Como planejar uma convenção de distrito

O simples processo de planejamento de eventos descrito abaixo ajudará a sua equipe a realizar uma convenção incrível para os Leões do seu distrito. Trabalhe com a Equipe do Governador de Distrito, que lida com os trabalhos do distrito a serem concluídos na convenção:  resoluções, relatórios e eleições, bem como reconhecer as realizações dos Leões e dos clubes do distrito.   

O planejamento da convenção inclui os seguintes componentes: Pessoal, Preparação, Planejamento, Programa e Promoção

Os documentos e exemplos de formulários fornecidos abaixo estão em um formato que podem ser facilmente ajustados para atender às necessidades específicas do seu distrito. Muitas dessas ferramentas vieram de distritos que já realizam convenções de sucesso todos os anos.

PESSOAL: O comitê da convenção

Há dois grupos principais: Equipe de Trabalhos e a Equipe de Produção. Abaixo encontram-se as descrições de trabalho sugeridas para ajudar a formar a sua equipe.  Uma pessoa pode desempenhar mais de uma função.  

Equipe de Trabalhos

• O assessor de convenções (DA-CNV JDCC) - serve como o diretor de operações do governador de distrito na convenção.
• Governador de distrito (DA-CNV JDDG) -  a função específica como um membro do comitê de convenções é ser o dirigente a presidir as reuniões de negócios, além de prestar reconhecimento aos Leões do distrito e apresentar oradores convidados e apresentadores.  
• Assessor de finanças (DA-CNV JDFC) – administra o orçamento e trabalha com o resto da equipe para manter as finanças em dia e organizadas, da administração das inscrições ao informe final.
• Assessor do comitê anfitrião (DA-CNV JDHCC) – lidera e administra o grupo de Leões locais ansiosos para receber outros Leões em sua casas e fornece voluntários preparados para o evento.
• Assessor de marketing e comunicações (DA-CNV JDMCC) – este Leão planeja e executa um plano promocional, a sinalização do evento e o livreto-guia da convenção.
• Assessor de programa (DA-CNV JDPC) – lidera a Equipe de Produção para resolver a logística de cada atividade do programa, desde o coquetel de abertura ao discurso de encerramento do orador principal.  

A Equipe de Produção

A Equipe de Produção é liderada pelo assessor de convenções, que trabalha juntamente com a Equipe de Trabalhos para trazer os melhores palestrantes, artistas e eventos voltados ao companheirismo.   O comitê anfitrião também trabalha juntamente com essa equipe ou trabalha diretamente nessas posições para abordar os aspectos logísticos de todas as atividades. 

• Coordenador de sessões de trabalhos e plenária – ajuda na logística das sessões com grupos grandes que têm a participação de convidados e oradores principais.  Trabalha diretamente com o governador do distrito para garantir que o trabalho do distrito, as resoluções e as eleições ocorram de acordo com a política internacional e do distrito.
• Coordenador de sessões de abertura e seminários – traz workshops relevantes para os Leões na forma de grupos pequenos.  
• Coordenador de coquetéis/refeições e eventos de entretenimento – coordena cardápios e refeições com um propósito, seja social, de reconhecimento ou de comemoração.  Trabalha juntamente com o comitê anfitrião para trazer ótimos talentos locais para entreter os Leões do distrito.
• Coordenador de áudio e vídeo e especialista em dados – lidera a equipe de efeitos especiais incluindo iluminação, som, vídeo e apresentações de mídia para conferir vitalidade a todas as atividades.   Também serve como suporte técnico/informático para os funcionários da convenção e ajuda os oradores convidados em suas apresentações.
• Coordenador de angariação de fundos e projeto de serviço – garante que toda a angariação de fundos ocorra de forma divertida
• Coordenador do Programa para Acompanhantes – planeja atividades divertidas ou viagens adicionais para as famílias e acompanhantes dos Leões, que podem acontecer fora do local da convenção.

