| Youth Exchange-Beauftragte sollten mit folgenden Dokumenten  vertraut sein:
Beauftragte sollten darüber hinaus über folgende Punkte informiert sein:
- bisherige Youth Exchange-Erfolge und -Misserfolge des Distrikts
- Informationen zu Gastgebern und Sponsoren
Für die Organisation internationaler Jugendaustauschprogramme ist viel Zeit und Geduld erforderlich. Als Zeitrahmen für die Vorbereitung eines Austauschs werden sechs bis acht Monate empfohlen.
Einige Distrikt-Governors bevorzugen es, Jugendaustauschprojekte mit Twin-Distrikten zu organisieren. Andere Beauftrage ziehen es vor, direkt den Kontakt zu anderen Beauftragten aufzunehmen. Die im Rahmen des internationalen Lions-Kongresses stattfindende Youth Exchange-Tagung bietet Beauftragten eine ausgezeichnete Gelegenheit für Begegnungen und Diskussionen.
Beim Organisieren von Austauschprojekten zwischen zwei Distrikten müssen die beiden Beauftragten die genaue Anzahl der Projekte festlegen.
Auswahl von Austauschteilnehmern
Um die Jugendlichen vor Ort über das Lions Youth Exchange-Programm zu informieren, empfehlen sich Ankündigungen in den folgenden Einrichtungen und Medien:
- Schulen vor Ort
- Jugendzentren
- Gemeindezentren
- Geschäftsstellen in Stadtgemeinden
- kirchliche Einrichtungen
- lokale Medien
Einige Clubs oder Distrikte organisieren für die Auswahl der Austauschteilnehmer spezielle Schreibwettbewerbe. Nach Auswahl der Jugendlichen müssen die Kandidaten die Youth Exchange-Bewerbung (YE-1401) ausfüllen. Auf dem Antrag sind drei mögliche Reiseziele angegeben.
Anschließend teilt der Youth Exchange-Beauftragte dem Jugendlichen mit, welche Unterlagen erforderlich sind. Benötigt werden:
- ein gültiger Pass
- Visum (je nach Reiseland)
- erforderliche Schutzimpfungen
- Nachweis der Reiseversicherungsunterlagen. Der Versicherungsschutz ist sowohl für die Jugendlichen in der Heimat als auch für die Jugendlichen in der Gastregion Grundvoraussetzung.
Daraufhin kontaktieren die Youth Exchange-Beauftragten über das Verzeichnis der Beauftragten für Youth Exchange und Internationale Beziehungen per E-Mail, Fax, Telefon oder Post die Youth Exchange-Beauftragten des Austauschpartners.
Der nächste Schritt ist die Reiseplanung. Die Planung wird gemeinsam von den Youth Exchange-Beauftragten der Heimat- und Gastregion vorgenommen.
Der Youth Exchange-Beauftragte der Heimatregion übernimmt die Planung für die Gastfamilien und gibt die Informationen an den Youth Exchange-Beauftragten des Sponsors weiter. Die endgültigen Reisedaten werden dem Distrikt-Governor und den Youth Exchange-Beauftragten des Gesamtdistrikts mitgeteilt.
Eine Einführung in die kulturellen Besonderheiten des Gastlandes ist der Grundstein für erfolgreichen Jugendaustausch. Aus diesem Grund sollten sowohl die Jugendlichen als auch die Gastfamilien an einem Orientierungstreffen teilnehmen. Die Auswahl und Einweisung der Gastfamilien ist eine weitere Aufgabe, die im Verantwortungsbereich des Youth Exchange-Beauftragten des Distrikts liegt.
Nach Beendigung des Austauschs werden Informationen und Fotos des Jugendaustauschs an folgende Institutionen gesendet:
- lokale Medien
- Club- und Distrikt-Newsletters
- Club- und Distrikt-Websites
- die Abteilung für Jugendprogramme am internationalen Hauptsitz
Wenn Sie Publikationen zu Serviceaktivitäten, z. B. zum Jugendaustausch, bestellen möchten, klicken Sie hier.
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