Verwenden der wichtigsten PR-Hilfsmittel

Wie teile ich der Öffentlichkeit Lions-Nachrichten mit?

Nutzen Sie zur Weitergabe Ihrer Botschaft an die Medien und die Gemeinschaft einen Mix aus den folgenden PR-Hilfsmitteln und -Ressourcen.

Club-Faktenblatt
Clubbroschüre „Sei ein Lion“
Pressemitteilung
Interviews und Rhetorik
Nachbereitung der Veranstaltung in den Medien
Werbespots
Öffentlich-rechtliches Fernsehen
Videoprogramme
Websites und soziale Netzwerke
Print-Werbematerialien
Fotos
LION-Magazin

Club-Faktenblatt

Ein Club-Faktenblatt enthält Hintergrundinformationen über Ihren Club für Berichterstatter. Legen Sie Pressemitteilungen immer ein Faktenblatt bei. Sie können Faktenblätter auch bei Veranstaltungen in der Gemeinde austeilen. Siehe dazu das Beispiel am Ende der PDF-Datei unseres PR-Ratgebers.

Clubbroschüre „Sei ein Lion“

Diese Broschüre kann bei Gemeindeveranstaltungen verteilt oder an an einer Mitgliedschaft bei Lions Interessierte ausgegeben werden. Auf der Seite „Publikationen“ unserer Website können Sie die Broschüre auch als anpassbare PDF- oder Microsoft Word-Datei herunterladen.

Pressemitteilung

Eine Pressemitteilung gibt in den ersten beiden Absätzen Antworten auf die sechs W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? und Wie? Nachfolgende Absätze sollten weitere Informationen mit von oben nach unten abnehmender Wichtigkeit enthalten. Einfach formulierte Pressemitteilungen, die viele Fakten enthalten, werden am ehesten veröffentlicht. So erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre Pressemitteilung verwendet wird:

Es handelt sich um ein berichtenswertes Ereignis.
Die Sätze und Absätze sind kurz und behandeln jeweils nur einen Aspekt.
Reichern Sie wichtige Informationen mit Zitaten an. Vergessen Sie beim Zitieren nicht, den Namen und Titel der zitierten Person anzugeben.
Vermerken Sie oben auf der Seite den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer eines Ansprechpartners, unter der dieser tagsüber zu erreichen ist.
Verfassen Sie Ihre Pressemitteilungen in einem gängigen Format (siehe Beispiel am Ende dieses Leitfadens). Auf der Seite Vorlagen für Pressemitteilungen können Sie vorformatierte Vorlagen für Pressemitteilungen aufrufen.
Geben Sie Ihre Pressemitteilungen mindestens zwei Wochen vor dem Ereignis an die Redakteure, Berichterstatter und Nachrichtenredakteure von Ihrer Medienliste heraus, die dem jeweiligen Berichtstyp entsprechen.
Wenn es sich um einen Top-Bericht handelt, setzen Sie sich eine Woche vor dem Ereignis noch einmal mit jeder Medieneinrichtung in Verbindung. Bieten Sie an, Fragen zu beantworten, und erwähnen Sie Gelegenheiten für Fotoaufnahmen. Zeigen Sie sich positiv und enthusiastisch bei Ihren Erklärungen, warum Leser/Zuhörer an Ihrer Story Interesse haben würden.

Rufen Sie bei den lokalen Medien an, um einem Reporter oder Redakteur eine Reportage vorzuschlagen, wenn eine Pressemitteilung eventuell nicht ausreicht, um ein Projekt ausreichend zu beschreiben. Wecken Sie bei dem Reporter z. B. Interesse an einer Reportage über die Wichtigkeit ehrenamtlicher Arbeit in Ihrer Gemeinde, anstatt über eine bestimmte Veranstaltung oder Aktivität zu berichten.

Interviews und Rhetorik

Ein Clubsprecher sollte in der Lage sein, präzise Informationen selbstbewusst und mit Begeisterung vorzutragen. Es folgen einige Tipps für erfolgreiche Interviews:

Kennen Sie die Fakten. Bereiten Sie Informationen vor, die über das Wer, Was, Wann, Wo und Wie in den Medienunterlagen hinausgehen.
Bereiten Sie Kernbotschaften vor. Statt auf Fragen nur mit „Ja“ oder „Nein“ zu antworten, nutzen Sie die Fragen des Interviewers als Brücke zu Ihren Kernbotschaften. Üben Sie bereits vor dem Interview das Beantworten wahrscheinlicher Fragen. Passen Sie die Kernbotschaften der Vereinigung, die Sie auf der LCI-Website finden, an die Botschaften Ihres Clubs an.
Antworten Sie kurz und bündig. Erwähnen Sie Ihre Hauptpunkte in ein paar kurzen, klaren Sätzen zu Anfang des Interviews. Falls Sie die Antwort auf eine Frage nicht wissen, bieten Sie an, die Antwort herauszufinden und unverzüglich nachzureichen.
Erwähnen Sie häufig den Namen Ihres Clubs. Vermeiden Sie es, nur von „ich“ oder „wir“ zu sprechen.
Achten Sie auf Ihre Worte. Hüten Sie sich vor „inoffiziellen“ Bemerkungen.
Kleiden Sie sich angemessen. Tragen Sie stets Ihre Lions-Anstecknadel. Im Fernsehen sind Nadelstreifenanzüge, weiße Hemden, grelle Farben und zu viel Schmuck oft fehl am Platz.
Lächeln Sie. Seien Sie gesprächig. Lassen Sie den Reporter spüren, dass Sie gerne Lion sind.

