmän USAn ja Kanadan vaalipiirien asiantuntija.
Koronaviruspandemia (COVID-19) on vaikuttanut yhteisöihin eri tavoilla. Jotta varmistamme, että palvelemme turvallisesti omilla paikkakunnillamme, lionien tulisi aina seurata paikallisviranomaisten ja Maailman Terveysjärjestön suosituksia. Tutustu Palvele turvallisesti -sivuumme, josta löytyy lisätietoja miten palvella turvallisesti.
