Använda viktiga PR-verktyg

Hur sprider jag Lions budskap till allmänheten?

Använd en kombination av följande PR-verktyg och resurser för att sprida din information till media och till allmänheten.

Klubbfaktablad
Broschyren Vara en lionklubb
Pressmeddelande
Intervjuer och tala inför en grupp
Publicitet efter evenemanget
Informationsmeddelanden till allmänheten
Lokala TV-stationer
Videoprogram
Webbplatser och nätverk
Tryckt marknadsföringsmaterial
Fotografier
Tidningen LION

Klubbfaktablad

Ett faktablad om klubben ger reportern bakgrundsinformation om klubben. Bifoga ett faktablad med alla pressmeddelanden. Du kan även dela ut faktabladet vid klubbens evenemang. Se exemplet i slutet av vår PR-handbok i PDF-format.

Broschyren Vara en lionklubb

Du kan använda den här broschyren för utdelning under lokala evenemang – eller när någon uttrycker intresse av att bli medlem. Besök vår sida Publikationer för att ladda ner en anpassningsbar PDF eller Microsoft Word-version av den här broschyren.

Pressmeddelande

Pressmeddelanden svarar på sex viktiga frågor i de två första styckena: Vem? Vad? När? Var? Varför? och Hur? Efterföljande stycken bör innehålla ytterligare information, det viktigaste först och det mindre viktiga längre ner. Enkla och informativa pressmeddelanden har större sannolikhet att bli publicerade. För att öka sannolikheten att ditt pressmeddelande används:

Se till att den handlar om ett evenemang med nyhetsvärde.
Håll meningar och stycken korta och begränsa dem till ett ämne.
Använd citat för att förstärka den grundläggande informationen. För citat, se till att ange personens namn och titel.
Ange namnet på klubbens kontaktperson, telefonnummer och e-postadress högst upp.
Följ ett standardformat för pressmeddelanden (se exemplet på pressmeddelande i slutet av den här handboken för format på pressmeddelanden, och besök sidan Exempel på pressmeddelanden för att ladda ner förformaterade mallar till pressmeddelanden).
Minst två veckor före evenemanget bör pressmeddelandet distribueras till redaktörer, reportrar och nyhetsredaktörer på din medialista som brukar rapportera om denna typ av evenemang.
Om du har en större nyhet bör du följa upp med media en vecka före evenemanget. Erbjud dig att svara på frågor och berätta om möjligheter till fotografering. Var positiv och entusiastisk när du förklarar varför läsarna kan vara intresserade av evenemanget.

Ring till lokala media och föreslå att de skriver en artikel eller rapporterar från evenemanget i de fall ett pressmeddelande inte passar. Skapa intresse i media, till exempel betydelsen av lokala frivilliginsatser i samhället och inte bara uppmärksamhet om själva evenemanget.

Intervjuer och tala inför en grupp

En talesperson i klubben bör alltid vara beredd på att tillhandahålla information med entusiasm och förtroende. Följande är några tips för framgångsrika intervjuer:

Känn till alla fakta. Var redo att berätta mer om vem, vad, när, var, varför och hur, vilket redan beskrivits i mediamaterialet.
Förbered viktiga budskap. Istället för att vara ett enkelt ja eller nej, använd intervjuarens fråga som en övergång till era viktiga budskap. Öva på att svara på frågor före intervjun. Gå igenom föreningens viktiga budskap på LCI:s webbplats och anpassa dem så att de passar klubbens budskap.
Ge korta och tydliga svar. Nämn dina huvudpunkter tidigt i intervjun i några korta och tydliga meningar. Om du inte vet svaret på en fråga ber du att få ta reda på svaret och sedan återkomma.
Nämn klubbens namn ofta. Undvik att bara säga jag eller vi.
Var noga med vad du säger. Gör aldrig kommentarer vid sidan om.
Bär lämplig klädsel. Bär alltid Lions nål. Vid TV-intervjuer bör du undvika kritstrecksrandigt, vita skjortor, kläder med stort tryck och för mycket smycken.
Le. Tala på ett lättsamt sätt. Låt reportern se att du gillar att vara lionmedlem.

Publicitet efter evenemanget

Rapportera resultatet av program och insamlingar till allmänheten på följande sätt:

Pressmeddelande. Förbered ett kort pressmeddelande på en sida och betona projektets resultat. Inkludera fotografier.
Insändare. Skriv ett tack till folk på hemorten.
Visa annonser. Fundera över en liten tackannons till hemorten för dess stöd. Många publikationer ger rabatt till frivilligorganisationer. Vissa donerar även osålda annonsplatser.

Informationsmeddelanden till allmänheten

Denna typ av meddelanden är korta, 10-30 sekunder, och sänds av radio- och TV-stationer utan kostnad som en service till samhället. De måste vara till nytta för samhället, inte bara din klubb.

Lions Clubs International har ett antal servicemeddelanden om ett flertal olika ämnen, som klubbarna kan använda utan kostnad, även i MPEG-format för TV-stationer att ladda ner.

När du skriver ett servicemeddelande måste du vara tydlig och klar, eftersom du bara har 10 - 30 sekunder att kommunicera ut budskapet. Meddelande kan innehålla information om att förhindra blindhet, hjälpa ungdomar samt om klubbens insamlingar och evenemang. Meddelandena måste:

Få lyssnarens uppmärksamhet.
Beskriva hur lyssnaren kan ha nytta av det du föreslår.
Berätta för lyssnarna hur de gör, var de gör det, när de gör det och vem de kan kontakta.

