Os participantes e as famílias anfitriãs devem participar de uma reunião de orientação com o clube patrocinador ou anfitrião e/ou com o assessor de acampamento e intercâmbio juvenis. Os pais são incentivados a comparecer à orientação com o participante, quando for apropriado. Os assuntos podem incluir:
Convidar ex-participantes para a reunião também pode ajudar. Para obter mais informações, consulte Intercâmbio - Guia do visitante e Guia da família anfitriã.