Utilizzate una combinazione dei seguenti strumenti e risorse per le pubbliche relazioni per condividere il vostro messaggio con i media e i membri della comunità.
Un foglio informativo fornisce ai giornalisti le informazioni di base sul club. Allegate un foglio informativo a ogni comunicato stampa. Potete anche distribuire tali fogli durante gli eventi comunitari. Vedere l'esempio nelle ultime pagine della Guida alle PR (PDF).
Potete distribuire questa brochure in occasione di eventi della comunità o quando qualcuno esprime l'interesse di diventare un Lion. Visitate la nostra pagina delle pubblicazioni per scaricare un PDF personalizzabile o la versione in formato Word di questa brochure.
I comunicati stampa devono rispondere a sei domande chiave nei primi due paragrafi: Chi? Cosa? Quando? Dove? Perché? e Come? I paragrafi successivi forniranno informazioni aggiuntive in ordine di importanza. I comunicati stampa sono più facilmente scelti per la pubblicazione se sono scritti in modo semplice e se contengono informazioni importanti. Per aumentare le probabilità che il vostro comunicato stampa sia pubblicato:
Contattate i media locali per suggerire una storia esemplare ai giornalisti e ai redattori, qualora la descrizione fornita nel comunicato stampa non sia ritenuta esauriente. Suscitate l'interesse del giornalista sulla storia, sottolineando elementi come l'importanza del volontariato nella vostra comunità piuttosto che soffermarvi su un singolo evento o attività.
Un valido portavoce del club deve essere preparato a fornire informazioni accurate con entusiasmo e sicurezza. Di seguito troverete una lista di suggerimenti per delle interviste di successo:
Riportate alla comunità i risultati dei vostri programmi e delle raccolte di fondi tramite:
I PSA sono messaggi brevi (10, 15 o 30 secondi) trasmessi gratuitamente dalle stazioni radio e televisive come servizio per la comunità. Grazie a tali messaggi, non solamente il vostro club, ma anche l'intera comunità, riceverà dei vantaggi.
Lions Clubs International dispone di una raccolta di PSA di argomenti diversi, disponibili gratuitamente per i club. Sono disponibili anche PSA in formato MPEG adatti alla trasmissione che possono essere scaricati e utilizzati dalle stazioni televisive.
Quando lavorate alla stesura di un annuncio per il servizio pubblico, ricordate che questo dovrà necessariamente essere breve e chiaro, dal momento che avrete a disposizione dai 10 ai 30 secondi per comunicarlo. Informazioni sulla prevenzione della cecità, sui servizi per i giovani, sulle raccolte di fondi a favore della comunità, sugli eventi pubblici sponsorizzati dal vostro club, sono argomenti particolarmente adatti a questo tipo di messaggi . Questo tipo di annunci deve:
Come riferimento, uno spot pubblicitario della durata di 10 secondi può contenere 20 parole e uno spot di 30 secondi può contenerne circa 65.
Contattate il direttore della cronaca o dei programmi di servizio pubblico della stazione radio o televisiva locale per conoscere il palinsesto dei programmi e chiedere eventuale assistenza nella produzione. Le stazioni spesso prevedono costi agevolati per la produzione di annunci pubblicitari per le organizzazioni non profit.
Le televisioni locali trasmettono nei loro notiziari PSA, video delle attività dei club, eventi dei club ed invitano i soci dei club a partecipare a talk show relativi alla comunità. Contattate il direttore del servizio pubblico presso la stazione della TV via cavo per le opportunità disponibili.
Proiettate un video, ad esempio il videogiornale LQ-Lions Quarterly o un PSA, agli eventi e agli incontri con altri gruppi della comunità. È possibile guardare e ordinare video da Lions News Network (LNN). I video possono essere guardati anche su YouTube ed è possibile scaricare LQ da iTunes.
I siti Internet e i social network sono ottimi canali informativi per diffondere informazioni sulle attività del vostro club. Utilizzate la e-Clubhouse, con i suoi semplici modelli e l'hosting gratuito su LionNET, per creare un sito Web del club. Una volta ultimato e aggiornato il vostro sito, potrete includerlo come riferimento nel vostro materiale pubblicitario.
I siti di social networking come Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn e Flickr sono eccellenti mezzi per promuovere i Lions club. Chiedete a un socio del club che abbia familiarità con il social networking di creare e gestire regolarmente le pagine del club su questi siti. Includete recapiti, indirizzi email attraverso cui contattare il club, foto di progetti recenti e la lista dei prossimi eventi.
Il materiale stampato per promuovere un evento deve:
Verificate se è possibile ottenere dalle tipografie una riduzione sui costi di stampa per i vostri volantini come materiale per attività non profit.
Chiedete ai soci del club di affiggere volantini e poster nella vostra zona, in bacheche pubbliche, biblioteche, vetrine di negozi, fermate degli autobus, stazioni ferroviarie e così via. Chiedete a uffici privati e pubblici la possibilità di lasciare materiale a disposizione dei clienti.
Le fotografie possono arricchire i notiziari e i materiali promozionali del vostro club e possono essere inviate ai giornali con i comunicati stampa. Esponete agli eventi della comunità le fotografie delle attività del vostro club e delle persone che avete aiutato. Quando vi accingete a scattare delle fotografie, ricordate di:
Per ottenere il permesso per la pubblicazione di foto scattate dal vostro club, scaricate il modulo di autorizzazione per foto/video o il modulo di autorizzazione per foto/video di minori.
Fate conoscere a livello nazionale le attività di servizio del vostro club inviando articoli e fotografie alla Rivista THE LION. Sebbene non tutto il materiale inviato potrà essere pubblicato, ecco delle indicazioni da seguire per inviare la vostra storia:
Inviate articoli e fotografie che seguano queste linee guida a LION Magazine, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 (USA) oppure inviate un'e-mail. Spesso può trascorrere fino a un anno prima che un articolo selezionato venga stampato.
