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成功举办网络会议的技巧

Lions Clubs International 四月 08, 2020

一个多世纪以来,狮友们改变了世界。同时,有时世界也会改变我们。冠状病毒(COVID-19)正在给我们最传统的会员体验之一——狮子会会议带来挑战。尽管许多分会由于社交距离而无法亲自会面,但这并不妨碍狮友们安全地聚会。

这里有一些建议可以帮助你在网上进行狮子会会议。

会议的1-2周以前:

  • 选择网络会议平台。有许多免费或低成本的视频会议工具可供选择。不清楚从哪里开始?  通过阅览这篇文章获取一些想法。 
  • 发出两份提醒。一个是会议的前一天,另一个是会议前一小时。
  • 熟悉你将要使用的平台,包括所有的工具和功能,以确保你在网络虚拟的“驾驶座”中感到舒适。
  • 发送会议议程。包括你计划浏览的所有资源的网址连结,这样有任何不能参加的人都可以回顾。

会议前30-60分钟:

  • 测试你的音讯和视频,确保它们都能正常工作。一些视频会议平台在会议开始前会提示你这样做。
  • 如果打算分享你的屏幕,清理你的桌面并关闭所有不必要的应用程序。
  • 准备好你在会议期间要分享的所有支持材料。打开文件的幻灯片,注意事项或资源,并加载任何相关网页,以便你可以轻松地点击和参考。
  • 在预定会议时间前5到10分钟登录,确保一切就绪,准备好迎接与会者。
  • 如果你的网络会议有一个免费的热线电话号码,让其他人拨进来,以确保它正常工作。 

在会议期间:

  • 考虑使用一张会议前使用的幻灯片,上面有会议的名称和一条信息说明很快就会开始。这有助于与会者了解他们在正确的位置,一切都在正常工作。
  • 会议开始时间比预定时间晚两分钟。想要等待时间稍长,以便更多人加入是难免的,但是尊重那些守时的人的时间是很重要的。
  • 确保每个人都能听到你的声音,并考虑进行点名,或邀请每一位与会者快速打个招呼,以确保你能听到每个人的声音。
  • 如果你正体验回馈或听到大量的背景噪音,你可能需要要求每个人把他们的麦克风静音,除非他们在发表讲话。
  • 如果你计划记录会议并与那些不能参加会议的人分享,一定要让每个人都知道会议将有记录并分发。
  • 保持你的正能量满满,微笑和使用幽默,就像你通常在面对面的聚会中做的一样。这可能会帮助那些不习惯网络会议的人感到更轻松。
  • 组织有规律的互动来吸引参会者。临时点名邀请人们来交流问题或评论,不要让他们感到难堪。
  • 当你在屏幕上显示任何内容时,尽量不要移动得太快。每个人的屏幕可能需要五秒钟的时间来适应你在自己的屏幕上做出的变化。
  • 最重要的是,放松做你自己。技术故障可能会有发生,但要保持幽默感。这将帮助每个人感到轻松,并保持开放的状态来使用这种会议格式。

网络研讨会后

  • 将会议记录和会议期间您所参考的任何资源,通过电子邮件发送到您的分会。 
  • 跟进您的分会,要求对会议提出回馈意见,包括任何可以改进会议的建议。
  • 在国际狮子会的Facebook页面与其他狮友分享你的网络会议技巧和成功经验。

访问 lionsclubs.org/coronavirus  可以获得更多关于国际狮子会和COVID-19的新闻和信息。