Utilisation des principaux outils RP

Comment partager les messages Lions avec le grand public ?

Utilisez les outils et ressources de relations publiques (RP) suivants pour partager votre message avec les médias et les membres de la communauté.

• Fiche d'informations de club 
• Brochure Devenez un Lion
• Communiqué de presse
• Entretiens et prise de parole en public
• Publicité réalisée après les manifestations
• Messages d'intérêt public
• Télévision d'accès public
• Programmes vidéo
• Sites Web et réseaux sociaux
• Supports publicitaires imprimés
• Photographies
• Magazine LION

Fiche d'informations de club

Une fiche d'informations de club fournit aux journalistes des informations générales sur votre club. Joignez une fiche d'informations à tous les communiqués de presse. Vous pourrez aussi la distribuer au grand public pendant les manifestations communautaires. Voir l'exemple présenté à la fin de notre  Guide de relations publiques (PDF).

Brochure Devenez un Lion

Vous pouvez distribuer cette brochure lors d'événements organisés par votre communauté ou pour informer toute personne qui souhaiterait rejoindre un Lions club. Consultez notre page des publications pour télécharger une version PDF ou Microsoft Word personnalisable de cette brochure.

Communiqué de presse

Les communiqués de presse répondent à six questions clés dans les deux premiers paragraphes : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ? et Comment ? Les autres paragraphes fournissent des informations complémentaires par ordre décroissant d'importance. Les communiqués de presse factuels, rédigés simplement sont plus susceptibles d'être publiés. Pour augmenter les chances de diffusion de votre communiqué :

• Assurez-vous qu'il traite d'un événement méritant de faire l'objet d'un reportage.
• Rédigez des phrases et des paragraphes courts en les limitant à une seule idée.
• Utilisez des citations pour mettre en avant les informations essentielles. Lorsque vous nommez l'auteur d'une citation, précisez son nom et son titre.
• Indiquez le nom de la personne à contacter en haut de la page, ainsi qu'un numéro de téléphone auquel elle est joignable pendant la journée et une adresse électronique.
• Respectez un format de communiqué de presse standard ; reportez-vous à l'exemple de communiqué présenté à la fin de ce guide pour en savoir plus sur les formats appropriés et consultez la page Exemples de communiqués de presse pour télécharger des modèles de communiqués préformatés à compléter.
• Au moins quinze jours avant l'événement, distribuez des communiqués de presse aux rédacteurs, journalistes ou directeurs des actualités qui se trouvent sur votre liste de représentants de la presse et qui traitent d'événements tels que celui que vous organisez.
• S'il s'agit d'une manifestation de grande envergure, prenez contact avec chaque représentant des médias une semaine avant l'événement. Proposez de répondre à leurs questions et précisez qu'ils pourront prendre des photos. Montrez-vous positif et enthousiaste, en expliquant pourquoi cet événement peut intéresser leur public.

Lorsqu'un communiqué de presse ne se prête pas à la situation, contactez les représentants des médias locaux pour suggérer à un rédacteur ou à un journaliste de publier un article. Montrez au journaliste qu'il est plus intéressant de retracer une histoire mettant par exemple en avant l'importance du bénévolat dans la communauté, plutôt qu'un événement ou une manifestation spécifique.

Entretiens et prise de parole en public

Un porte-parole de club efficace doit pouvoir fournir des informations exactes avec enthousiasme et confiance. Voici quelques conseils à suivre pour réussir un entretien :

• Ayez une parfaite connaissance des faits. Soyez prêt à aller au-delà des questions Qui ?, Quoi ?, Quand ?, Où ? et Comment ? qui sont posées dans les supports de communication.
• Préparez les points clés du message. Au lieu de répondre simplement par « oui » ou par « non », utilisez la question posée par le journaliste pour introduire vos messages clés. Entraînez-vous avant l'entretien à répondre aux questions qui sont susceptibles de vous être posées. Examinez les messages clés de l'association sur le site Web du LCI et adaptez-les aux besoins de votre club.
• Donnez des réponses brèves et claires. Évoquez les points clés au début de l'entretien à travers quelques phrases claires et concises. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question particulière, proposez immédiatement de faire des recherches et de revenir vers le journaliste avec vos résultats.
• Mentionnez souvent le nom de votre club. Évitez de dire simplement « Je » ou « Nous ».
• Soyez prudent dans vos propos. Ne faites jamais de commentaires « confidentiels ».
• Choisissez une tenue vestimentaire appropriée. Portez systématiquement votre insigne Lions. Pour la télévision, évitez les rayures, les chemises blanches, les couleurs voyantes et ne portez pas trop de bijoux.
• Souriez. Cherchez à engager la conversation. Montrez au journaliste que vous êtes satisfait d'être un Lion.

