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Uso das principais ferramentas de relações públicas


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Como posso divulgar as mensagens do Lions perante o público?

Use uma combinação das ferramentas e dos recursos de relações públicas descritos a seguir para transmitir sua mensagem à imprensa e aos membros da comunidade.

Folha informativa de Clube

A folha informativa de clube fornece informações básicas sobre o seu clube para os jornalistas. Inclua uma folha informativa em todos os comunicados à imprensa. Você pode também usar folhas informativas e folhetos durante eventos comunitários. Veja o exemplo no final de nosso Guia de relações públicas, em PDF.

Folheto para clubes Seja um Leão

Você pode usar este folheto para entregar em eventos da comunidade ou sempre que alguém manifestar interesse em se tornar um Leão. Visite nossa página de publicações para fazer o download de uma versão personalizada em PDF ou Microsoft Word desse folheto.

Comunicado à imprensa

Os comunicados à imprensa respondem a seis perguntas importantes nos dois primeiros parágrafos: Quem? O que? Quando? Onde? Por quê? e Como? Os parágrafos subsequentes deverão oferecer informações adicionais em ordem decrescente de importância. Comunicados simples, por escrito, contendo fatos reais têm maior probabilidade de serem publicados. Para aumentar a probabilidade de publicação do seu comunicado:

  • Analise se o evento é realmente importante e relevante para a comunidade.
  • Escreva parágrafos e sentenças curtos, girando em torno de uma única ideia.
  • Use citações para valorizar as informações básicas. Ao mencionar citações, identifique o nome e o cargo da pessoa.
  • Inclua o nome da pessoa de contato apropriada na parte superior da página, juntamente com um número de telefone comercial e um endereço de e-mail.
  • Siga um formato padrão de comunicado à imprensa (veja o exemplo de comunicado no final deste guia para conhecer o formato de comunicados à imprensa e acesse a página Modelos de comunicados à imprensa para fazer download de comunicados à imprensa pré-formatados e com lacunas a serem preenchidas).
  • Pelo menos duas semanas antes do evento, distribua comunicados à imprensa para editores, jornalistas e diretores de notícias que fazem parte da sua lista de contatos da imprensa e que cobrem o seu tipo de história específico.
  • Se você tiver uma história importante, fale com todos os canais de mídia uma semana antes do evento. Ofereça-se para responder a todas as perguntas e aproveite as oportunidades de tirar fotografias. Seja sempre positivo e mostre entusiasmo ao explicar por que o público deveria interessar-se pela sua história.

    Telefone para todos os canais de mídia para sugerir uma reportagem de capa ao repórter ou editor, caso um comunicado à imprensa não conte a história por completo. Faça com que o repórter se interesse em cobrir determinada história, como a importância do voluntariado em sua comunidade, em vez de cobrir uma atividade ou evento específico.

    Entrevistas e palestras

    Um porta-voz oficial do Clube deve estar preparado para fornecer informações precisas com entusiasmo e confiança. Oferecemos algumas dicas para uma entrevista de sucesso:

    • Tenha conhecimento das informações. Esteja preparado para responder sobre quem, o que, quando, onde, por que e como, de acordo com o material para a mídia.
    • Prepare mensagens-chave. Em vez de responder a uma pergunta com um simples "sim" ou "não", use a pergunta do entrevistador como uma ponte para as suas mensagens-chave. Pratique respostas às prováveis perguntas antes da entrevista. Consulte as mensagens-chave da associação no site do LCI e adapte-as de acordo com as mensagens do seu clube.
    • Dê respostas curtas e objetivas. Mencione os pontos principais no início da entrevista em sentenças rápidas e claras. Caso não saiba a resposta para determinada pergunta, diga que procurará pela resposta e ela será dada assim que possível.
    • Mencione o nome do seu clube com frequência. Evite dizer somente "eu" ou "nós".
    • Tome cuidado com o que diz. Nunca faça comentários "extraoficiais".
    • Vista-se de modo apropriado. Sempre use o seu distintivo do Lions. Para entrevistas na televisão, evite usar roupas listadas, camisas brancas, estampas chamativas ou muitas bijuterias.
    • Sorria. Converse agradavelmente. Deixe o repórter perceber que você gosta de ser Leão.

    Publicidade após o evento

    Informe os resultados de seus programas e eventos de arrecadação de fundos à comunidade através de:

    • Comunicado à imprensa. Prepare um pequeno comunicado à imprensa de uma página, destacando os resultados do projeto. Inclua fotografias.
    • Carta ao editor. Escreva uma carta de agradecimento para a comunidade.
    • Veicule anúncios. Avalie a possibilidade de veicular um pequeno anúncio agradecendo o apoio da comunidade. Muitas publicações oferecem descontos para organizações sem fins lucrativos. Algumas até fazem doações de espaços que não foram vendidos.

    Anúncios de utilidade pública (AUPs)

    Os AUPs são breves mensagens (10, 15 ou 30 segundos) que vão ao ar gratuitamente em estações de rádio e canais de televisão como um serviço comunitário. Eles devem beneficiar toda a comunidade, não apenas o seu clube.

    O Lions Clubs International tem uma coleção de AUPs que abrangem diversos tópicos e estão disponíveis gratuitamente para os Clubes, incluindo AUPs com qualidade de transmissão em formato MPEG que podem ser baixados por download pelos canais de comunicação.

    Quando escrever um AUP, lembre-se que é muito importante ser claro e breve, já que você terá no máximo de 10 a 30 segundos para comunicar a sua mensagem. As mensagens sobre prevenção da cegueira, serviços aos jovens, eventos de angariação de fundos que beneficiam as comunidades, como também eventos públicos patrocinados pelos Lions clubes são assuntos de interesse. Os AUPs deverão:

    • Chamar a atenção dos ouvintes.
    • Mostrar como os ouvintes serão beneficiados por fazer o que você está sugerindo.
    • Informar aos ouvintes aonde eles devem ir, o que devem fazer, quando e para onde ligar a fim de obter mais informações.

