캠프 결성 위원회는 캠프 준비를 다 끝낸 뒤, 인터넷의 라이온스 국제 청소년 캠프 목록에 등재하기 위해 세부 사항을 국제 본부에 제출합니다. 전 세계 청소년들은 이 공지를 통해 캠프 정보를 얻을 수 있습니다.

캠프 참가자들은 지역 청소년 교환, 청소년 구제, 레오 클럽 및 평화 포스터 위원장 등이 포함되어 있는, 라이온스 청소년을 위한 기회 위원회, 라이오네스와 레오클럽, 이전 캠프 참가자, 지역 학교, 지역 청소년 그룹 및 지역 언론 보도 등을 통해 모집됩니다.

라이온스 국제 청소년 캠프 참가 신청에 관심이 있는 청소년들은 우선 라이온스 클럽의 후원을 받아야 캠프에 참가할 수 있습니다. 청소년을 후원해주는 클럽의 라이온과 캠프 주최 클럽 라이온이 해당 청소년의 캠프 참가 준비를 담당합니다.

후원을 제공하는 라이온스 클럽은,

• 항공기 왕복 요금을 포함한 국제 여행 관련 경비, 보험, 공항 이용료, 관세 그리고 목적지에 도착하기 전에 이루어지는 중간 기착이나 이에 따른 숙박료 모두를 부담해야 합니다. 이러한 비용은 클럽이 지구 기금으로 지불하거나, 가능한 경우 참가 청소년, 그 가족 및 후원자가 각각 지불하며, 이들이 함께 분담하여 지불할 수도 있습니다.
• 이 프로그램에 참가할 후보자를 선정합니다.
• 여행 준비를 비롯한 각종 절차를 원활히 진행시킬 클럽 회원 한 명을 정하고, 캠프 요구 사항을 준수하며, 지구 라이온스 청소년 교환 위원장과 함께 가정집 숙박과 관련된 준비사항을 처리합니다.
• 청소년들이 다른 문화적 경험을 얻을 수 있도록 준비합니다.
  

수많은 청소년이 모두 같은 라이온스 클럽에 후원 요청을 한 경우, 논술 시험이나 구술 시험을 통해 가장 적합한 후보를 선정합니다. 후원 신청한 라이온스 클럽으로부터 캠프 후원을 받지 못하게 된 청소년들은 다른 라이온스 클럽에 후원 신청을 하시면 됩니다.

캠프 참가자를 후원하기로 한 라이온스 클럽은 신청자에게 유창한 언어 구사 능력, 캠프 참가자들의 나이 범위, 성별 사항, 예방 접종 등의 보건 관련 사항, 캠프 날짜, 계획된 활동, 여행 및 의료 보험, 캠프 참가자의 경우 1주일에 약 25달러, 청소년 교환 프로그램 참가자의 경우 1주일에 약 75달러 정도의 비용을 포함한 총 캠프 비용, 지원서 마감일, 여권, 비자, 관서 규정과 같은 입회 조항을 포함한 캠프 참가 조건에 대해 알려줍니다.

라이온스 캠프 결성 위원회에서 마련한 캠프 참가 신청서에는 일반적으로 참가자 이름, 주소, 집 전화번호, 생일, 부모 이름, 오후 또는 저녁에 연락 가능한 전화 번호, 비상 연락용 전화 번호, 이전 국제 청소년 캠프 참가 경력, 이전 국제 여행 경험, 후원 제공 라이온스 클럽 자료, 클럽 이름, 회장 이름 및 서명, 비상 의료 치료 허락서 및 참가자가 보험 가입한 회사와 같은 사항을 적어야 합니다.

마감 전까지, 후원 제공 라이온스 클럽은 캠프 신청서와 추천서를 캠프 결성 위원회에 제출하여야 합니다. 국제 청소년 캠프인 경우에는 나이, 성별 및 출신국가 모두가 고려 대상이 됩니다.

캠프 참가가 결정된 참가자는 참가 확정 편지와 캠프 정보 자료 패킷을 받게 됩니다. 이 자료에는 준비할 옷가지, 신체 검사 정보, 의료 치료 허가서 양식, 가입한 보험 회사 세부 정보, 면책 동의서, 공항, 기차역 또는 버스 터미널 도착 시간, 캠프지 지도, 캠프 개최국 지도, 캠프지 우편 주소,캠프 규칙 목록 및 개최국의 회화 표현 몇 가지 등이 들어있습니다.

캠프 프로그램에 가정집 숙박이 포함된 경우, 숙박 위원회 위원들은 참가자와 가정집 하숙을 제공할 수 있는 가정에 연락을 취합니다.

특정 캠프 참가 허가를 받지 못한 청소년은 다른 캠프에 참가 신청하실 수 있습니다.

후원 제공 라이온스 클럽은 후원 받는 캠프 참가자들에게 캠프 개최국, 개최국 문화, 국제 라이온스 협회에 대한 기본 정보, 후원 제공 라이온스 클럽의 역사에 대해 알려주고 캠프 참가자가 캠프 지휘자와 숙박 가정집에 선물할 클럽 핀 또는 작은 클럽 현수막을 제공합니다.