O comitê organizador também consulta o assessor do acampamento e intercâmbio juvenis do distrito ou distrito múltiplo do Lions a respeito de todas as providências a serem tomadas para o acampamento.

Os detalhes do acampamento aparecerão no Anuário de assessores de Acampamento e Intercâmbio juvenison-line. Envie o Formulário do Relatório anual de Acampamento e Intercâmbio Juvenis de distrito e distrito múltiplo (assinado pelo assessor de AIJ do distrito e pelo governador do distrito para acampamentos distritais ou pelo presidente do conselho e assessor de AIJ do DM para distritos múltiplos). Entre em contato com ye@lionsclubs.org.

Liderança do Acampamento
O comitê cria descrições de cargos para as posições de liderança no acampamento, incluindo: diretor de acampamento, assessor financeiro, assessor de programas, assessor de alojamento, assessor de alimentação, assessor de transporte e assessor de hospedagem.

Esses líderes do acampamento são geralmente recrutados entre Leões, Lionesses, Leos experientes, ex-participantes de acampamentos, professores locais, preparadores e treinadores esportivos.

Os líderes do acampamento se responsabilizam por: fornecer um ambiente seguro para todos os participantes e para a equipe do acampamento; pelo programa do acampamento; pelas políticas do acampamento; pelas obrigações legais; pelo seguro, etc.

A liderança do acampamento informa (por escrito) a todos os membros da equipe sobre: a finalidade do acampamento, seus objetivos e filosofia, as normas, as descrições dos cargos, os horários, as condições de hospedagem, a utilização de veículos e equipamentos e a política em relação ao consumo de bebidas alcoólicas.

Uma sessão de treinamento preliminar permitirá aos líderes do acampamento informar a todos os membros da equipe sobre os Lions Clubes, as características do grupo etário selecionado, o papel dos membros da equipe e as noções básicas de primeiros socorros. O treinamento fortalece a liderança do acampamento.