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Utilizzo degli Strumenti Chiave per le Pubbliche Relazioni


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Come condividere i messaggi dei Lions con il pubblico?

Utilizzate una combinazione dei seguenti strumenti e risorse per le pubbliche relazioni per condividere il vostro messaggio con i media e i membri della comunità.

Foglio dati del club

Un foglio informativo fornisce ai giornalisti le informazioni di base sul club. Allegate un foglio informativo a ogni comunicato stampa. Potete anche distribuire tali fogli durante gli eventi comunitari. Vedere l'esempio nelle ultime pagine della Guida alle PR (PDF).

Brochure Diventa un Lion

Potete distribuire questa brochure in occasione di eventi della comunità o quando qualcuno esprime l'interesse di diventare un Lion. Visitate la nostra pagina delle pubblicazioni per scaricare un PDF personalizzabile o la versione in formato Word di questa brochure.

Comunicato Stampa

I comunicati stampa devono rispondere a sei domande chiave nei primi due paragrafi: Chi? Cosa? Quando? Dove? Perché? e Come? I paragrafi successivi forniranno informazioni aggiuntive in ordine di importanza. I comunicati stampa sono più facilmente scelti per la pubblicazione se sono scritti in modo semplice e se contengono informazioni importanti. Per aumentare le probabilità che il vostro comunicato stampa sia pubblicato:

  • Accertatevi che riguardi un evento interessante.
  • Usate paragrafi e frasi corte, limitandoli a una sola idea.
  • Utilizzate le virgolette per evidenziare le informazioni di base. Quando inserite una citazione, accertatevi di indicare il nome e il titolo della persona.
  • All'inizio della pagina specificate il nome della persona da contattare, con un numero di telefono per le ore di ufficio e un indirizzo e-mail.
  • Usate un formato standard per i comunicati stampa (per il formato dei comunicati stampa, consultate l'esempio al termine della presente guida e visitate la pagina Comunicati stampa campione per scaricare comunicati stampa preformattati da compilare).
  • Distribuite almeno due settimane prima del vostro evento i comunicati stampa a redattori, giornalisti e direttori dei programmi del vostro elenco di media che si occupano del vostro tipo particolare di argomento.
  • Se avete una storia particolarmente importante, fate un follow up con ognuno di essi una settimana prima dell'evento. ad eventuali domande e offrire la vostra disponibilità a fornire delle foto da pubblicare. Assumete un atteggiamento positivo e ottimista mentre illustrate le ragioni dell'interesse del pubblico nei confronti della vostra storia.

    Contattate i media locali per suggerire una storia esemplare ai giornalisti e ai redattori, qualora la descrizione fornita nel comunicato stampa non sia ritenuta esauriente. Suscitate l'interesse del giornalista sulla storia, sottolineando elementi come l'importanza del volontariato nella vostra comunità piuttosto che soffermarvi su un singolo evento o attività.

    Interviste e discorsi in pubblico

    Un valido portavoce del club deve essere preparato a fornire informazioni accurate con entusiasmo e sicurezza. Di seguito troverete una lista di suggerimenti per delle interviste di successo:

    • Conoscere l'argomento. Siate pronti a fornire altre rispose oltre alle domande relative a chi?cosa?quando?dove?come? e perché? a cui avete già risposto nel materiale inviato ai media.
    • Preparare i punti chiave del messaggio. Invece di rispondere a una domanda con un semplice "sì" o "no", utilizzate la domanda dell'intervistatore come ponte verso i vostri messaggi chiave. Prima dell'intervista, esercitatevi a rispondere a domande che potrebbero esservi rivolte. Leggete i messaggi chiave dell'associazione nel sito Web di LCI e adattateli ai messaggi del vostro club.
    • Fornire risposte chiare e concise. Fate riferimento all'argomento principale all'inizio dell'intervista, utilizzando una frase breve e chiara. Se non conoscete la risposta a una domanda che vi è stata rivolta, offritevi di effettuare delle ricerche, per fornire, al più presto, la risposta.
    • Citare spesso il nome del club. Evitate di dire solamente "io" oppure "noi".
    • Fare attenzione a quello che si dice. Non fate mai commenti "fuori onda".
    • Vestirsi adeguatamente. Indossate sempre il vostro distintivo Lions. Se rilasciate interviste televisive, ricordate di non indossare tessuti rigati, camice bianche, capi troppo vistosi e fate un uso moderato dei gioielli.
    • Sorridere. Siate affabili, Trasmettete al giornalista il vostro entusiasmo di Lion.

