Rapport d'activités de service : Foire aux questions

• Comment calculer les heures de service des Lions ?
• Les clubs peuvent-ils rendre compte des activités de collecte de fonds ? 
• Est-il possible d'établir des rapports sur les visites de club, les réunions de zone et autres manifestations rassemblant de nombreux participants ?
• Comment rendre compte des événements nécessitant un travail de planification et d'organisation étendu ?
• Existe-t-il une fonction permettant de copier la même activité d'un mois à un autre ?
• Comment rendre compte des activités relatives aux campagnes d'action internationale ?
• Est-il possible d'établir un rapport mensuel préalable ou peut-on uniquement créer un rapport pour le mois en cours ?
• Comment imprimer et/ou enregistrer le rapport d'activités mensuel ?
• Après avoir saisi les activités, comment puis-je soumettre mon rapport mensuel ?
• Qui reçoit les rapports dans le cadre du nouveau système ?
• Comment signaler l'absence d'activité ?
• Comment dois-je établir le rapport annuel ?  Existe-t-il un formulaire spécial pour cette opération ?
• Comment puis-je obtenir le certificat d'excellence pour l'établissement du rapport annuel ?
• Des formations ou didacticiels en ligne relatifs au rapport sur les œuvres sociales du Lions Clubs International seront-ils proposés ?
• Est-il possible de rechercher des activités envoyées par d'autres clubs ?
• Qui aura accès à la fonction de recherche ? 
• Les districts et les clubs sont-ils tenus de définir des buts et des objectifs annuels ?
• Quelle est la différence entre un but et un objectif ?
• Les buts peuvent-ils être révisés au cours de l'année ?
• Qu'est-ce qu'une activité de grande envergure ?

Comment calculer les heures de service des Lions ?

Le rapport vise à évaluer les heures de service direct. Les clubs doivent inclure uniquement les heures effectivement consacrées au projet d'œuvre sociale. Par exemple, si 3 Lions participent à la mise en œuvre du projet et qu'ils consacrent chacun 2 heures à cette activité, les heures de service des Lions seront calculées comme suit : (3 Lions x 2 heures) = 6 heures de service.

Les clubs peuvent-ils rendre compte des activités de collecte de fonds ? 

Oui. Les secrétaires de club peuvent choisir une des catégories de collecte de fonds lorsqu'ils ajoutent de nouvelles activités. Ces catégories concernent des activités qui sont strictement consacrées à la collecte de fonds plutôt qu'à des services fournis directement à la communauté. Les clubs ont aussi la possibilité d'indiquer les fonds collectés et reçus lorsqu'ils rendent compte d'autres œuvres sociales.

Est-il possible d'établir des rapports sur les visites de club, les réunions de zone et autres manifestations rassemblant de nombreux participants ?

Oui. Pour ce faire, les secrétaires de club doivent sélectionner le type d'activité correspondant dans la catégorie administrative.

Comment rendre compte des événements nécessitant un travail de planification et d'organisation étendu ?

Pour comptabiliser les heures consacrées à la planification d'un projet (par exemple, l'organisation de réunions et de visites), les secrétaires doivent les inscrire dans une activité distincte et sélectionner le type d'activité approprié dans la catégorie administrative.

Existe-t-il une fonction permettant de copier la même activité d'un mois à un autre ?

Oui. Les clubs peuvent signaler les activités qu'ils réalisent régulièrement grâce à la fonction Activité de grande envergure. Pour obtenir plus d'informations sur cette fonction, consultez les questions annexes ci-dessous.

Comment rendre compte des activités relatives aux campagnes d'action internationale ?

Les clubs qui participent à ces activités doivent sélectionner la case correspondante lorsqu'ils ajoutent de nouvelles activités.

Est-il possible d'établir un rapport mensuel préalable ou peut-on uniquement créer un rapport pour le mois en cours ?

Le système vous permet de créer des rapports sur les activités tout au long de l'exercice financier. Par exemple, les informations relatives aux activités accomplies en juillet 2011 peuvent être communiquées jusqu'à juin 2012. Toutefois, cela n'est possible que pendant un exercice financier, ce qui signifie que les clubs ne pourront pas modifier les enregistrements après le 16 juillet de la nouvelle année fiscale.

Comment imprimer et/ou enregistrer le rapport d'activités mensuel ?

Les clubs peuvent désormais imprimer un exemplaire du rapport mensuel directement à partir de la page du rapport d'activités mensuel en cliquant sur l'icône d'impression qui figure en haut de la page. 

