Hilfsaktivitätenbericht: Häufig gestellte Fragen

• Wie berechne ich Lion-Stunden?
• Können Clubs Berichte zu Fundraising-Aktivitäten erstellen? 
• Können wir Clubbesuche, Zonenversammlungen und andere Veranstaltungen melden?
• Wie melden wir Veranstaltungen, deren Planung und Organisation einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen?
• Gibt es eine Funktion, mit der die gleiche Aktivität in jeden Monat kopiert werden kann?
• Wie kann ich über Aktivitäten im Zusammenhang mit weltweiten Hilfsdienstkampagnen berichten?
• Ist es möglich, einen Monatsbericht im Voraus zu erstellen, oder kann der Bericht nur im selben Monat erstellt werden?
• Wie kann ich den monatlichen Aktivitätenbericht ausdrucken und speichern?
• Wie übermittle ich den Monatsbericht, nachdem ich alle Aktivitäten eingegeben habe?
• Wer erhält die Berichte, wenn das neue System verwendet wird?
• Wie kann ich melden, dass keine Aktivitäten stattgefunden haben?
• Wie fülle ich den Jahresbericht aus?  Gibt es dafür ein spezielles Formular?
• Wie kann ich das Zertifikat für hervorragende Leistungen für die Erstellung des Jahresberichts erhalten?
• Werden Schulungen oder Online-Anleitungen zum Hilfsaktivitätenbericht angeboten?
• Ist es möglich, nach Aktivitäten zu suchen, die von anderen Clubs übermittelt wurden?
• Wer kann die Suche durchführen? 
• Müssen Distrikte und Clubs jährliche Zielsetzungen und Ziele festlegen?
• Worin besteht der Unterschied zwischen einer Zielsetzung und einem Ziel?
• Können Zielsetzungen im Laufe des Jahres angepasst werden?
• Was ist ein „Sonderprojekt“?

Wie berechne ich Lion-Stunden?

Mit dem Bericht können Stunden erfasst werden, die für Hilfsdienste aufgewendet wurden. Dabei sollten Clubs nur Stunden angeben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Hilfsdienstprojekt stehen. Wenn z. B. drei Lions mit der Ausführung des Hilfsdienstprojekts befasst waren und jeder dafür zwei Stunden aufgewendet hat, würden sich die Lion-Stunden wie folgt berechnen: (3 Lions x 2 Stunden) = 6 Lion-Stunden

Können Clubs Berichte zu Fundraising-Aktivitäten erstellen? 

Ja. Club-Sekretäre können beim Hinzufügen neuer Aktivitäten eine Fundraising-Kategorie auswählen (dies betrifft nur reine Fundraising-Aktivitäten, keine Hilfsaktivitäten). Ferner können Clubs beim Berichten über andere Hilfsaktivitäten auch Angaben zu gesammelten und zu verteilten Spenden machen.

Können Clubbesuche, Zonentreffen und andere Veranstaltungen von Clubs gemeldet werden?

Ja. Zur Meldung von Clubbesuchen, Zonentreffen und anderen Veranstaltungen müssen Clubsekretäre in der Verwaltungskategorie die entsprechende Aktivitätsart auswählen.

Wie melden wir Veranstaltungen, deren Planung und Organisation einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen?

Zur Erfassung der für die Projektplanung aufgewendeten Arbeitsstunden (z. B. für Treffen und Besuche) müssen Clubsekretäre dies als separate Aktivität hinzufügen und in der Verwaltungskategorie die Art der Aktivität auswählen.

Gibt es eine Funktion, mit der die gleiche Aktivität in jeden Monat kopiert werden kann?

Ja. Es gibt eine Funktion für Sonderprojekte, mit der Clubs bestimmte Aktivitäten angeben können, die sie regelmäßig durchführen. Weitere Informationen dazu finden Sie unten in den FAQs zum Thema „Sonderprojekte“.

Wie kann ich über Aktivitäten im Zusammenhang mit weltweiten Hilfsdienstkampagnen berichten?

Clubs, die sich an Aktivitäten im Rahmen der weltweiten Hilfsdienstkampagne beteiligen, wählen beim Hinzufügen neuer Aktivitäten bitte das entsprechende Kampagnenfeld aus.

Ist es möglich, einen Monatsbericht im Voraus zu erstellen, oder kann der Bericht nur im selben Monat erstellt werden?

Sie können im System Aktivitäten innerhalb eines Geschäftsjahres angeben. So können z. B. Aktivitäten aus Juli 2011 bis Juni 2012 gemeldet werden. Diese Angaben können jedoch nur während eines Geschäftsjahres erfolgen, d. h., Clubs können Einträge nach dem 16. Juli des neuen Geschäftsjahres nicht mehr ändern.

Wie kann ich den monatlichen Aktivitätenbericht ausdrucken und speichern?

Clubs haben jetzt die Möglichkeit, direkt auf der Seite für monatliche Aktivitätenberichte eine Kopie des monatlichen Berichts auszudrucken. Klicken Sie dazu auf das Drucksymbol oben auf der Seite. 

Wie übermittle ich den Monatsbericht, nachdem ich alle Aktivitäten eingegeben habe?

