Clubes patrocinadores

Los clubes de Leones patrocinadores trabajan con su asesor de Campamentos e Intercambio Juveniles para garantizar el éxito del programa. A continuación se detallan las funciones y obligaciones de los clubes de Leones patrocinadores:

• Reclutar y seleccionar participantes calificados y enviar las solicitudes al asesor de Campamentos e Intercambio Juveniles (cuando corresponda).
• Coordinar sesiones de orientación para los participantes (pueden concurrir los asesores de Campamentos e Intercambio Juveniles).
• Explicar las normativas nacionales en materia de pasaportes, visas, vacunación y disposiciones aduaneras.
• Ayudar con los preparativos del viaje.
• Ayudar a cubrir los costos de viaje u ocuparse del financiamiento de estos costos. (Esto incluye tarifas vigentes, seguro, impuestos del aeropuerto, impuestos aduaneros y gastos producidos en las escalas o estadías que se deban realizar durante el viaje).
• Ocuparse de la comunicación entre el participante, el club de Leones anfitrión, la familia anfitriona y el asesor de Campamentos e Intercambio Juveniles.
• Garantizar que se respeten las normas del Programa de Campamentos e Intercambio Juveniles Internacionales del club de Leones.
• Dejar constancia ante el club de Leones anfitrión de que el participante tiene un seguro satisfactorio y un acuerdo de exención de responsabilidad suscrito. 

Costos y preparativos para el viaje

Los preparativos de viaje de los participantes suelen estar a cargo de los asesores de campamentos e intercambio juveniles del país patrocinador y del país anfitrión. De los detalles se ocupan el club de Leones patrocinador/anfitrión y los participantes.

El club de Leones patrocinador se encarga de financiar los costos de transporte (que incluyen pasajes, seguro, tasas de aeropuertos, impuestos de aduana y el costo de las escalas o el alojamiento por una noche). Algunos campamentos cobran una entrada. Los costos pueden correr por cuenta del club de Leones patrocinador, del participante, de la familia del participante o de una combinación de estas partes. Si necesita recaudar fondos, pídale al club de Leones patrocinador una carta de aceptación y otros materiales que lo ayuden a explicar el programa a los donantes.

Durante el intercambio, el club de Leones anfitrión se hará cargo de las comidas y del alojamiento.

Los participantes deben hacerse cargo de los gastos personales (aproximadamente, 75 dólares estadounidenses por semana), como llamadas telefónicas a sus hogares, recuerdos, etc.