Använda viktiga PR-verktyg

Hur sprider jag Lions budskap till allmänheten?

Använd en kombination av följande PR-verktyg och -resurser för att sprida ert budskap till media och invånarna på hemorten.

• Klubbens faktablad 
• Broschyren Vara en lionklubb
• Pressmeddelande
• Intervjuer och offentliga tal
• Publicitet efter evenemanget
• Servicemeddelanden (PSA:er)
• Publik TV
• Videoprogram
• Webbplatser och sociala nätverk
• Tryckt reklammaterial
• Bilder
• Tidningen LION

Klubbens faktablad

Ett klubbfaktablad ger bakgrundsinformation om klubben till reportrar. Lägg med ett faktablad med alla pressmeddelanden. Du kan även dela ut faktabladet vid klubbens evenemang. Se exemplet i slutet av vår PR-handbok i PDF-format.

Broschyren Vara en lionklubb

Du kan använda den här broschyren för utdelning under lokala evenemang – eller när någon uttrycker intresse av att bli medlem. Besök vår sida Publikationer för att ladda ner en anpassningsbar PDF eller Microsoft Word-version av broschyren.

Pressmeddelande

Pressmeddelanden svarar på sex viktiga frågor i de två första styckena: Vem? Vad? När? Var? Varför? och Hur? Efterföljande stycken bör innehålla ytterligare information, den viktigaste först och den mindre viktiga längre ner. Enkla och informativa pressmeddelanden har större sannolikhet att bli publicerade. För att öka sannolikheten att ditt pressmeddelande används:

• Se till att den handlar om något som är en nyhet.
• Skriv korta stycken och korta meningar. Begränsa dem till enskilda uppgifter.
• Använd citat för att betona grundläggande information. För citat, se till att ange personens namn och titel.
• Lägg in namn på lämplig kontaktperson högst upp på sidan med ett telefonnummer dagtid och e-postadress.
• Följ ett standardformat för pressmeddelanden (se exemplet på pressmeddelande i slutet av den här handboken för format på pressmeddelanden, och besök sidan Exempel på pressmeddelanden för att ladda ner förformaterade mallar till pressmeddelanden).
• Minst två veckor före evenemanget ska pressmeddelanden skickas till redaktörer, reportrar och nyhetschefer på medialistan som bevakar ert slags reportage.
• Om ni har en viktig artikel, följ upp med alla media en vecka före evenemanget. Erbjud dig att svara på frågor och berätta om möjligheter till fotografering. Var positiv och entusiastisk när du förklarar varför läsarna kan vara intresserade av evenemanget.

Ring till lokala media och föreslå att de skriver en artikel eller rapporterar från evenemanget i de fall ett pressmeddelande inte passar. Skapa intresse i media, till exempel betydelsen av lokala frivilliginsatser i samhället och inte bara uppmärksamhet om själva evenemanget.

Intervjuer och offentliga tal

Ett lämpligt språkrör för klubben bör vara beredd att ge korrekt information med entusiasm och pondus. Följande är några tips för framgångsrika intervjuer:

• Ha reda på fakta. Var redo att berätta mer om vem, vad, när, var, varför och hur, vilket redan beskrivits i mediamaterialet.
• Förbered viktiga budskap. Istället för att vara ett enkelt ja eller nej, använd intervjuarens fråga som en övergång till era viktiga budskap. Öva på att svara på frågor före intervjun. Gå igenom föreningens viktiga budskap på LCI:s webbplats och anpassa dem så att de passar klubbens budskap.
• Ge korta, klara svar. Nämn dina huvudpunkter tidigt i intervjun i några korta och tydliga meningar. Om du inte vet svaret på en fråga ber du att få ta reda på svaret och sedan återkomma.
• Nämn klubbens namn ofta. Undvik att bara säga jag eller vi.
• Se upp med vad du säger. Gör aldrig kommentarer vid sidan om.
• Var lämpligt klädd. Bär alltid Lions nål. Vid TV-intervjuer bör du undvika kritstrecksrandigt, vita skjortor, kläder med stort tryck och för mycket smycken.
• Le. Tala på ett lättsamt sätt. Låt reportern se att du gillar att vara lionmedlem.

Publicitet efter evenemanget

Rapportera resultaten av era program och insamlingar på hemorten genom följande:

• Pressmeddelande. Förbered ett kort pressmeddelande på en sida och betona projektets resultat. Inkludera fotografier.
• Insändare. Skriv ett tack till folk på hemorten.
• Visa annonser. Fundera över en liten tackannons till hemorten för dess stöd. Många publikationer ger rabatt till frivilligorganisationer. Vissa donerar även osålda annonsplatser.

Servicemeddelanden (PSA:er)

PSA:er är korta (10, 15 eller 30 sekunder) meddelanden som sänds gratis av radio- och TV-stationer som en samhällsservice. De måste vara till nytta för samhället, inte bara din klubb.

Lions Clubs International har en samling PSA:er som täcker ett flertal ämnen och kan fås gratis av klubbar, inklusive PSA:er av sändningskvalitet i MPEG-format som TV-stationer kan ladda ner.

