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Usar herramientas clave de Relaciones Públicas

¿Cómo comparto con el público los mensajes de los Leones?

Utilice una combinación de los siguientes recursos y herramientas de Relaciones Públicas para transmitir su mensaje a los medios de comunicación y a los residentes de la comunidad.

• Hoja informativa del club 
• Folleto para el club Ser León
• Comunicado de prensa
• Entrevistas y oratoria
• Publicidad posterior al evento
• Anuncios de servicios públicos
• Televisión abierta
• Programas en vídeo
• Sitios en la Red y redes sociales
• Materiales promocionales impresos
• Fotografías
• Revista LION

Hoja informativa del club

Una hoja informativa proporciona a los periodistas datos sobre los antecedentes del club. Anexe una hoja informativa a todos los comunicados de prensa. La hoja informativa también se puede distribuir durante los eventos comunitarios. Lea el modelo que se encuentra al final de nuestro PDF Guía de Relaciones Públicas.

Folleto para el club Ser León

Puede utilizar este folleto a modo de material para distribuir en eventos de la comunidad, o bien para entregar cada vez que surja algún interesado en el Leonismo. Visite nuestra página Publicaciones para descargar un PDF que más tarde podrá personalizar o la versión en Microsoft Word de este folleto.

Comunicado de prensa

Los comunicados de prensa responden seis preguntas clave en sus primeros dos párrafos: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué? y ¿Cómo? Los párrafos subsiguientes deben incluir el resto de la información en orden descendente de importancia. Es más probable que se publiquen los comunicados de prensa que se redacten con lenguaje sencillo e incluyan todos los datos. Para aumentar las posibilidades de que se publique su comunicado:

• Asegúrese de que aluda a un evento de interés periodístico.
• Acorte los párrafos y las oraciones, de modo que queden limitados a una sola idea.
• Destaque la información básica con citas. Cuando cite conceptos de otra persona, no olvide consignar su nombre y su cargo o título.
• En la parte superior de la página, incluya el nombre de la persona de contacto correspondiente, junto con un número de teléfono habilitado durante el día y una dirección de correo electrónico.
• Adapte el artículo al formato estándar de comunicados de prensa (vea el modelo de comunicado que se encuentra al final de esta guía para obtener el formato correspondiente y visite la página Comunicados de prensa de muestra para descargar los comunicados con espacios libres para rellenar, que ya cuentan con un formato previo).
• Distribuya los comunicados de prensa por lo menos dos semanas antes del evento a los correctores, periodistas y directivos de medios de comunicación que tenga en su lista, que cubran su tipo de artículo en particular.
• Si tiene un artículo de relieve, desarróllelo con cada representación periodística una semana antes del evento. Ofrézcales responder todas sus preguntas y facilitar oportunidades para que tomen fotografías. Sea positivo y entusiasta al explicarles porqué su artículo captará el interés del público.

Llame a correctores y periodistas de los medios de comunicación y sugiérales que lo entrevisten para explicar correctamente el motivo del comunicado de prensa. Capte el interés del periodista por una cobertura que destaque más la importancia del servicio voluntario en su comunidad que cualquier otro evento o actividad específicos.

Entrevistas y oratoria

Se debe preparar un vocero del club de manera adecuada para que brinde información precisa con entusiasmo y seguridad. Los consejos que se citan a continuación contribuirán al éxito de cualquier entrevista:

• Conozca los datos. Esté preparado para explicar mejor quién, qué, cuándo, dónde y por qué, y cómo se expondrán en el comunicado de prensa.
• Determine cuáles serán los puntos clave del mensaje. En lugar de responder una pregunta con un simple "sí" o "no", utilice la pregunta del entrevistador como puente para transmitir sus mensajes clave. Ensaye las respuestas a las preguntas que seguramente hará el periodista. Lea detenidamente los mensajes clave de la Asociación en el sitio en la Red de LCI y adáptelos de manera que se ajusten a los mensajes de su club.
• Proporcione respuestas claras y breves. Mencione los puntos clave al inicio de la entrevista, de manera concisa y clara. Si no sabe qué responder a una pregunta, ofrézcase a buscar la respuesta y dé el seguimiento correspondiente sin pérdida de tiempo.
• Mencione el nombre del club varias veces. Evite decir solo "yo" o "nosotros".
• Preste atención a lo que dice. Nunca dé información extraoficial.
• Vístase adecuadamente. Luzca su distintivo de León en la solapa. Si será televisado, no use trajes de tela rayada, camisa blanca, estampados muy llamativos ni demasiadas alhajas y accesorios.
• Sonría. Sea conversador. Demuestre al periodista que disfruta de pertenecer al Leonismo.

Publicidad posterior al evento

Comunique los resultados de sus programas y campañas de recaudación de fondos por medio de los siguientes métodos:

• Comunicado de prensa. Prepare un comunicado de prensa breve, de una página, en el que se destaquen los resultados del proyecto. Incluya fotografías.
• Carta dirigida al director. Escriba una carta de agradecimiento a la comunidad.
• Exhiba el aviso. Considere la posibilidad de publicar un pequeño aviso en el que se agradezca a la comunidad por su apoyo. En muchos medios de difusión impresa se ofrecen descuentos a organizaciones sin fines de lucro. Algunos, posiblemente publicarán gratuitamente el anuncio.

Anuncios de servicios públicos

Estos anuncios son mensajes breves (de 10; 15 o 30 segundos) que se ponen al aire sin cargo, en estaciones de radio y televisión, a modo de servicio a la comunidad. Estos mensajes deben ser de beneficio para la comunidad, no solo para el club.

Lions Clubs International posee una colección de anuncios de servicios públicos que abarcan diversos temas y están disponibles sin cargo para los clubes. Estos incluyen anuncios de calidad para difundir en formato MPEG que las estaciones de televisión pueden descargar.

La brevedad y claridad de un anuncio de servicio público son muy importantes, puesto que solo tendrá entre 10 y 30 segundos para comunicar el mensaje. Los mensajes sobre los eventos relacionados con la prevención de la ceguera, el servicio a la juventud y la recaudación de fondos son de beneficio público y serán apropiados para los comunicados de su club. Los anuncios de servicio público deben:

• Captar la atención del receptor.
• Mostrarles a los receptores cómo se beneficiarán si deciden hacer lo que usted les sugiere.
• Hacerles saber a los receptores adónde ir, qué hacer, cuándo hacerlo y dónde llamar para obtener más información.

Como pauta general, en un mensaje de 10 segundos pueden decirse aproximadamente 20 palabras y en uno de 30 segundos, aproximadamente 65.

Comuníquese con el director del servicio público o noticiero de su estación local de radio o televisión para conocer la programación correspondiente y los requisitos de formato, y ver si pueden ayudarlo con la producción. A veces los medios producen comunicados a bajo costo para las organizaciones sin fines de lucro.

Televisión abierta

Las estaciones abiertas transmiten anuncios de servicios públicos, emiten vídeos de las actividades del club, publican los eventos en los boletines informativos de la comunidad y brindan la oportunidad de que los socios del club participen en programas de debate. Comuníquese con el director de servicio público de su estación local de televisión por cable para ver las oportunidades de programas disponibles.

Programas en vídeo

Muestre un vídeo, como la revista en vídeo LQ (Lions Quarterly), o un anuncio de servicio público, en eventos y cuando se reúna con otros grupos de la comunidad. Vea y solicite vídeos en Lions News Network (LNN). También puede reproducir vídeos en YouTube y descargar la revista LQ de iTunes.

Sitios en la Red y redes sociales

Los sitios en la Red y los de las redes sociales son excelentes medios para informar a la gente sobre su club. Utilice la Sede cibernética para crear un sitio en la Red para su club con la ayuda de plantillas sencillas y el servidor gratuito de LionNET. Una vez creado, es importante mantener actualizado el sitio en la Red de su club e incluir materiales de promoción.

