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Club sponsor

I Lions club sponsor collaborano con il presidente addetto ai campi e agli scambi giovanili Lions per garantire il successo del programma. Le responsabilità del Lions club sponsor sono:

• Reclutare e selezionare partecipanti qualificati e inviare le domande al presidente YCE (se presente).
• Condurre sessioni di orientamento per i partecipanti (se necessario con l'aiuto del presidente YCE).
• Spiegare le normative vigenti relative a passaporti, visti, vaccinazioni e dogana.
• Aiutare nell'organizzazione del viaggio.
• Fornire assistenza o finanziamenti per i costi del viaggio. (Tali spese includono il costo del biglietto, l'assicurazione le spese aeroportuali, doganali e le spese relative a qualsiasi eventuale pernottamento o sosta supplementare che si presenta durante il viaggio).
• Mantenere le comunicazioni tra il partecipante, il Lions club ospitante, la famiglia ospitante e il presidente YCE.
• Garantire che il regolamento del programma Lions Campi e scambi giovanili internazionali venga rispettato.
• Fornire al Lions club ospitante la documentazione relativa all'assicurazione del partecipante e una liberatoria da responsabilità firmata. 

Costo e viaggio

L'organizzazione del viaggio è solitamente a cura dei presidenti addetti agli scambi giovanili Lions del paese sponsor e di quello di destinazione. Le informazioni vengono distribuite alle persone coinvolte nei due paesi.

Le spese di viaggio (inclusi biglietti, assicurazione, tasse aeroportuali, dogana e soste o pernottamenti) sono a carico del Lions club sponsor. Alcuni campi richiedono una quota di iscrizione. I costi possono essere sostenuti dal Lions club sponsor, dal partecipante, dalla famiglia del partecipante o possono essere suddivise fra più fonti. Se è necessario raccogliere fondi, chiedete al Lions club sponsor una lettera di accettazione e altro materiale che vi aiuterà a spiegare la richiesta ai vostri sostenitori.

Le spese di vitto e alloggio durante lo scambio sono a carico del Lions club ospitante.

I partecipanti dovranno disporre di denaro (circa 75 USD alla settimana) per spese personali quali telefonate, souvenir e così via.