Die Sponsorclubs arbeiten eng mit den Distriktbeauftragten für Youth Exchange zusammen, um den Erfolg des Austauschprogramms zu gewährleisten.

Wenngleich die Organisation des Austauschs in der Regel dem Distriktbeauftragten obliegt, trägt auch der Sponsorclub bestimmte Verantwortlichkeiten:

• Förderung des Youth Exchange-Programms in der Gemeinde
• Auswählen geeigneter Austauschteilnehmer
• Durchführung von Orientierungsveranstaltungen für die jugendlichen Teilnehmer
• Aufklärung über die behördlichen Vorschriften in Bezug auf Reisepässe, Visa und Schutzimpfungen sowie die geltenden Zollbestimmungen
• Hilfe bei den Reisevorbereitungen
• Deckung der Reisekosten für die Jugendlichen vom Heimatort in die Gastgemeinde. (Dazu gehören die tatsächlichen Fahrtkosten, Versicherungskosten, Flughafengebühren, Zollgebühren und eventuell unterwegs anfallende Übernachtungskosten.)
• Pflege der Kontakte zwischen den Teilnehmern, dem Lions-Gastclub, der Gastfamilie und den Beauftragten für Youth Exchange
• Einhaltung der Richtlinien des Lions Youth Exchange-Programms. (Dazu gehört ein Nachweis über den Versicherungsschutz des Austauschteilnehmers sowie eine unterzeichnete Haftungsfreistellungserlärung für den Lions-Gastclub.)

Ein Lions-Club wird zu einem Sponsorclub, wenn er entweder:

• von einem potenziellen Teilnehmer am Youth Exchange-Programm einen Antrag auf Sponsorschaft erhält und annimmt, oder
• Bewerber für das Youth Exchange-Programm sucht.

Zur Auswahl der Teilnehmer organisieren die Clubs häufig einen Schreib- oder Redewettbewerb. Alle Bewerber müssen ein Antragsformular ausfüllen, das inhaltlich dem Youth Exchange-Teilnahmeantrag entspricht. Einen solchen Antrag finden Sie hier.

Viele Clubs unterstützen die von ihnen gesponserten Lions Youth Exchange-Teilnehmer finanziell.