Quando o comitê organizador finaliza os preparativos para um acampamento, os detalhes são enviados à sede internacional para divulgação na lista on-line de Acampamentos de jovens do Lions International. Essa notificação informa Leões e jovens de todo o mundo sobre o acampamento.

O recrutamento de participantes de acampamentos é feito por meio: do Comitê de Oportunidades Leonísticas para Jovens (que é formado pelos assessores de intercâmbio de jovens, desenvolvimento juvenil, Leo Clube e Cartaz sobre a Paz); de Lionesses e Leo Clubes; de ex-participantes de acampamentos; de escolas locais; de grupos locais de jovens; e dos comunicados distribuídos à imprensa local.

Jovens interessados em participar de um acampamento internacional do Lions iniciam o processo de inscrição com a obtenção do patrocínio de um Lions Clube. As providências para o acampamento de jovens são tomadas entre Leões dos clubes patrocinador e anfitrião.

Os Lions Clubes patrocinadores se responsabilizam por:

• Todos os custos referentes a viagens internacionais, inclusive passagens de ida e volta, seguros, taxas de embarque, taxas alfandegárias e quaisquer custos de estadia ou pernoite incorridos no trajeto. Esses custos podem ser pagos pelo clube com fundos distritais (se disponíveis), pelo jovem, sua família, um benfeitor ou por qualquer combinação destes.
• Selecionar candidatos para participação no programa.
• Designar um sócio do clube para facilitar o processo, que inclui preparativos de viagem, atendimento aos requisitos do acampamento e entendimentos com o assessor distrital de intercâmbio de jovens para possíveis preparativos com a família anfitriã.
• Preparar o jovem para uma experiência entre culturas diferentes.
  

Caso uma grande quantidade de jovens solicite patrocínio do mesmo Lions Clube, um concurso de redação ou de oratória poderá ser criado para seleção dos candidatos mais adequados. Os jovens que não forem selecionados para receber patrocínio de um Lions Clube para o acampamento, poderão entrar em contato com outro clube.

Os Lions Clubes que concordarem em patrocinar um participante de acampamento informarão o inscrito das exigências do acampamento, inclusive das condições de admissão como fluência no idioma, faixa etária dos participantes, sexo dos participantes, especificações de saúde (inclusive vacinas), datas do acampamento, atividades planejadas, seguros de viagem e médico, custos do acampamento (inclusive dinheiro para gastos de, aproximadamente, US$ 25,00 por semana para participantes de acampamento e de US$ 75,00 por semana para participantes de intercâmbios de jovens), prazos para inscrição e normas de passaporte, vistos e alfândega.

O formulário de inscrição para participação no acampamento (criada pelo comitê organizador de acampamentos do Lions) normalmente exige o nome e endereço do participante, telefone da residência, data de nascimento, nomes dos pais e números de telefone para contato durante o dia e a noite, número de telefone para emergências, informação sobre participação anterior em acampamento de jovens internacional, viagens internacionais anteriores, dados sobre o Lions Clube patrocinador, nome do clube, nome e assinatura do presidente, autorização para atendimento médico de emergência e seguradoras.

Antes do prazo final, os Lions Clubes patrocinadores enviam as inscrições ao acampamento e cartas de recomendação ao comitê organizador do acampamento. Idade, sexo do participante e país de origem são informações levadas em conta para a criação de um acampamento internacional de jovens.

Os participantes selecionados para o acampamento recebem uma carta de confirmação e um pacote informativo. Ele contém: uma lista de roupas, informações sobre exames médicos, um formulário para autorização de atendimento médico, detalhes sobre a seguradora, acordo de isenção de responsabilidade, horários de chegada ao aeroporto, estação ferroviária ou outro tipo de terminal, um mapa do acampamento, mapa do país, o endereço de correspondência do acampamento, uma lista com as normas do acampamento e algumas frases no idioma do país.

Se a estadia em uma residência estiver incluída no programa do acampamento, membros do comitê anfitrião entrarão em contato com o participante do acampamento e as possíveis famílias anfitriãs.

Jovens não aceitos para participar de um acampamento poderão se inscrever em outros.

Os Lions Clubes patrocinadores oferecem a seus participantes de acampamentos informações sobre o país anfitrião e sua cultura, informações básicas sobre o Lions Clubs International, a história do Lions Clube patrocinador e distintivos do clube ou pequenos estandartes para serem oferecidos ao diretor do acampamento e às famílias anfitriãs.