    Para ter uma ideia, um anúncio de 10 segundos deverá conter aproximadamente 20 palavras, e um anúncio de 30 segundos, aproximadamente 65 palavras.

    Entre em contato com o diretor de notícias ou serviços públicos da estação de rádio ou canal de televisão local para obter a programação da estação e os requisitos de formato e saber também se eles podem ajudá-lo na produção. Muitas vezes, as estações oferecem uma taxa mais baixa de produção para organizações sem fins lucrativos.

    Televisão de acesso público

    Os canais de acesso público veiculam AUPs, exibem vídeos de atividades do clube, postam eventos do clube nos murais informativos da comunidade e contam com a participação de sócios do clube em palestras na comunidade. Entre em contato com o diretor de serviços de utilidade pública na estação local a cabo, para saber das oportunidades de programas comunitários.

    Programas em vídeo

    Mostre um vídeo, como a Revista em vídeo Lions Quarterly (LQ) ou AUPs em eventos da comunidade ou encontros com outros grupos da comunidade. Assista e solicite vídeos na Rede Leonística de Notícias (RLN). Você também pode assistir a vídeos no YouTube e baixar a LQ no iTunes.

    Sites e redes sociais

    Websites e as redes de contatos sociais (social networking) são excelentes maneiras de divulgar o seu clube para o público. Use o Clube Cibernético para criar um site de clube com modelos fáceis de usar e hospedagem gratuita na LionNET. Assim que criar o Website será importante mantê-lo atualizado, divulgando-o em todos os materiais publicitários.

    Os sites de rede social como o Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn e Flickr são excelentes para promover os Lions Clubes. Peça a um sócio do clube familiarizado com redes sociais para criar e monitorar regularmente as páginas do clube nesses sites. Inclua informações de contato, como fotos de projetos recentes, uma declaração de intenção e uma lista dos eventos futuros.

    Materiais promocionais impressos

    Os materiais impressos para a divulgação do seu evento devem:

    • Responder a pergunta: quem, o quê, quando, onde e por quê.
    • Usar uma linguagem clara e objetiva e incluir somente as informações necessárias.
    • Chamar a atenção e ser impressos com uma impressora a laser ou profissional.
    • Usar uma fonte de fácil leitura e em negrito.
    • Colocar em destaque o nome do seu clube, as informações de contato e o logotipo do Lions.

    Talvez possa negociar com a gráfica ou serviços de fotocópia para reprodução dos folhetos e pôsteres a preço reduzido para organizações sem fins lucrativos.

    Peça aos sócios do clube para colocarem folhetos e cartazes em toda a região - em murais públicos, bibliotecas, vitrines de lojas, pontos de ônibus, estações de trem, etc. Peça aos representantes governamentais e de empresas locais para disponibilizarem esse material aos seus clientes.

    Fotografias

    As fotos podem melhorar os boletins informativos e materiais promocionais do seu clube e devem ser enviadas aos jornais junto com um comunicado à imprensa. Mostre fotos das atividades do seu clube e das pessoas que vocês ajudaram em um evento da comunidade. Quando tirar fotos, lembre-se:

    • Use uma câmera digital, se possível. As fotos digitais são fáceis de enviar, guardar e arquivar. Envie as fotos digitais em um arquivo anexo. Não corte e cole as fotos em um e-mail.
    • Use somente fotos com foco bem definido.
    • Tire fotos espontâneas, e não artificiais. Embora fotos artificiais e de grupos possam ser usadas em boletins do clube, as fotos espontâneas são muito mais interessantes. Muitas publicações não usam fotos com poses.
    • Se precisar montar alguma foto, deixe a foto o mais natural possível, pedindo que as pessoas realizem alguma atividade enquanto a foto é tirada. Enquadre as fotos com cuidado para que ninguém saia cortado.
    • Aproxime-se o máximo possível da atividade.
    • Limite o número de pessoas e não inclua muitas coisas no plano de fundo.
    • Tire várias fotos e escolha as melhores.
    • Ligue para os jornais locais para saber se eles aceitam fotos eletrônicas e qual procedimento eles seguem.
    • Envie suas fotos para a sede internacional usando o formulário Envie uma foto.

    Para obter permissão para publicar fotos tiradas por seu clube, baixe nosso formulário de autorização de foto/vídeo ou o formulário de autorização de foto/vídeo de criança.

    Revista THE LION

    Receba o reconhecimento nacional pelas atividades de serviço do seu clube enviando artigos e fotos para a Revista THE LION. Mesmo que não possamos publicar todo material que nos é enviado, pedimos que siga as seguintes diretrizes quando enviar sua história:

    • Envie informações detalhadas (quem, o quê, quando, onde, por quê e como) sobre o projeto de serviço ou a atividade de arrecadação de fundos realizada por seu clube.
    • Não envie imagens formatadas para uso na Internet. As imagens para a Web são muito pequenas e não possuem a resolução necessária para serem usadas na Revista LION.
    • Inclua fotos de ações naturais e espontâneas de Leões participando do projeto. Identifique todas as pessoas nas fotos.
    • Não envie fotos "batidas" (isto é, pessoas se cumprimentando, doando cheques etc.).
    • Inclua o nome, o endereço, o número de telefone comercial e/ou o endereço de e-mail de uma pessoa de contato familiarizada com o projeto.

    Envie histórias e fotos que estejam de acordo com essas diretrizes para a Revista THE LION, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 EUA ou por e-mail. Os artigos escolhidos podem demorar até um ano para serem publicados na revista.


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