Après avoir saisi les activités, comment puis-je soumettre mon rapport mensuel ?

Une fois toutes les activités enregistrées et ajoutées à votre liste d'activités mensuelles, votre rapport est terminé. Les informations sont enregistrées dans le système et vous pouvez y accéder à tout moment, ainsi que tout autre utilisateur de MyLCI en ligne autorisé à y accéder. 

Qui reçoit les rapports dans le cadre du nouveau système ?

Les officiels de club et de district qui ont accès à MyLCI en ligne peuvent consulter toutes les activités de leur club/district saisies dans le système. Les officiels de district peuvent consulter les listes d'activités, mais ne peuvent pas les modifier, contrairement aux officiels de club.

Comment signaler l'absence d'activité ?

Si les clubs n'ont à rendre compte d'aucune activité au cours d'un mois donné, aucune tâche ne leur incombe. Nous préférons que seules les activités administratives et œuvres sociales effectivement réalisées par votre club (ex : réunions, visites de club, formation, etc.) soient indiquées.

Comment dois-je établir le rapport annuel ? Existe-t-il un formulaire spécial pour cette opération ?

Les secrétaires de club sont tenus de compléter les rapports sur les œuvres sociales une fois par mois à l'aide du site Web MyLCI. Les formulaires papier ou électroniques ne sont plus acceptés.

Comment puis-je obtenir le certificat d'excellence pour l'établissement du rapport annuel ?

Le certificat d'excellence est attribué aux secrétaires de club qui ont correctement établi les rapports sur les œuvres sociales dans le système de soumission de rapports mensuels d'effectif (RME) en ligne. Le certificat peut être téléchargé directement à partir du système de soumission de rapports à la fin de l'exercice financier. Les secrétaires de club ont jusqu'au 15 juillet pour compléter les rapports et télécharger le certificat pour un exercice financier donné. 

Des formations ou didacticiels en ligne relatifs au rapport sur les œuvres sociales du Lions Clubs International seront-ils proposés ?

Oui. Des annonces relatives aux formations à venir et des présentations archivées sont disponibles sur la page relative au rapport sur les œuvres sociales du Lions Clubs International.

Est-il possible de rechercher des activités envoyées par d'autres clubs ?

Oui. Les utilisateurs de MyLCI peuvent désormais consulter les activités partagées par les autres clubs à l'aide de la nouvelle fonction de recherche. Plusieurs critères de recherche ont été mis en place, notamment le type d'activité, la zone géographique, le mois et l'année, ainsi que des mots-clés. 

Qui aura accès à la fonction de recherche ? 

Les officiels de club et de district autorisés à accéder à MyLCI peuvent effectuer des recherches d'activités. Cependant, lorsque les activités concernent d'autres clubs/districts que le leur, ils peuvent uniquement accéder aux activités partagées. 

Les districts et les clubs sont-ils tenus de définir des buts et des objectifs annuels ?

Non. Cette fonction est un outil facultatif que les districts et les clubs peuvent utiliser pour définir des buts et des objectifs concernant leurs actions et pour évaluer leur progression (grâce aux informations réunies dans le rapport sur les œuvres sociales) au cours de l'année.

Quelle est la différence entre un but et un objectif ?

Un but est l'annonce générale d'un résultat espéré concernant le service. À l'inverse, un objectif est une déclaration précise et quantifiable qui se concentre sur une œuvre sociale spécifique favorisant la réalisation du but. 

Par exemple :

But : rehausser le niveau de participation du club aux projets en faveur de l'environnement pendant l'exercice 2010-2011.

Objectif : avant la fin de l'année d'exercice 2010-2011, notre club plantera au minimum 1 000 arbres dans le cadre de nos actions de plantation d'arbres.

Les buts peuvent-ils être révisés au cours de l'année ?

Oui. Néanmoins, il est préférable que les buts et les objectifs soient définis sur une base annuelle, de sorte que les clubs puissent évaluer leur progression au cours de l'année.

Qu'est-ce qu'une activité de grande envergure ?

Une activité de grande envergure est une activité populaire et récurrente que le club organise de manière continue. En déployant des activités de grande envergure, les clubs sont en mesure de simplifier l'établissement des rapports (les activités pouvant être sélectionnées dans une liste déroulante, plutôt que saisies tous les mois) et de rechercher ces types d'activité grâce à la nouvelle fonction de recherche.