Los sitios de redes sociales, como por ejemplo Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn y Flickr, son ideales para difundir información sobre los clubes de Leones. Pídale a un socio del club que esté habituado a participar en redes sociales que cree y administre periódicamente las páginas del club en estos sitios. Incluya la información de contacto, fotos de proyectos recientes, los objetivos y el propósito del club, y una lista de próximos eventos.

Materiales promocionales impresos

Los materiales impresos para promocionar el evento deben:

• Responder las siguientes preguntas: quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
• Utilizar texto claro y conciso e incluir solo la información necesaria.
• Ser atractivos y estar impresos con impresora láser o profesional.
• Usar una fuente o letra de imprenta legible y destacada.
• Consignar en lugar destacado el nombre del club, la información de contacto y el logotipo de los Leones.

Podría negociar con las imprentas o servicios de fotocopia que produzcan los materiales impresos a tarifas para organizaciones sin fines de lucro.

Haga que los socios peguen el material impreso y los carteles de promoción en tableros de anuncios públicos, bibliotecas, negocios, paradas de autobús, estaciones de tren, etc. Pida permiso a las oficinas de gobierno y los negocios para poner los materiales a disposición del público en general.

Fotografías

Las fotografías embellecen los boletines y materiales promocionales del club y deben enviarse a los periódicos junto con un comunicado de prensa. Exhiba fotografías de las actividades de su club y de las personas que han recibido su ayuda en un evento comunitario. Al tomar fotos, recuerde:

• Utilice una cámara digital siempre que sea posible. Las fotos digitales son fáciles de enviar, archivar y guardar. Envíe las fotos digitales como archivos adjuntos. Evite cortarlas y pegarlas en el cuerpo del correo electrónico.
• Utilice únicamente fotografías nítidas, bien enfocadas.
• Tome imágenes naturales en lugar de poses. Si bien se pueden utilizar tomas en pose y grupales en los boletines del club, las espontáneas resultan mucho más interesantes. Muchas publicaciones no usarán fotos de personas en pose.
• Si necesita fotografiar personas en pose, cáptelas de la forma más natural posible manteniéndolas ocupadas en algo. Enfoque cuidadosamente para que las fotografías no contengan imágenes cortadas de personas.
• Acérquese a la acción cuanto sea posible.
• Restrinja la cantidad de personas y no deje un fondo demasiado grande.
• Tome muchas fotografías y seleccione las mejores tomas.
• Llame al periódico de su ciudad para saber si aceptan fotografías electrónicas y, en ese caso, en qué formato las reciben.
• Envíe sus fotografías a la sede internacional por medio del formulario Enviar una fotografía.

Revista LION

Obtenga reconocimiento nacional por la actividad de servicio organizada por su club enviando artículos y fotografías a la Revista LION. Puesto que no todas las fotos y los artículos pueden ser publicados, a continuación encontrará algunas pautas que debe seguir al enviar su noticia:

• Envíe información detallada (quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo) sobre la actividad de recaudación de fondos o el proyecto de servicio realizado por su club.
• No envíe imágenes con formato para usar en Internet. El formato de fotos para la Red está comprimido y no tiene la resolución necesaria para la revista LION.
• Adjunte fotografías nítidas, naturales y de acción que muestren la participación de los Leones en el proyecto. Asegúrese de identificar a todos en cada foto.
• No envíe fotografías de personas en la típica pose de estrecharse las manos y sonreír, de entregar un cheque, etc.
• Incluya el nombre, la dirección, el número de teléfono de día o la dirección de correo electrónico de una persona de contacto familiarizada con el proyecto.

Envíe los relatos y las fotografías que cumplan con estas pautas a LION Magazine, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 EE. UU o hágalo por correo electrónico. A menudo lleva hasta un año que los artículos seleccionados aparezcan impresos.