När du skriver ett servicemeddelande måste du vara tydlig och klar, eftersom du bara har 10 - 30 sekunder att kommunicera ut budskapet. Meddelande kan innehålla information om att förhindra blindhet, hjälpa ungdomar samt om klubbens insamlingar och evenemang. Meddelandena måste:

• Få lyssnarens uppmärksamhet.
• Visa hur lyssnarna har nytta av att göra vad du föreslår.
• Berätta för lyssnarna vart de ska gå, vad de ska göra, när och vart de kan ringa för mer information.

I allmänhet innehåller ett inslag på 10 sekunder cirka 20 ord och ett inslag på 30 sekunder innehåller cirka 65 ord.

Kontakta nyhetschefen eller allmänreportern på den lokala TV- eller radiostationen och ta reda på stationens sändschema och formatkrav och om de kan hjälpa till med produktionen. Ofta erbjuder stationerna lägre produktionskostnad för frivilligorganisationer.

Publik TV

Publika stationer sänder PSA:er, kör videor om klubbaktiviteter, lägger ut klubbevenemang på offentliga anslagstavlor och låter klubbmedlemmar delta i lokala pratshower. Kontakta lämplig person vid din lokala TV-station för mer information.

Videoprogram

Visa en video såsom LQ-Lions Quarterly Video Magazine eller PSA:er vid samhällsevenemang och när ni träffar andra lokala grupper. Visa och beställ videor från Lions News Network (LNN). Ni kan även visa videor på YouTube och ladda ner LQ på iTunes.

Webbplatser och sociala nätverk

Webbplatser och nätverk ger utmärkta möjligheter att informera allmänheten om din klubb. Använd e-Klubbhuset för att skapa en webbpalts åt klubben med lättanvända mallar och gratis serverplats från LionNET. När webbsidan är klar är det viktigt att hålla den uppdaterad och alltid ta med dess namn i allt PR-material.

Sociala nätverksplatser som Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn och Flickr är utmärkta för att göra reklam för lionklubbar. Be en medlem som är bra på sociala nätverk att skapa och regelbundet underhålla klubbens sidor på dessa sajter. Ta med fakta om klubben, kontaktinformation, fotografier från klubbens projekt och en lista över kommande evenemang.

Tryckt reklammaterial

Tryckt material för att främja ert evenemang ska

• besvara: Vem, vad, när, var och varför.
• Använda ett klart och kortfattat språk och bara innehålla nödvändig information.
• Vara lockande och utskrivet på en laserskrivare eller tryckt professionellt.
• Använd ett fett och lättläst teckensnitt.
• Placera klubbens namn, kontaktinformation och Lions logotyp på en framträdande plats.

Det kan finnas möjlighet att förhandla med tryckerier om att producera flygblad och affischer till reducerat pris för frivilligorganisationer.

Be medlemmarna att sätta upp flygblad och affischer i området - på anslagstavlor, bibliotek, butiksfönster, busshållplatser, järnvägsstationer osv. Be lokala företag och kommunkontor att låta dem ligga framme för kunder.

Bilder

Bilder kan öka effekten på klubbulletiner och reklammaterial och bör skickas till tidningar tillsammans med pressmeddelanden. Visa bilder på klubbens aktiviteter och personer som ni hjälpt vid ett samhällsevenemang. Kom ihåg följande när du tar bilder:

• Använd om möjligt en digitalkamera. Digitala foton är enkla att spara och skicka. Skicka digitala foton som bifogade filer. Klistra inte in dem i e-postbrev.
• Använd bara skarpa bilder.
• Ta hellre aktivitetsbilder än poseringar. Poseringar och gruppbilder kan vara bra i klubbulletiner, men levande bilder är mycket intressantare. Många publikationer använder inte foton med bara uppradade människor.
• Om ni måste ställa upp folk, se till att bilderna ser så naturliga ut som möjligt genom att låta dem göra något. Var noga med att rama in bilder utan att beskära delar av personer.
• Stå så nära aktiviteten som möjligt.
• Begränsa antalet personer och ta inte med för mycket bakgrund.
• Ta många bilder och välj ut de bästa.
• Ring lokaltidningarna och kontrollera om och hur de tar emot elektroniska bilder.
• Skicka era bilder till internationella huvudkontoret med hjälp av formuläret Skicka en bild.

Tidningen LION

Få nationellt erkännande för er klubbs serviceaktivitet genom att skicka artiklar och bilder till tidningen LION. Alla bidrag kan inte publiceras, men här följer några riktlinjer att följa när du skickar in material:

• Skicka detaljerad information – vem, vad, när, var, varför och hur – av klubbens genomförda serviceprojekt eller insamlingsaktivitet.
• Skicka inte bilder som formaterats för att användas på Internet. Dessa bilder är för små och har ofta inte den upplösning som krävs för att användas i tidningen.
• Ta med skarpa, levande aktionsbilder av lionmedlemmar som deltar i projektet. Ange vilka som är avbildade på fotot.
• Skicka inte "tag och le"-bilder (dvs. folk som skapar hand, checköverlämnande osv.).
• Ange namn, adress, telefon dagtid och/eller e-postadress på en kontaktperson som känner till projektet.

Skicka artiklar och bilder som uppfyller dessa riktlinjer till LION Magazine, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 USA eller e-posta. Det tar ofta upp till ett år innan utvalda artiklar kommer i tryck.