Publicité réalisée après les manifestations

Communiquez, aux membres de la communauté, les résultats de vos programmes et de vos récoltes de fonds, à l'aide des méthodes suivantes :

• Communiqué de presse. Préparez un bref communiqué d'une page mettant en évidence les résultats du projet. Ajoutez des photos.
• Lettre à la rédaction. Écrivez un message de remerciement à la communauté.
• Annonce publicitaire. Faites publier une petite annonce visant à remercier la communauté pour son soutien. De nombreuses publications proposent des prix réduits aux organisations à but non lucratif. Certaines offrent même de publier les annonces gratuitement.

Messages d'intérêt public

Les messages d'intérêt public sont de brefs messages (10, 15 ou 30 secondes) qui sont diffusés gratuitement à la radio et à la télévision en tant que service à la communauté. Ils doivent être bénéfiques pour cette dernière, et non pas seulement pour votre club.

Le Lions Clubs International a élaboré toute une série de messages d'intérêt public qui couvrent divers sujets et auxquels les clubs ont accès gratuitement, y compris des messages d'intérêt public au format MPEG adaptés à la radiodiffusion, que les chaînes de télévision peuvent télécharger.

Lorsque vous rédigez un message d'intérêt général, n'oubliez pas qu'il doit être impérativement bref et clair, étant donné que vous disposez tout au plus de 10 à 30 secondes pour le communiquer. Les messages sur la prévention de la cécité, les services à la jeunesse, les récoltes de fonds au profit de la communauté et les manifestations publiques parrainées par votre club sont des sujets appropriés. Les messages d'intérêt public doivent :

• attirer l'attention du public ;
• montrer dans quelle mesure le public peut bénéficier de l'action que vous lui proposez d'effectuer ;
• indiquer aux auditeurs/téléspectateurs où ils doivent se rendre, ce qu'ils doivent faire et à quel moment, ainsi que les coordonnées à utiliser pour obtenir de plus amples informations.

D'une façon générale, un message publicitaire de 10 secondes comporte environ 20 mots et un message de 30 secondes en comprend environ 65.

Contactez le directeur des actualités ou des services publics de votre chaîne de télévision ou station de radio locale pour connaître les exigences applicables en matière de programmation et de format et demander s'il peut vous assister dans les tâches de production. Les stations de radio ou chaînes offrent souvent des tarifs de production réduits aux organisations à but non lucratif.

Télévision d'accès public

Les stations d'accès public diffusent des messages d'intérêt général et des vidéos sur les activités du club, déposent des annonces relatives aux manifestations du club sur les panneaux d'affichage électroniques de la communauté ou proposent même aux membres du club de participer à des émissions communautaires. Adressez-vous au directeur des services publics de votre station locale de télévision câblée pour connaître les possibilités.

Programmes vidéo

Présentez une vidéo, telle que LQ (Lions Quarterly), le magazine vidéo trimestriel des Lions, ou diffusez des messages d'intérêt public lors d'événements organisés au sein de la communauté et à l'occasion de rencontres avec d'autres groupes. Visualisez et commandez des vidéos via le réseau d'actualités Lions (LNN). Vous pouvez également regarder des vidéos sur YouTube et télécharger LQ sur iTunes.

Sites Web et réseaux sociaux

Les sites Web et les sites de réseaux sociaux sont un excellent moyen de faire connaître votre club. Avec le cyber-club, vous pouvez créer un site Web pour votre club à l'aide de modèles faciles à utiliser et des services d'hébergement proposés gratuitement par LionNET. Une fois votre site créé, ne manquez pas de le tenir à jour et de l'inclure dans vos documents publicitaires.

