Serviceaktivitetsrapport: Vanliga frågor

• Hur beräknar jag liontimmar?
• Kan klubbar rapportera medelinsamlingsaktiviteter? 
• Kan vi rapportera klubbesök, zonmöten och andra evenemang vi deltagit i?
• Hur rapporterar vi evenemang som tar längre tid att planera och anordna?
• Finns det en funktion vi kan använda för att kopiera samma aktivitet från en månad till en annan?
• Hur rapporterar jag aktiviteter relaterade till globala servicekampanjer?
• Kan man göra en månadsrapport i förväg eller kan man bara rapportera under samma månad?
• Hur skriver jag ut och/eller sparar månadsaktivitetsrapporten?
• När jag är klar med att ange aktiviteter, hur skickar jag min månadsrapport?
• Vem får rapporterna när det nya systemet används?
• Hur rapporterar jag ”ingen aktivitet”?
• Hur fyller jag i årsredovisningen?  Finns det ett särskilt formulär för det?
• Hur får jag Excellenscertifikatet för att ha fyllt i årsredovisningen?
• Blir det någon utbildning eller onlineinstruktioner om Lions serviceaktivitetsrapport?
• Är det möjligt att söka efter aktiviteter som har skickats in av andra klubbar?
• Vem har tillgång till sökningarna? 
• Måste distrikt och klubbar sätta upp mål och syften varje år?
• Vad är skillnaden mellan ett mål och ett syfte?
• Kan mål justeras under året?
• Vad är en "specialaktivitet"?

Hur beräknar jag liontimmar?

Rapporten är utformad så att den direkt mäter servicetimmar. Klubbar ska bara räkna med timmar som ägnades åt det faktiska serviceprojektet. Om det exempelvis var tre medlemmar som var engagerade i att genomföra serviceprojektet och var och en använde två timmar för detta skulle liontimmarna beräknas enligt följande: (3 medlemmar x 2 timmar) = 6 liontimmar.

Kan klubbar rapportera medelinsamlingsaktiviteter? 

Ja. Klubbsekreterare kan välja en insamlingskategori när de lägger till nya aktiviteter (dvs. aktiviteter som är strikt fokuserade på insamling snarare än att ge direkt service på hemorten). Klubbar kan också ange medel som samlats in och medel som donerats när de rapporterar andra serviceaktiviteter.

Kan vi rapportera klubbesök, zonmöten och andra evenemang vi deltagit i?

Ja. För att rapportera klubbesök, zonmöten och andra relaterade aktiviteter ska klubbsekreterare välja tillämplig aktivitetstyp under kategorin administration.

Hur rapporterar vi evenemang som tar längre tid att planera och anordna?

För att registrera servicetimmar ägnade åt projektplanering (såsom möten och besök) ska klubbsekreterare lägga till detta som en separat aktivitet och välja tillämplig aktivitetstyp under kategorin administration.

Finns det en funktion vi kan använda för att kopiera samma aktivitet från en månad till nästa?

Ja. Det finns en viktig aktivitet-funktion som gör att klubbar kan utse vissa aktiviteter som sådana som klubbar engagerar sig i regelbundet. För mer information om denna funktion, se Vanliga frågor gällande viktiga aktiviteter nedan.

Hur rapporterar jag aktiviteter relaterade till globala servicekampanjer?

Klubbar som deltar i aktiviteter gällande globala servicekampanjen ska välja den tillämpliga kampanjrutan när de lägger till nya aktiviteter.

Kan man göra en månadsrapport i förväg eller kan man bara rapportera under samma månad?

Systemet tillåter rapportering av aktiviteter under hela verksamhetsåret. Till exempel kan aktiviteter för juli 2011 rapporteras fram till juni 2012. Men det kan bara göras under verksamhetsåret, vilket betyder att klubbar inte kan ändra uppgifterna efter 16 juli under nästa verksamhetsår.

Hur skriver jag ut och/eller sparar månadsaktivitetsrapporten?

Klubbarna kan nu skriva ut en kopia av månadsrapporten direkt från sidan för månatliga aktivitetsrapporter genom att klicka på utskriftsikonen högst uppe på sidan. 

