Sobald der Organisationsausschuss alle Vorbereitungen für das Camp abgeschlossen hat, werden detaillierte Informationen an den Hauptsitz von Lions Clubs International gesendet, damit das Camp in die online abrufbare Liste der Jugendcamps von Lions International aufgenommen wird. Auf diese Weise erfahren sowohl Lions als auch junge Leute in der ganzen Welt von diesem Camp.

Die Campteilnehmer werden durch den Ausschuss "Lions - Chancen für Jugendliche" (dazu gehören neben dem lokalen Jugendaustausch Youth Outreach, Leo-Club und Friedensplakat-Beauftragte), die Lioness- und Leo-Clubs, ehemalige Campteilnehmer, ortsansässige Schulen oder Jugendgruppen oder über Pressemitteilungen in den lokalen Medien rekrutiert.

Jugendliche, die sich für die Teilnahme an einem internationalen Jugendcamp der Lions interessieren, müssen zunächst einen Lions-Club finden, der sich als Sponsor zur Verfügung stellt. Alle Vorbereitungen in Bezug auf das Camp werden von den als Sponsoren und als Gastgeber agierenden Lions-Clubs getroffen.

In die Verantwortlichkeit der Sponsor-Lions-Clubs fallen:

• Alle internationalen Reisekosten für Hin- und Rückfahrt einschließlich Versicherung, Flughafen- und Zollgebühren sowie unterwegs anfallende Übernachtungskosten. Diese Ausgaben können mit Geldern des Distrikts durch den Club oder nach Möglichkeit von den Jugendlichen selbst und/oder deren Familien bzw. durch Kombination dieser Methoden bestritten werden.
• Die Auswahl der Bewerber für die Teilnahme am Programm.
• Die Beauftragung eines Clubmitglieds mit den Aufgaben, die zur Vorbereitung der Reise, Erfüllung der Anforderungen des Camps und bei der Zusammenarbeit mit dem Jugendaustausch-Beauftragten des Lions-Distrikts anfallen, um z. B. eine Gastfamilie für den Bewerber zu finden.
• Die Vorbereitung des Jugendlichen auf die Begegnung mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen.
  

Wenn sich mehrere Jugendliche mit einem Förderungsgesuch an einen Lions-Club wenden, kann die Auswahl durch einen Schreib- oder Redewettbewerb getroffen werden. Außerdem können sich die Jugendlichen, die auf diese Weise nicht gefördert werden, natürlich an einen anderen Lions-Club wenden.

Der Lions-Club, der als Sponsor für einen Campteilnehmer auftritt, informiert den Bewerber über die Anforderungen des Camps, die Voraussetzung für die Teilnahme sind. Dazu gehört z. B., dass der Teilnehmer die geforderte Sprache fließend spricht, die Vorgaben in Bezug auf Alter, Geschlecht und Gesundheit (z. B. Schutzimpfungen) erfüllt und über eine Reise- und Krankenversicherung verfügt. Ferner wird der Teilnehmer über den Zeitpunkt des Camps, geplante Aktivitäten und anfallende Kosten (Ausgaben in Höhe von 25 US-Dollar pro Woche für Campteilnehmer und 75 US-Dollar pro Woche für Teilnehmer am Jugendaustauschprogramm), Bewerbungsfristen und die behördlichen Vorschriften in Bezug auf Reisepass, Visa und die geltenden Zollbestimmungen informiert.

Der Antrag für die Teilnahme am Camp (Formulare werden vom entsprechenden Organisationsausschuss der Lions erstellt) enthält in der Regel folgende Angaben: Name und Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum; Namen der Eltern, deren private und dienstliche Telefonnummern, eine Telefonnummer für Notfälle; vorherige Teilnahme an internationalen Jugendcamps, frühere Auslandsreisen; Angaben zum als Sponsor agierenden Lions-Club (Name des Clubs, Name und Unterschrift des Club-Vorsitzenden); Vollmacht für die Behandlung in medizinischen Notfällen, Angaben zum Versicherungsschutz.

Der Sponsor-Lions-Club sendet die Anträge und Empfehlungsschreiben der Bewerber vor Ablauf der Bewerbungsfrist an das Organisationskomitee des Camps. Bei der Zusammenstellung der Teilnehmerlisten für das Jugendcamp werden ausgewogene Verhältnisse in Bezug auf Alter, Geschlecht und Herkunftsland angestrebt.

Bewerbern, die für die Teilnahme ausgewählt wurden, werden ein Bestätigungsschreiben und Informationsmaterial zugesandt. Dazu gehören: eine Kleiderliste, Hinweise und Formular für das Gesundheitsattest, Informationen zum Versicherungsschutz, Schadloshaltungserklärung, Ankunftszeiten am Flughafen, Bahnhof oder sonstigen Verkehrsknotenpunkt, Stadtplan, geografische Karte des Landes, Postanschrift des Camps, Liste der im Camp geltenden Vorschriften und eine Liste mit Redewendungen in der Landessprache.

Wenn zum Programm des Camps auch der Aufenthalt in einer Gastfamilie gehört, werden die Campteilnehmer und die Gastfamilie darüber rechtzeitig informiert.

Jugendliche, die mit ihrer Bewerbung bei einem Camp keinen Erfolg hatten, können sich auch bei einem anderen Camp bewerben.

Die Sponsor-Lions-Clubs stellen den Teilnehmern Informationen über das Gastland und dessen kulturelle Besonderheiten, über Lions Clubs International, die Geschichte des Sponsor-Lions-Clubs sowie Anstecknadeln und Fahnen zur Verfügung, die der Teilnehmer dem Leiter des Camps und den Gastfamilien überreichen kann.