Rapporto sulle attività di servizio: Domande frequenti

• Come si calcolano le ore Lions?
• I club possono inviare rapporti sulle attività di raccolta fondi? 
• Possono essere inviati anche rapporti su visite, riunioni di zona e altri eventi partecipativi?
• Come si inseriscono gli eventi che richiedono un'estesa pianificazione e organizzazione?
• Esiste una funzione utilizzabile per copiare ogni mese la stessa attività?
• Come si realizza un rapporto sulle attività correlate a Campagne di servizio globali?
• È possibile inviare rapporti su mesi precedenti o si possono inviare solamente rapporti relativi al mese in corso?
• Come si stampa e/o salva il rapporto mensile sulle attività?
• Come si invia il rapporto mensile al termine dell'inserimento delle attività?
• Chi può accedere ai rapporti inviati con il nuovo sistema?
• Come si procede se non ci sono attività da inserire?
• Come si compila il rapporto annuale?  Esiste un modulo apposito?
• Come si fa a ottenere un certificato Excellence per la compilazione del rapporto annuale?
• Ci saranno corsi di formazione o dimostrazioni online sul rapporto sulle attività di servizio del Lions Club?
• È possibile cercare le attività inviate da altri club?
• Chi potrà effettuare le ricerche? 
• Ai distretti e ai club viene richiesto di fissare scopi e obiettivi annuali?
• Qual è la differenza tra scopo e obiettivo?
• È possibile modificare gli scopi nel corso dell'anno?
• Cos'è una "attività ricorrente"?

Come si calcolano le ore Lions?

Il rapporto è progettato per conteggiare le ore di servizio diretto. I club devono includere solamente le ore realmente dedicate al progetto di servizio. Ad esempio, se 3 Lions hanno lavorato al progetto e ciascuno di essi gli ha dedicato 2 ore, le ore Lions saranno calcolate come segue: (3 Lions x 2 ore) = 6 ore Lions

I club possono inviare rapporti sulle attività di raccolta fondi? 

Sì. Quando aggiungono nuove attività (ad esempio attività strettamente incentrate sulla raccolta fondi o sulla fornitura di servizi diretti alla comunità), i segretari di club possono scegliere una categoria di raccolta fondi. Quando inviano il rapporto di qualsiasi altra attività di servizio, i club possono inoltre specificare l'entità dei fondi raccolti e dei fondi donati.

Possono essere inviati anche rapporti su visite, riunioni di zona e altri eventi partecipativi?

Sì. Per inviare il rapporto di visite, riunioni di zona e altre attività correlate i segretari di club possono selezionare il tipo di attività appropriato nella categoria amministrativa.

Come si inseriscono gli eventi che richiedono un'estesa pianificazione e organizzazione?

Per registrare le ore di servizio dedicate alla pianificazione del progetto (ad esempio riunioni e visite) i segretari di club possono aggiungerle come un tipo attività separato nella categoria amministrativa.

Esiste una funzione utilizzabile per copiare la stessa attività ogni mese?

Sì. È disponibile una funzione per le attività ricorrenti, che consente ai club di indicare le attività che vengono intraprese su base regolare. Per ulteriori informazioni su questa funzione vedere le FAQ correlate alle attività ricorrenti riportate di seguito.

Come si realizza un rapporto sulle attività correlate a Campagne di servizio globali?

I club che partecipano ad attività correlate a una Campagna di servizio globale possono selezionare la casella della campagna appropriata al momento dell'aggiunta di nuove attività.

È possibile inviare rapporti su mesi precedenti o si possono inviare solamente rapporti relativi al mese in corso?

Il sistema consente di inserire le attività intraprese nel corso dell'anno fiscale. Ad esempio, le attività di luglio 2011 possono essere inserite fino a giugno 2012. Tuttavia questa operazione può essere eseguita solo nell'anno fiscale in corso, pertanto i club non potranno effettuare modifiche ai rapporti dopo il 16 luglio del nuovo anno fiscale.

Come si stampa e/o salva il rapporto mensile sulle attività?

Facendo clic sull'icona di stampa nella parte superiore della pagina del rapporto mensile sulle attività, i club possono ora stamparne direttamente una copia. 