När jag är klar med att ange aktiviteter, hur skickar jag min månadsrapport?

När aktivitetsinformationen har sparats och lagts till på er månadsaktivitetslista behöver ni inte göra något mer för att slutföra rapporten. Informationen sparas i systemet och blir tillgänglig för er och andra MyLCI-användare som har tillgång till din rapport. 

Vem får rapporterna när det nya systemet används?

Klubb- och distriktstjänstemän som har tillgång till MyLCI kan se alla aktiviteter som har lagts in i systemet för deras klubb/distrikt. Distriktstjänstemän kan se samma lista med aktiviteter som klubbtjänstemän kan se, men de kan inte ändra/redigera någon information.

Hur rapporterar jag ”ingen aktivitet”?

Om klubbarna inte har några aktiviteter att rapportera för en viss månad behöver de inte göra något. Vi föredrar att bara faktiska service- eller administrationsaktiviteter (såsom möten, klubbesök och utbildning) anges i rapporten.

Hur fyller jag i årsredovisningen? Finns det ett särskilt formulär för det?

Klubbsekreterare ombeds fylla i serviceaktivitetsrapeporter varje månad med hjälp av systemet för månatlig medlemsrapportering på webbplatsen MyLCI. Vi använder inte längre pappersformulär eller accepterar rapporter per post/e-post.

Hur får jag Excellenscertifikatet för att ha fyllt i årsredovisningen?

Excellenscertifikatet delas ut till klubbsekreterare som korrekt fyllt i serviceaktivitetsrapporter i systemet för månatliga medlemsrapporter på webbplatsen (MyLCI). Certifikatet kan laddas ner direkt från rapporteringssystemet i slutet av budgetåret. Klubbsekreterarna har tid på sig till 15 juli att fylla i rapporterna och ladda ner certifikatet för ett givet budgetår. 

Blir det någon utbildning eller onlineinstruktioner om Lions serviceaktivitetsrapport?

Ja. Information om kommande utbildning och arkiverade presentationer läggs ut på sidan Lions Club serviceaktivitetsrapport.

Är det möjligt att söka efter aktiviteter som har skickats in av andra klubbar?

Ja. MyLCI-användare kan nu visa aktiviteter som andra klubbar valt att dela med hjälp av den nya sökfunktionen. Klubbar kan söka efter aktiviteter med hjälp av olika kriterier såsom aktivitetstyp, geografisk plats, månad/år eller specifika nyckelord. 

Vem har tillgång till sökningarna? 

Klubb- och distriktstjänstemän som har tillgång till MyLCI-systemet kan söka efter aktiviteter. Men när de tittar på aktiviteter utanför egna klubben/distriktet visas bara delade aktiviteter. 

Måste distrikt och klubbar sätta upp mål och syften varje år?

Nej. Den här funktionen är ett alternativt verktyg som distrikt och klubbar kan använda för att sätta upp mål och syften relaterade till deras tjänande och övervaka dessas förlopp (med hjälp av information som samlats in genom serviceaktivitetsrapporten) under året.

Vad är skillnaden mellan ett mål och ett syfte?

Ett mål är en bred, allmän beskrivning av ett avsett resultat av tjänandet. Ett syfte är å andra sidan en smal, exakt beskrivning som är mätbar och fokuserad på en specifik serviceaktivitet som stödjer målet. 

Exempel:

Mål: Att öka klubbarnas deltagande i miljöprojekt under verksamhetsåret 2010 - 2011.

Syfte: Vid slutet av verksamhetsåret 2010 - 2011 ska vår klubb ha planterat minst 1 000 träd som en del av våra trädplanteringsaktiviteter.

Kan mål justeras under året?

Ja. Men vi rekommenderar att mål och syften sätts upp på årsbasis så att klubbarna kan övervaka deras förlopp under året.

Vad är en "specialaktivitet"?

En specialaktivitet är en populär, återkommande aktivitet som klubben genomför fortlöpande under året. Genom att utse specialaktiviteter kan klubbar effektivisera sin rapportering (genom att kunna välja dessa aktiviteter från en rullista istället för att skriva in aktivitetsinformationen på nytt varje månad) och söka efter dessa slags aktiviteter med den nya sökfunktionen.