A maioria dos acampamentos do Lions opera com a assistência de pelo menos seis comitês.

O comitê financeiro é responsável pelo levantamento e distribuição de fundos para o acampamento. Mesmo se toda a equipe do acampamento seja constituída por voluntários, fundos ainda são necessários para a impressão de folhetos sobre o acampamento e formulários de inscrição, aluguel das instalações para o acampamento (se não for de propriedade do Lions), seguro para cobrir os participantes, veículos para os membros da equipe e para atividades relacionadas ao acampamento, alimentação, transporte, custos administrativos e impostos.

Os métodos de levantamento de fundos incluem contribuições de clubes, contribuições ou doações em espécie de empresas locais e a promoção de eventos para levantamento de fundos.

O comitê financeiro estabelece o orçamento do acampamento. Os membros do comitê registram todos os fundos recebidos e despesas incorridas. Um contador pode auxiliar na organização dos registros para uma auditoria anual, na manutenção de um sistema de livros contábeis, nas considerações financeiras e nos requisitos jurídicos de impostos municipais, estaduais e federais. Os registros financeiros do acampamento também servem como orientação para o orçamento do programa de acampamento do ano seguinte.

O comitê de programa é responsável pelo cronograma das atividades do acampamento. O presidente recruta líderes de unidades, conselheiros de acampamento e um especialista em atividades. Em conjunto, esse grupo coordena a programação que deverá coincidir com as políticas de acampamentos juvenis internacionais: visitas a locais de interesse histórico, industrial, educacional, científico, religioso ou natural, visitas às casas de famílias representativas (se aplicável), atividades em grupo estruturadas, como dança folclórica ou apresentações de bandeiras, discussões apolíticas e não-nacionalistas sobre questões mundiais, atividades físicas, como esportes em equipe, rafting ou canto e atividades relaxantes, como a redação de artigos para o jornal do acampamento.

O comitê de alojamento é responsável pela manutenção do acampamento. Se as instalações não forem de propriedade do Lions, normalmente os membros do comitê de alojamento se oferecem como voluntários para preparar o local para o acampamento. Se a propriedade for alugada, então o comitê de alojamento fará uma inspeção para verificação de: cozinha com tamanho adequado, alojamento adequado para os participantes, equipe e conselheiros, banheiros separados para rapazes e moças, uma área para atividades externas, uma sala para discussões em grupo e construções, áreas e equipamentos que atendam aos regulamentos relativos a incêndio e saúde.

O comitê de alojamento notifica o zelador do acampamento sobre quaisquer reparos necessários. Seja o acampamento próprio ou alugado, o comitê de alojamento faz a manutenção da propriedade, incluindo: remoção de lixo, limpeza das instalações, concordância com os regulamentos locais de saúde, reparo das instalações, pedido e distribuição de materiais de limpeza e fornecimento de roupas de cama e banho (lençóis, toalhas e cobertores) para os participantes.

Para dar as boas-vindas aos participantes, os membros do comitê de alojamento em geral afixam um cartaz com seus nomes no lado de fora de cada dormitório.

O comitê de saúde é formado por uma enfermeira auxiliar e um médico de plantão. Antes do início do acampamento, esses profissionais de saúde farão uma inspeção de saúde do acampamento. Eles estabelecem também os procedimentos médicos de emergência. Durante o acampamento, a enfermeira realiza os primeiros socorros em participantes e membros da equipe. É mantido um registro de todos os tratamentos médicos recebidos. Para atendimentos médicos graves, um médico local é chamado. No caso de uma emergência médica ou da necessidade de hospitalização, os pais do participante serão notificados.

Freqüentemente, Leões e Lionesses de clubes locais oferecem-se como voluntários para o preparo das refeições do acampamento. Se não houver clubes disponíveis, o presidente do comitê de alimentação providenciará ajuda adicional para a cozinha.

O Lions Clube patrocinador é responsável pelas necessidades de transporte internacional do participante. Isso inclui os custos reais de passagem, seguro, taxas de embarque, impostos aduaneiros e quaisquer despesas com estadias ou pernoites no trajeto. Todas as necessidades de transporte local são de responsabilidade do comitê de transporte do acampamento. Os membros desse comitê recepcionarão e transportarão os jovens até o local do acampamento, desde aeroportos, estações ferroviárias, terminais de ônibus etc. Também providenciarão transporte local (em geral, um ônibus) durante o acampamento e organizarão o transporte após o acampamento até a residência da família anfitriã ou de volta ao aeroporto, estação ferroviária ou terminal de ônibus.

O comitê anfitrião providencia estadias de uma a três semanas, antes ou depois do acampamento, em residências de famílias anfitriãs aprovadas pelo Lions. A experiência de estadia em residências oferece aos jovens uma experiência inédita quanto à cultura do país anfitrião.

Normalmente, o comitê anfitrião do acampamento convida famílias anfitriãs para participarem de um programa noturno durante o acampamento.

A duração de todo o programa geralmente é limitada a seis semanas. Clique aqui para obter mais informações sobre o Programa de Intercâmbio Juvenil do Lions.

Para solicitar cópias das publicações sobre atividades de serviços, inclusive as publicações sobre intercâmbio juvenil, clique aqui.