Come si invia il rapporto mensile al termine dell'inserimento delle attività?

Una volta che le informazioni sull'attività sono state salvate e aggiunte all'elenco delle attività mensili non è necessario eseguire altre operazioni per completare il rapporto. Le informazioni verranno salvate nel sistema e saranno disponibili a voi e agli altri utenti MyLCI che hanno accesso al vostro rapporto. 

Chi può accedere ai rapporti inviati con il nuovo sistema?

Gli officer di club e di distretto che accedono a MyLCI possono visualizzare tutte le attività inserite per il proprio club o distretto. Gli officer di distretto possono visualizzare lo stesso elenco di attività degli officer di club ma non possono modificare le informazioni.

Come si procede se non ci sono attività da inserire?

Se in un determinato mese un club non ha attività da riportare, non è necessario fare nulla. Abbiamo preferito richiedere ai club di inserire solo le ore di servizio o amministrative (ad esempio riunioni, visite o formazione) effettuate.

Come si compila il rapporto annuale? Esiste un modulo apposito?

Ai segretari di club è richiesto di compilare solo rapporti sulle attività su base mensile, utilizzando il sito Web MyLCI. Non verranno più accettati i moduli cartacei o rapporti inviati tramite posta o e-mail.

Come si fa a ottenere un certificato Excellence per la compilazione del rapporto annuale?

Il certificato Excellence viene assegnato ai segretari di club che hanno inviato correttamente tutti i rapporti sulle attività di servizio nel sistema Rapporto mensile soci Web (WMMR). Alla fine dell'anno fiscale è possibile scaricare il certificato direttamente dal sistema dei rapporti. I segretari di club hanno tempo fino al 15 luglio per compilare i rapporti e scaricare il certificato per l'anno fiscale in corso. 

Ci saranno corsi di formazione o dimostrazioni online sul rapporto sulle attività di servizio del Lions Club?

Sì. Nella pagina del rapporto sulle attività di servizio dei Lions Club verranno pubblicati annunci sui prossimi corsi di formazione e sulle presentazioni in archivio.

È possibile cercare le attività inviate da altri club?

Sì. Utilizzando la nuova funzione di ricerca gli utenti MyLCI possono oggi visualizzare le attività che altri club hanno deciso di condividere. I club possono cercare le attività utilizzando diversi criteri di ricerca, inclusi il tipo di attività, la posizione geografica, il mese, l'anno o specifiche parole chiave. 

Chi potrà effettuare le ricerche? 

Gli officer di club e di distretto con accesso a MyLCI possono cercare le attività. Tuttavia, se visualizzano attività esterne al proprio club o distretto vedranno visualizzate solamente le attività condivise. 

Ai distretti e ai club viene richiesto di fissare scopi e obiettivi annuali?

No, questa funzione è uno strumento opzionale che distretti e club possono utilizzare per fissare scopi e obiettivi relativi al proprio servizio e controllare i progressi fatti nel corso dell'anno utilizzando le informazioni raccolte tramite i rapporti sulle attività.

Qual è la differenza tra scopo e obiettivo?

Uno scopo è una dichiarazione di intenti generale relativa allo scopo del servizio, mentre un obiettivo è una dichiarazione precisa, quantificabile e incentrata su un'attività specifica correlata allo scopo. 

Esempi:

Scopo: incrementare la partecipazione del club ai progetti ambientali nel corso dell'anno fiscale 2010-11.

Obiettivo: entro la fine dell'anno fiscale 2010-11, il nostro club pianterà 1.000 alberi, come parte delle nostre attività di messa a dimora di alberi.

È possibile modificare gli scopi nel corso dell'anno?

Sì. Tuttavia si consiglia di fissare gli scopi e gli obiettivi su base annuale, in modo che i club possano verificare i progressi compiuti durante l'anno.

Cos'è un'attività ricorrente"

Un'attività ricorrente è un'attività che il club organizza periodicamente. Designando le attività ricorrenti i club potranno semplificare la stesura dei rapporti (grazie alla possibilità di selezionare tali attività in un menu a discesa invece di dover riscrivere le informazioni ogni mese) e cercare questo tipo di attività con la nuova funzione di ricerca.