PREPARE a Equipe da Convenção

Reúna informações para servir como ponto de referência para um evento de sucesso.  Obtenha o feedback dos participantes e não participantes de convenções anteriores.

Pesquisas sugeridas:

• Questionário da convenção de distrito (DA-CNV DCQ) – para as pessoas que participaram
• Questionário de não participante (DA-CNV NAQ) – para as pessoas que não participaram

As respostas e opiniões fornecidas pelos Leões do distrito podem dar à equipe uma oportunidade de refletir em novas ideias para o programa e a logística da convenção. 

• Como podemos refletir? (DA-CNV HCWB)
• Tópicos de reflexão (DA-CNV BT)

Forneça um PROGRAMA relevante aos Leões

Trabalhe juntamente com a equipe do governador de distrito para criar um programa que seja relevante aos Leões do distrito. Inspire os Leões a retornarem às suas comunidades cheios de energia para fornecer o serviço comunitário necessário, melhorar as suas próprias habilidades de liderança pessoais e compartilhar o Leonismo com outros líderes da comunidade.    

Tendo como base as metas definidas pelo comitê do seu programa, inicie o processo de planejamento com as dicas e ferramentas fornecidas abaixo.  

PLANEJE uma convenção incrível!

Sua equipe está formada e pronta para trabalhar e os Leões do seu distrito lhe disseram o que buscam obter ao participarem da convenção de distrito.  As equipes de trabalho e produção precisam de um plano mestre, uma linha do tempo para se concentrar nas prioridades, incluindo um orçamento e uma lista de tarefas para ajudar cada assessor e coordenador a administrar suas responsabilidades.

As ferramentas abaixo são modelos sugeridos que ajudarão você a dar início nos trabalhos.  Escolha as áreas nas quais você gostaria de focar.

Presidente da convenção

• Lista de contatos do comitê de convenções (DA-CNV CCCL)
• Dicas para reuniões de comitê bem-sucedidas (DA-CNV TSCM)
• Modelo de linha do tempo com os indicadores-chave (DA-CNV TKB)
• Modelo de cronograma mestre de eventos (DA-CNV MES)
• Certificado de seguro

Equipe de Eleição/Sessão de trabalhos do governador de distrito

• Procedimentos para eleição de distrito
• Estatuto e regulamentos de distrito
• Estatuto e regulamentos internacionais
• Formulário de notificação de solicitação de orador

Assessor de finanças (e inscrições)

• Dicas para o assessor de finanças (DA-CNV TFC)
• Orçamento de planejamento da convenção (DA-CNV PCB)
• Modelo de orçamento de convenção (DA-CNV CB)
• Informações dos inscritos na convenção (DA-CNV CRI)
• Certificado de seguro

Assessor do comitê anfitrião e comitê anfitrião

• Funções e responsabilidades do comitê anfitrião (DA-CNV HCRR)
• Dicas para o comitê anfitrião (DA-CNV THC)
• Trabalhando com um Departamento de Convenções e Turismo (DA-CNV WCVB)

Ferramentas da Equipe do Programa

• Folha de informações do apresentador (DA-CNV SPIS)
• Formulário de rastreamento de palestrantes (DA-CNV STF)
• Como encontrar bons palestrantes (DA-CNV HFGS)
• Dicas para sessões de abertura (DA-CNV TBOS)
• Formulário de avaliação de sessão (DA-CNV SEF)
• Modelo de PowerPoint para apresentações de voluntários
• Modelo ecológico para apresentações de voluntários

Ferramentas audiovisuais

• Dicas para a Equipe Audiovisual (DA-CNV TAVT)

PROMOVA o evento

Ferramentas de marketing/comunicações

• Dicas para promoção do evento (DA-CNV TEP)
• Promova a visita do seu dirigente internacional PR 752
• Reproduza vídeos na Rede de Notícias do Lions
• Guia de relações públicas do Lions
• O visitante internacional - Guia do anfitrião e de protocolo PR 768