Os participantes e as famílias anfitriãs devem participar de uma reunião de orientação com o clube patrocinador ou anfitrião e/ou com o assessor de acampamento e intercâmbio juvenis. Os pais devem ser incentivados a comparecer à orientação com o participante, quando for apropriado.

Os assuntos podem incluir:

• tolerância cultural;
• adaptação cultural (incluindo relação com a família anfitriã);
• o papel da família anfitriã;
• regras e logística, juntamente com outras informações pertinentes sobre os Lions Clubes;
• papel do Lions Clube patrocinador e do Lions Clube e distritos anfitriões;
• viagem;
• passaportes;
• vistos;
• imunizações;
• seguros;
• dinheiro.
  

Convidar ex-participantes para a reunião também pode ajudar. Para obter mais informações, consulte o Guia de Acampamento e Intercâmbio Juvenis.