Deltagare och värdfamiljer bör delta i ett informationsmöte med sponsorn eller värdklubben och/eller ungdomsläger och -utbytesordföranden. Föräldrar bör uppmuntras att delta i informationen med deltagaren, om så bedöms lämpligt.

Ämnen kan vara:

• kulturell förståelse,
• kulturell anpassning (inklusive värdfamiljsrelationer),
• värdfamiljens roll,
• regler och transporter, samt annan relevant information om lionklubbar,
• roller för sponsrande lionklubb, värdklubb och distrikt
• resor,
• pass,
• visum,
• vaccinationer,
• försäkring,
• pengar.
  

Det kan även vara bra att bjuda in tidigare deltagare. För mer information, gå till Ungdomsläger- och -utbytesguide.