    Pubblicità successiva a un evento

    Riportate alla comunità i risultati dei vostri programmi e delle raccolte di fondi tramite:

    • Comunicato stampa. Preparate un breve comunicato stampa di una pagina evidenziando i risultati del progetto. Allegate le foto dell'evento.
    • Lettera all'editore. Scrivete una lettera di ringraziamento alla comunità.
    • Annunci pubblicitari. Fate pubblicare un piccolo annuncio per ringraziare la comunità del supporto fornito. Molte pubblicazioni potrebbero offrire riduzioni per le organizzazioni non profit e garantirvi uno spazio per un annuncio gratuito.

    Annunci di servizio pubblico (PSA)

    I PSA sono messaggi brevi (10, 15 o 30 secondi) trasmessi gratuitamente dalle stazioni radio e televisive come servizio per la comunità. Grazie a tali messaggi, non solamente il vostro club, ma anche l'intera comunità, riceverà dei vantaggi.

    Lions Clubs International dispone di una raccolta di PSA di argomenti diversi, disponibili gratuitamente per i club. Sono disponibili anche PSA in formato MPEG adatti alla trasmissione che possono essere scaricati e utilizzati dalle stazioni televisive.

    Quando lavorate alla stesura di un annuncio per il servizio pubblico, ricordate che questo dovrà necessariamente essere breve e chiaro, dal momento che avrete a disposizione dai 10 ai 30 secondi per comunicarlo. Informazioni sulla prevenzione della cecità, sui servizi per i giovani, sulle raccolte di fondi a favore della comunità, sugli eventi pubblici sponsorizzati dal vostro club, sono argomenti particolarmente adatti a questo tipo di messaggi . Questo tipo di annunci deve:

    • Catturare l'attenzione degli ascoltatori.
    • Illustrare agli ascoltatori i benefici di quello che si propone.
    • Informare gli ascoltatori sul luogo, sullo scopo, sugli orari e sulla persona da contattare per ulteriori informazioni.

    Come riferimento, uno spot pubblicitario della durata di 10 secondi può contenere 20 parole e uno spot di 30 secondi può contenerne circa 65.

    Contattate il direttore della cronaca o dei programmi di servizio pubblico della stazione radio o televisiva locale per conoscere il palinsesto dei programmi e chiedere eventuale assistenza nella produzione. Le stazioni spesso prevedono costi agevolati per la produzione di annunci pubblicitari per le organizzazioni non profit.

    Televisione locale

    Le televisioni locali trasmettono nei loro notiziari PSA, video delle attività dei club, eventi dei club ed invitano i soci dei club a partecipare a talk show relativi alla comunità. Contattate il direttore del servizio pubblico presso la stazione della TV via cavo per le opportunità disponibili.

    Programmi video

    Proiettate un video, ad esempio il videogiornale LQ-Lions Quarterly o un PSA, agli eventi e agli incontri con altri gruppi della comunità. È possibile guardare e ordinare video da Lions News Network (LNN). I video possono essere guardati anche su YouTube ed è possibile scaricare LQ da iTunes.

    Siti Web e di social networking

    I siti Internet e i social network sono ottimi canali informativi per diffondere informazioni sulle attività del vostro club. Utilizzate la e-Clubhouse, con i suoi semplici modelli e l'hosting gratuito su LionNET, per creare un sito Web del club. Una volta ultimato e aggiornato il vostro sito, potrete includerlo come riferimento nel vostro materiale pubblicitario.

    I siti di social networking come Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn e Flickr sono eccellenti mezzi per promuovere i Lions club. Chiedete a un socio del club che abbia familiarità con il social networking di creare e gestire regolarmente le pagine del club su questi siti. Includete recapiti, indirizzi email attraverso cui contattare il club, foto di progetti recenti e la lista dei prossimi eventi.