Nachbereitung der Veranstaltung in den Medien

Tragen Sie die Ergebnisse Ihrer Programme und Spendenaktionen mit folgenden Mitteln an die Öffentlichkeit:

Pressemitteilung. Verfassen Sie eine kurze einseitige Pressemitteilung, in der Sie die Projektergebnisse herausstellen. Fügen Sie Bilder ein.
Schreiben an die Redaktion. Verfassen Sie eine Dankesbotschaft an die Öffentlichkeit.
Schalten Sie eine Anzeige. Schalten Sie u. U. eine kleine Anzeige, in der Sie für die Unterstützung durch die Gemeinde danken. Als gemeinnützige Organisation erhalten Sie eventuell Rabatte. Manchmal wird sogar Anzeigenraum gratis zur Verfügung gestellt.

Werbespots

Bei den Werbespots handelt es sich um kurze (10, 15 oder 30 Sekunden lange) Botschaften, die aufgrund ihrer Gemeinnützigkeit von TV- oder Radiosendern kostenlos ausgestrahlt werden. Sie müssen der Gemeinde, nicht nur Ihrem Club nützen.

Lions Clubs International verfügt über eine Vielzahl von Werbespots zu verschiedenen Themen, die den Clubs kostenlos zur Verfügung gestellt werden, darunter Werbespots in Sendequalität im MPEG-Format, die von TV-Stationen heruntergeladen werden können.

Da zur Übermittlung eines Werbespots höchstens 10 bis 30 Sekunden zur Verfügung stehen, ist eine kurze und prägnante Formulierung Ihrer Nachricht unerlässlich. Als Themen eignen sich Mitteilungen über Blindheitsverhütung, Jugenddienste, Fundraising-Anlässe, die der Gemeinde nützen, sowie von Ihrem Club finanzierte öffentliche Veranstaltungen. Werbespots müssen:

die Aufmerksamkeit der Hörer gewinnen.
aufzeigen, welchen Nutzen der Hörer von dem hat, was Sie vorschlagen.
dem Hörer sagen, wohin er gehen soll, was er tun soll, wann er es tun soll und unter welcher Telefonnummer er genauere Informationen erhält.

Als allgemeine Richtlinie gilt: Ein 10 Sekunden langer Werbespot hat ca. 20 Wörter und ein 30 Sekunden langer Werbespot ca. 65.

Erkundigen Sie sich bei der Nachrichten- bzw. Lokalredaktion Ihres örtlichen TV- oder Radiosenders nach den Termin- und Formatvorgaben, und fragen Sie, ob sie Sie bei der Produktion unterstützen würden. Radio- und Fernsehstationen bieten gemeinnützigen Organisationen oftmals Preisermäßigungen für die Produktion an.

Öffentlich-rechtliches Fernsehen

Öffentlich-rechtliche Sender strahlen Werbespots aus, zeigen Videos von Clubaktivitäten, posten Clubaktivitäten in Nachrichtenforen und laden Clubmitglieder zu Talkshows ein. Kontaktieren Sie den Leiter des öffentlichen Nachrichtendienstes bei einem Lokalsender bezüglich der Möglichkeiten des Programms.

Videoprogramme

Zeigen Sie bei öffentlichen Ereignissen sowie bei Treffen mit anderen Gruppen Werbespots oder Videos, z. B. das Videomagazin Lions Quarterly (LQ). Im Lions News Network (LNN) können Sie Videos ansehen und bestellen. Darüber hinaus können Sie Videos auch auf YouTube anschauen oder LQ über iTunes herunterladen.

Websites und soziale Netzwerke

Websites und soziale Netzwerke sind hervorragende Mittel, um die Öffentlichkeit über Ihren Club zu informieren. Bei e-Clubhouse können Sie mithilfe einfacher Vorlagen und kostenloser LionNET-Hostings eine Club-Website erstellen. Eine einmal erstellte Website muss ständig aktualisiert werden, und zu ihr führende Links sollten in das Werbematerial aufgenommen werden.

