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YE委員長は下記に精通している必要があります:
委員長は下記にも精通していなければなりません:
- 地区における過去のYEの成功事例と失敗事例;
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受け入れとスポンサーに関する情報.
国際青少年交換を計画する際には、時間と忍耐力が必要です。交換計画を立案する場合には6〜8カ月の時間が必要となります。
姉妹提携を結んでいる地区と青少年交換をしたい地区ガバナーもいれば、他の地区の委員長と「面と向かって」話し合いをしたい委員長もいます。ライオンズ国際大会の際に開催される青少年交換会議は、各委員長にとって互いに知り合う絶好の機会となります。
地区対地区の交換を計画する場合は、それぞれの委員長がYEの具体的な規模について合意する必要があります。.
YE派遣生の選抜
地元の青少年にライオンズYEプログラムに関する情報を提供し、また下記の場所への掲示を検討してください:
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地元の学校
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青少年センター
- 公民館
- 町役場
- 地元のマスコ
一部のクラブや地区はYE派遣生を選抜するのに作文コンテストをしています。選抜された青少年はライオンズYE派遣生申請書（YE-1401）に記入します。この申請書に3つの候補地を記入します。
次に、YE委員長は選抜された青少年に下記が必要なことを説明します:
- パスポート
- ビザ（場合により）
- 予防注射（必要なもの
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旅行保険の証明書。保険は派遣生と来日生の双方の青少年に必要です。
次に、YE委員長は「YE及び国際関係委員長の名簿」を使って、Eメール、ファクス、電話または郵便により相手側委員長と連絡を取ります。
次は旅行の手配です。スポンサーとなるYE委員長は受け入れ側のYE委員長との共同作業によって最終的な旅行の手配をします。
受け入れ側のYE委員長はホスト家庭を用意し、この情報をスポンサーとなるYE委員長に連絡します。最終的な手配はすべて地区ガバナー及び複合地区のYE委員長と共に行います。
YEプログラムを成功させるには文化の違いに関するオリエンテーションが必要です。派遣される青少年も、それを受け入れる家庭もオリエンテーションに出席する必要があります。ホスト家庭のオリエンテーション、選抜、手配も地区YE委員長の責任です。
青少年交換が行われた後、それに関するニュースと写真を下記へ送付します:
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地元のマスコミ
- ライオンズクラブ及び地区のニュースレター
- ライオンズクラブ及び地区のウェブサイト
- 国際本部の青少年プログラム課
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