Les sites de réseaux sociaux tels que Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn et Flickr sont un excellent moyen de promouvoir les Lions clubs. Demandez à un membre du club familiarisé avec les réseaux sociaux de créer et de gérer régulièrement les pages du club sur ces sites. Veillez à inclure les coordonnées requises, des photos de projets récents, une déclaration d'intention et une liste des manifestations à venir.

Supports publicitaires imprimés

Les documents imprimés visant à promouvoir votre manifestation doivent :

• répondre aux questions Qui, Quoi, Quand, Où et Pourquoi ;
• utiliser un langage clair et concis, et inclure uniquement les informations nécessaires ;
• avoir un visuel accrocheur et être imprimés sur une imprimante laser ou par un professionnel ;
• utiliser des caractères gras et faciles à lire ;
• présenter de manière très visible le nom de votre club, les coordonnées appropriées et le logo Lions.

Pour la production de vos prospectus et affiches, vous pourrez peut-être négocier avec les services d'impression ou de photocopie afin de bénéficier de tarifs réduits réservés aux organisations à but non lucratif.

Sollicitez les membres de votre club pour qu'ils déposent des brochures et des affiches dans votre quartier (tableaux d'affichage publics, bibliothèques, vitrines des magasins, arrêts d'autobus, gares, etc.). Demandez aux commerçants locaux et aux organismes gouvernementaux de mettre ces documents à la disposition du public.

Photographies

Les photos permettent de mettre en valeur les bulletins et supports publicitaires de votre club ; elles doivent être envoyées à la presse en même temps que votre communiqué. Préparez un montage de photos présentant les activités de votre club et les personnes que vous avez aidées lors d'une manifestation organisée au sein de la communauté. Lorsque vous prenez des photos, tenez compte des recommandations suivantes :

• Utilisez si possible un appareil photo numérique. Les photos numériques sont faciles à envoyer, enregistrer et stocker. Envoyez-les sous forme de fichiers joints. Évitez de les couper et de les coller dans un courriel.
• Conservez uniquement les photos nettes.
• Privilégiez les photos prises sur le vif plutôt que celles où les personnages posent. Les photos de groupe ou de personnages qui posent peuvent être utilisées dans les bulletins de club, mais les photos spontanées présentent davantage d'intérêt. De nombreuses publications n'utiliseront pas les photos de pose.
• Si vous devez photographier des personnes qui posent, faites en sorte que vos prises de vue paraissent le plus naturelles possible en demandant aux personnages de ne pas rester figés. Cadrez les photos avec soin, de façon à ce que tous les personnages soient visibles.
• Rapprochez-vous le plus possible du sujet.
• Limitez le nombre de personnes et évitez les arrière-plans trop chargés.
• Prenez beaucoup de photos et sélectionnez les meilleures.
• Contactez les journaux locaux pour savoir s'ils acceptent les photos électroniques et, le cas échéant, dans quel format.
• Envoyez vos photos au siège international à l'aide du formulaire Envoyer une photo.

Magazine LION

Permettez à votre club d'être reconnu sur le plan national pour ses activités philanthropiques en envoyant des articles et des photos au magazine LION. Les articles envoyés ne seront pas tous publiés. Toutefois, les conseils suivants peuvent vous être utiles lorsque vous envoyez vos témoignages :

• Fournissez des informations détaillées sur la collecte de fonds ou le service accompli par votre club (en précisant qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment).
• N'envoyez pas d'images dont le format est conçu pour Internet. Les images Web sont trop petites et n'offrent pas le niveau de résolution requis par le magazine LION.
• Utilisez des photos nettes et naturelles, qui montrent les Lions participant au projet. Veillez à identifier chaque personne présente sur les photos.
• N'envoyez pas de photos formelles (représentant par exemple des personnes se serrant la main, des scènes de remise de chèque, etc.)
• Ne manquez pas de préciser le nom et l'adresse d'une personne à contacter qui connaît bien le projet, ainsi qu'un numéro de téléphone auquel elle est joignable pendant la journée et/ou une adresse électronique.

Les articles et photos qui remplissent les critères indiqués ci-dessus peuvent être expédiés au magazine LION, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523, États-Unis ou transmis par courriel. Le délai de parution des articles sélectionnés peut atteindre un an.