Soziale Netzwerke wie Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn und Flickr sind hervorragend dazu geeignet, den Bekanntheitsgrad von Lions-Clubs zu erhöhen. Beauftragen Sie ein Clubmitglied, das mit sozialen Netzwerken vertraut ist, mit der Erstellung und Wartung der Clubseiten auf diesen Portalen. Nehmen Sie Kontaktinformationen, Fotos von jüngsten Projekten, eine Zweckerklärung und einen Veranstaltungskalender in die Website auf.

Print-Werbematerialien

Achten Sie bei der Kommunikation Ihres Ereignisses über Print-Materialien auf Folgendes:

Geben Sie Antworten auf die Fragen: Wer, was, wann, wo, warum.
Drücken Sie sich klar und präzise aus, ohne auszuschweifen.
Die Materialien müssen ansprechend gestaltet sein und per Laserdrucker oder professionell gedruckt worden sein.
Verwenden Sie eine deutliche, leicht lesbare Schriftart.
Der Name Ihres Clubs, die Kontaktinformationen sowie das Lions-Logo müssen klar zu erkennen sein.

Sie können eventuell als gemeinnützige Organisation mit Druckereien oder Kopiergeschäften einen Sonderrabatt für Ihre Flyer und Plakate aushandeln.

Fordern Sie Clubmitglieder auf, an öffentlichen schwarzen Brettern, Bushaltestellen, Bahnstationen bzw. in Bibliotheken, Schaufenstern usw. in Ihrem Umkreis Flyer und Plakate auszuhängen.

Fotos

Mitteilungsblätter und Werbematerialien Ihres Clubs können durch Fotos aufgewertet werden. Pressemitteilungen sollten immer gemeinsam mit Fotos an eine Zeitungsredaktion gesendet werden. Veröffentlichen Sie Fotos von Ihren Clubaktivitäten und von Menschen, denen Sie im Rahmen einer Gemeindeveranstaltung helfen konnten. Tipps für das Fotografieren:

Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Digitalkamera. Digitalfotos können einfacher versandt, gespeichert und archiviert werden. Reichen Sie Digitalfotos als Dateianhang ein. Fügen Sie Fotos nicht per Ausschneiden und Einfügen in eine E-Mail ein.
Verwenden Sie nur scharfe Fotos.
Momentaufnahmen sind oft besser als gestellte Fotos. Gruppenfotos und gestellte Aufnahmen haben für Club-Mitteilungsblätter zwar durchaus ihre Berechtigung, doch sind sie weit weniger interessant als Schnappschüsse. Für viele Veröffentlichungen werden gestellte Fotos abgelehnt.
Wenn es zu gestellten Fotos keine Alternative gibt, sollten diese möglichst natürlich wirken. Das lässt sich z. B. erreichen, indem die fotografierte Person irgendetwas tut. Setzen Sie den Rand so, dass keine Personen abgeschnitten sind.
Gehen Sie so nahe wie möglich an das Geschehen heran.
Beschränken Sie sich auf wenige Personen, und vermeiden Sie zu viel Hintergrund.
Machen Sie viele Aufnahmen, aus denen Sie anschließend die besten auswählen.
Erkundigen Sie sich bei Ihrer lokalen Zeitungsredaktion, ob elektronische Fotos akzeptiert werden.
Wenn Sie Ihre Fotos an den internationalen Hauptsitz senden möchten, verwenden Sie bitte das Formular zum Einreichen von Fotos.

Um uns die Veröffentlichungsrechte für die Fotos Ihres Clubs zu überlassen, nutzen Sie bitte das Autorisierungsformular für Video- und Fotomaterial bzw. das Autorisierungsformular für Video- und Fotomaterial mit Kindern.

LION-Magazin

Erzielen Sie landesweit Aufmerksamkeit für die gemeinnützigen Aktivitäten Ihres Clubs, indem Sie Artikel und Fotos an die LION-Zeitschrift schicken. Nicht alle eingereichten Artikel und Fotos können veröffentlicht werden, aber so verbessern Sie Ihre Chancen:

Geben Sie detaillierte Informationen – wer, was, wann, wo, warum, wie – über abgeschlossene gemeinnützige Projekte oder Spendenaktionen Ihres Clubs.
Senden Sie keine Bilder ein, die für die Verwendung im Internet formatiert sind. Bilder für Webseiten sind zu klein und haben nicht genügend Auflösung für die Verwendung im LION-Magazin.
Fügen Sie aussagekräftige Moment- oder Aktionsaufnahmen von Lions ein, die am Projekt teilgenommen haben. Geben Sie die Namen aller abgebildeten Personen an.
Senden Sie keine Shakehands-Fotos ein, auf denen z. B. händeschüttelnde oder einen Scheck überreichende Personen zu sehen sind.
Vermerken Sie Name, Anschrift, Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners, der mit dem Projekt vertraut ist.

Schicken Sie Ihre Beiträge und Fotos unter Beachtung der o. g. Richtlinien an: LION Magazine, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 USA, oder senden Sie eine E-Mail. Beachten Sie, dass die ausgewählten Artikel oft erst nach einem Jahr erscheinen.

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