• 往復航空運賃、保険、空港利用税、関税、途中の乗り換え、宿泊に関する費用を含めて、海外旅行に関連するすべての費用。この費用は地区基金が負担することも（もしあれば）、参加する青少年の家庭で負担することも、後援者が負担すること出来る。あるいはそれらの組合せでも可
• プログラムに参加する候補者の選定
• 旅行の手配、キャンプの必要事項の実行、ホスト家庭の手配に関する地区YE委員長との共同作業などを円滑に進めるクラブ会員の指名
• 異文化交流を経験出来るように青少年の訓練
  

同じライオンズクラブにスポンサーを依頼する青少年が多数いる場合は、論文提出や弁論大会などで最も適切な候補者を選ぶことも出来ます。あるライオンズクラブでスポンサーになってもらえなかった青少年は、他のクラブへ問い合わせることが出来ます。

参加者のスポンサーになることに同意したライオンズクラブは、その申請者に対して使用言語の習熟度、対象年齢範囲、性別に関する指定事項、予防接種を含む健康上の指定事項、キャンプの日程、計画されている活動、旅行／医療保険、キャンプの費用（キャンパーの場合は週約25ドル、YE生の場合は週75ドルの小遣いを含む）、申請期限、及びパスポート、ビザ、通関に関する規則など参加の指定事項を含むキャンプの必要条件について連絡します。

キャンプへの参加申請書（キャンプ組織委員会が作成するもの）には通常の場合、参加者の氏名と住所、自宅の電話番号、生年月日、保護者の氏名と昼間／夜間の連絡先電話番号、緊急時の連絡先電話番号、国際ユース・キャンプへの参加経験、海外旅行の経験、スポンサーとなるライオンズクラブのクラブ名、会長名と署名、医師の承諾証、保険会社名を記入する必要があります。

スポンサーとなるライオンズクラブは申請期限の前にキャンプ組織委員会に対して参加申請書と推薦状を提出します。国際ユース・キャンプを開催する場合は、年齢、性別及び出身国がすべて検討対象となります。

キャンプへの参加を認められたキャンパーは確認状と情報一式を受け取ります。これには、衣服のリスト、健康診断情報、医師の承諾証書式、保険会社の明細、免責同意書、空港・鉄道駅・その他のターミナルへの到着時間、キャンプの地図、開催国の地図、キャンプの住所、キャンプのルール、開催国の言語による簡単な会話集などが含まれます。

キャンプのプログラムにホームステイを含める場合は、ホームステイ委員会のメンバーがキャンパーとホスト家庭の双方と連絡をとります。

スポンサーとなるライオンズクラブはキャンパーに対して、受け入れ国とその文化に関する情報、ライオンズクラブ国際協会に関する基礎的情報、スポンサーとなるライオンズクラブの履歴、及び参加者がキャンプ・ディレクター及びホスト家庭に贈呈するクラブ・ピンまたはクラブ・バナーを支給します。