I allmänhet innehåller ett inslag på 10 sekunder cirka 20 ord och ett inslag på 30 sekunder innehåller cirka 65 ord.

Kontakta nyhetschefen eller allmänreportern på den lokala TV- eller radiostationen och ta reda på stationens sändschema och formatkrav och om de kan hjälpa till med produktionen. Ofta erbjuder stationerna lägre produktionskostnad för frivilligorganisationer.

Lokala TV-stationer

Lokala TV-stationer kan sända klubbens informationsmeddelanden, visa videor från klubbens aktiviteter och låta medlemmar delta i diskussionsprogram. Kontakta lämplig person vid din lokala TV-station för mer information.

Videoprogram

Visa en video, till exempel LQ-Lions kvartalsvisa videomagasin eller ett informationsmeddelande, när du träffar andra grupper i samhället. Visa och beställ videor från Lions News Network (LNN). Ni kan även visa videor på YouTube och ladda ner LQ på iTunes.

Webbplatser och nätverk

Webbplatser och nätverk ger utmärkta möjligheter att informera allmänheten om din klubb. Använd e-Klubbhuset för att skapa en webbplats åt klubben med lättanvända mallar och gratis serverplats från LionNET. När webbsidan är klar är det viktigt att hålla den uppdaterad och alltid ta med dess namn i allt PR-material.

Sociala nätverksplatser som Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn och Flickr är utmärkta för att göra reklam för lionklubbar. Be en medlem som är bra på sociala nätverk att skapa och regelbundet underhålla klubbens sidor på dessa sajter. Ta med fakta om klubben, kontaktinformation, fotografier från klubbens projekt och en lista över kommande evenemang.

Tryckt marknadsföringsmaterial

Tryckt material för att främja ert evenemang ska

besvara: Vem, vad, när, var och varför.
Innehålla klart och tydligt språk samt endast nödvändig information.
Fånga ögat och tryckt på ett professionellt sätt.
Använda tydlig och lättläst textstil.
Placera klubbens namn, kontaktinformation och Lions logotyp på en framträdande plats.

Det kan finnas möjlighet att förhandla med tryckerier om att producera flygblad och affischer till reducerat pris för frivilligorganisationer.

Be medlemmarna att sätta upp flygblad och affischer i området - på anslagstavlor, bibliotek, butiksfönster, busshållplatser, järnvägsstationer osv. Be lokala företag och kommunkontor att låta dem ligga framme för kunder.

Fotografier

Fotografier kan förbättra klubbens marknadsföringsmaterial och bör bifogas tillsammans med klubbens pressmeddelanden. Visa bilder på klubbens aktiviteter och personer som ni hjälpt vid ett samhällsevenemang. Kom ihåg följande när du tar bilder:

Använd en digital kamera om möjligt. Digitala foton är enkla att spara och skicka. Skicka digitala foton som bifogade filer. Klistra inte in dem i själva e-postmeddelandet.
Använd endast foton som har god skärpa.
Ta foton som visar handling. Foton av uppradade människor och grupper passar i klubbens nyhetsbrev, men foton med handling är mer intressanta. Många publikationer använder inte foton med bara uppradade människor.
Om du måste rada upp människor, gör så att fotot ser naturligt ut genom att låta dem göra något. Var noga med att rama in bilder utan att beskära delar av personer.
Placera dig så nära handlingen som möjligt.
Begränsa antalet personer och ta inte med för mycket bakgrund.
Ta många foton och välj ut de bästa av dem.
Kontakta din lokaltidning för att ta reda på om de kan använda digitala foton.
Skicka era bilder till internationella huvudkontoret med hjälp av formuläret Skicka en bild.

För att få tillstånd att publicera foton som tagits av din klubb, ladda ner vårt Foto-/videotillståndsformulär eller Barnfoto-/videotillståndsformulär.

Tidningen LION

Få nationellt erkännande för er klubbs serviceaktivitet genom att skicka artiklar och bilder till tidningen LION. Alla bidrag kan inte publiceras, men här följer några riktlinjer att följa när du skickar in material:

Skicka detaljerad information – vem, vad, när, var, varför och hur – av klubbens genomförda serviceprojekt eller insamlingsaktivitet.
Skicka inte bilder som formaterats för att användas på Internet. Dessa bilder är för små och har ofta inte den upplösning som krävs för att användas i tidningen.
Använd skarpa foton som visar handling och medlemmarnas insatser i projektet. Ange vilka som är avbildade på fotot.
Skicka inte "tag och le"-bilder (dvs. folk som skapar hand, checköverlämnande osv.).
Ange namn, adress, telefonnummer och/eller e-postadress till den kontaktperson som kan svara på frågor om projektet.

Skicka artiklar och bilder som uppfyller dessa riktlinjer till LION Magazine, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 USA eller e-posta. Det tar ofta upp till ett år innan utvalda artiklar kommer i tryck.

Nyttiga verktyg

Program för läsinsatser

Delta i president Maddens kampanj för att öka läskunnigheten »

Custom web development, hosting and implementation provided by Alkon Consulting