    Materiale promozionale stampato

    Il materiale stampato per promuovere un evento deve:

    • Risposta: chi, cosa, quando, dove e perché.
    • Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso, includendo solo le informazioni necessarie.
    • Avere un aspetto accattivante ed essere stampato con una stampante laser o da uno stampatore professionista.
    • Utilizzare caratteri in grassetto, facili da leggere.
    • Presentare in primo piano il nome del vostro club, le informazioni di contatto e il logo Lions.

    Verificate se è possibile ottenere dalle tipografie una riduzione sui costi di stampa per i vostri volantini come materiale per attività non profit.

    Chiedete ai soci del club di affiggere volantini e poster nella vostra zona, in bacheche pubbliche, biblioteche, vetrine di negozi, fermate degli autobus, stazioni ferroviarie e così via. Chiedete a uffici privati e pubblici la possibilità di lasciare materiale a disposizione dei clienti.

    Fotografie

    Le fotografie possono arricchire i notiziari e i materiali promozionali del vostro club e possono essere inviate ai giornali con i comunicati stampa. Esponete agli eventi della comunità le fotografie delle attività del vostro club e delle persone che avete aiutato. Quando vi accingete a scattare delle fotografie, ricordate di:

    • Utilizzare una macchina fotografica digitale, se possibile. Questo vi darà la possibilità di inviare e archiviare facilmente le vostre foto . Inviate le foto digitali come file allegati. evitare di tagliarle e incollarle all'interno di un'e-mail.
    • Non utilizzare fotografie sfocate.
    • Preferire fotografie spontanee anziché chiedere alle persone di mettersi in posa. Le fotografie in posa o di gruppo possono essere adatte per i notiziari del club, ma le fotografie spontanee risultano molto più interessanti. Chi pubblica le foto potrebbe volere utilizzare solamente delle foto raffiguranti scene spontanee.
    • Se è proprio necessario mettere in posa le persone, cercate di rendere la fotografia il più naturale possibile facendo compiere loro delle azioni. Inquadrare accuratamente, in modo da non tagliare fuori qualcuno.
    • Avvicinarsi il più possibile all'azione.
    • Limitare il numero di persone e non includere troppo sfondo.
    • Scattare molte fotografie, selezionando in seguito gli scatti migliori.
    • Contattare i giornali locali per chiedere se accettano fotografie elettroniche.
    • Inviare le fotografie alla Sede Centrale Internazionale utilizzando il modulo Invio di una foto.

    Per ottenere il permesso per la pubblicazione di foto scattate dal vostro club, scaricate il modulo di autorizzazione per foto/video o il modulo di autorizzazione per foto/video di minori.

    Rivista LION

    Fate conoscere a livello nazionale le attività di servizio del vostro club inviando articoli e fotografie alla Rivista THE LION. Sebbene non tutto il materiale inviato potrà essere pubblicato, ecco delle indicazioni da seguire per inviare la vostra storia:

    • Inviare informazioni dettagliate (chi, cosa, quando, dove, perché e come) sul progetto di servizio o sull'attività di raccolta fondi completati dal vostro club.
    • Non inviare immagini ottimizzate per l'utilizzo in Internet. Le immagini per il Web sono troppo piccole e non hanno la risoluzione adatta alla pubblicazione sulla rivista LION.
    • Includere fotografie nitide, spontanee e movimentate di Lion che partecipano al progetto. Indicate tutti i nomi dei Lions presenti nella foto.
    • Evitare di inviare fotografie "ufficiali" (persone che si stringono la mano, consegne di assegni e così via).
    • Includere il nome, l'indirizzo, il numero di telefono per le ore di ufficio e/o l'indirizzo e-mail di una persona da contattare che abbia familiarità con il progetto.

    Inviate articoli e fotografie che seguano queste linee guida a LION Magazine, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 (USA) oppure inviate un'e-mail. Spesso può trascorrere fino a un anno prima che un articolo selezionato venga stampato.

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