Wenn die Informationen zur Aktivität gespeichert und Ihrer monatlichen Aktivitätenliste hinzugefügt wurden, müssen Sie keine weiteren Schritte ausführen, um den Bericht abzuschließen. Die entsprechenden Daten werden im System gespeichert und sind nur für Sie und andere MyLCI-Benutzer verfügbar, die Zugriff auf Ihren Bericht haben. 

Wer erhält die Berichte, wenn das neue System verwendet wird?

Club- und Distriktamtsträger, die Zugriff auf MYLCI haben, können alle Aktivitäten anzeigen, die für ihren Club bzw. Distrikt in das System eingegeben wurden. Distriktamtsträger können die gleichen Clubaktivitäten wie Clubamtsträger anzeigen, sie können die Informationen jedoch nicht bearbeiten.

Wie kann ich melden, dass keine Aktivitäten stattgefunden haben?

Wenn ein Club für einen bestimmten Monat keine Aktivitäten zu melden hat, sind keine Schritte auszuführen. Wir bitten, nur über Hilfsdienst- oder Verwaltungsaktivitäten (z. B. Treffen, Clubbesuche oder Schulungen) zu berichten, die tatsächlich stattgefunden haben.

Wie fülle ich den Jahresbericht aus? Gibt es dafür ein spezielles Formular?

Clubsekretäre reichen die monatlichen Hilfsaktivitätenberichte bitte über die MyLCI-Website ein. In Papierform oder per E-Mail eingereichte Berichte werden nicht mehr bearbeitet.

Wie kann ich das Zertifikat für hervorragende Leistungen für die Erstellung des Jahresberichts erhalten?

Das Zertifikat für besondere Leistungen wird an Clubsekretäre vergeben, die die Hilfsaktivitätenberichte im System für elektronische monatliche Hilfsaktivitätenberichte (WMMR) erfolgreich erstellt haben. Das Zertifikat kann am Ende des Geschäftsjahres direkt aus dem Berichtssystem heruntergeladen werden. Clubsekretäre haben bis zum 15. Juli die Möglichkeit, die entsprechenden Berichte zu erstellen und das Zertifikat für das jeweilige Geschäftsjahr herunterzuladen. 

Werden Schulungen oder Online-Anleitungen zum Hilfsaktivitätenbericht angeboten?

Ja. Ankündigungen zu künftigen Schulungen und zu Präsentationen, die im Archiv zur Verfügung stehen, werden auf der Seite Hilfsaktivitätenbericht für Lions-Clubs veröffentlicht.

Ist es möglich, nach Aktivitäten zu suchen, die von anderen Clubs übermittelt wurden?

Ja. MyLCI-Benutzer können mithilfe der neuen Suchfunktion nun auch Aktivitäten anzeigen, die von anderen Clubs freigegeben wurden. Clubs können anhand verschiedenster Kriterien (z. B. Aktivitätstyp, Ort, Monat/Jahr oder bestimmte Schlüsselwörter) nach neuen Aktivitäten suchen. 

Wer kann die Suche durchführen? 

Die Suchfunktion steht Club- und Distriktamtsträgern zur Verfügung, die Zugriff auf MyLCI haben. Von den außerhalb des eigenen Clubs bzw. Distrikts stattfindenden Aktivitäten werden nur solche angezeigt, die freigegeben wurden. 

Müssen Distrikte und Clubs jährliche Zielsetzungen und Ziele festlegen?

Nein. Bei dieser Funktion handelt es sich um ein optionales Tool, mit dem Distrikte und Clubs Zielsetzungen und Ziele im Hinblick auf ihre gemeinnützigen Aktivitäten festlegen und deren Verlauf (anhand der über den Hilfsaktivitätenbericht erfassten Informationen) im Laufe des Jahres überprüfen können.

Worin besteht der Unterschied zwischen einer Zielsetzung und einem Ziel?

Bei einer Zielsetzung handelt es sich um eine breit gefasste allgemeine Angabe zum vorgesehenen Ergebnis im Rahmen gemeinnütziger Aktivitäten. Bei einem Ziel handelt es sich dagegen um eine eng gefasste und präzise Angabe, die messbar ist und sich im Hinblick auf die allgemeinere Zielsetzung unterstützend auf eine bestimmte Hilfsaktivität konzentriert. 

Beispiel:

Ziel: Beteiligung des Clubs an Umweltprojekten im Geschäftsjahr 2010/2011 erhöhen.

Ziele: Unser Club wird bis Ende des Geschäftsjahres 2010/2011 im Rahmen unseres Baumpflanzungsprojekts mindestens 1000 Bäume pflanzen.

Können Zielsetzungen im Laufe des Jahres angepasst werden?

Ja. Es wird jedoch empfohlen, dass Zielsetzungen und Ziele jährlich festgelegt werden, sodass Clubs ihre Fortschritte im Laufe des Jahres überprüfen können.

Was ist ein „Sonderprojekt“?

Unter „Sonderprojekt“ versteht man beliebte und immer wieder stattfindende Projekte, die von einem Club regelmäßig organisiert werden. Durch die Festlegung von Sonderprojekten können Clubs das Ausfüllen des Hilfsaktivitätenberichts vereinfachen (diese Sonderprojekte können in einem Dropdownmenü ausgewählt werden und müssen nicht jeden Monat neu eingegeben werden) und diese Projekte mit der neuen Suchfunktion suchen.