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Utilisation des principaux outils RP


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Comment partager les messages Lions avec le grand public ?

Servez-vous des différents outils et ressources de RP suivants pour partager votre message avec les médias et membres de votre communauté.

Fiche d’informations du club

La création d’une fiche d’informations fournira aux médias des informations sur l’historique de votre club. Ajoutez-le à tous vos communiqués de presse. Vous pourrez aussi la distribuer au grand public pendant les manifestations communautaires. Voir l'exemple présenté à la fin de notre  Guide de relations publiques (PDF).

Brochure Devenez un Lion

Vous pouvez distribuer cette brochure lors d'événements organisés par votre communauté ou pour informer toute personne qui souhaiterait rejoindre un Lions club.

Communiqué de presse

Les communiqués de presse répondent à six questions clés dans les deux premiers paragraphes : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ? et Comment ? Les autres paragraphes fournissent des informations complémentaires par ordre décroissant d'importance. Les communiqués de presse factuels, rédigés simplement sont plus susceptibles d'être publiés. Pour augmenter les chances de diffusion de votre communiqué :

  • Assurez-vous qu’il décrit un événement qui vaut la peine d’être annoncé.
  • Écrivez des phrases et paragraphes courts en les limitant à une seule idée.
  • Servez-vous de citations pour étoffer les informations essentielles. Lorsque vous nommez l'auteur d'une citation, précisez son nom et son titre.
  • Indiquez le nom de la personne à contacter en haut de la page ainsi qu’un numéro de téléphone pendant la journée et une adresse courriel.
  • Respectez un format de communiqué de presse standard ; reportez-vous à l'exemple de communiqué présenté à la fin de ce guide pour en savoir plus sur les formats appropriés et consultez la page Exemples de communiqués de presse pour télécharger des modèles de communiqués préformatés à compléter.
  • Au moins quinze jours avant l'événement, distribuez des communiqués de presse aux rédacteurs, journalistes ou directeurs des actualités qui se trouvent sur votre liste de représentants de la presse et qui traitent d'événements tels que celui que vous organisez.
  • S’il s’agit d’une manifestation d’envergure, prenez contact avec chaque média une semaine avant l’événement. Proposez de répondre à leurs questions et précisez qu'ils pourront prendre des photos. Montrez-vous positif et enthousiaste, en expliquant pourquoi cet événement peut intéresser leur public.

    Lorsqu'un communiqué de presse ne se prête pas à la situation, contactez les représentants des médias locaux pour suggérer à un rédacteur ou à un journaliste de publier un article. Montrez au journaliste qu'il est plus intéressant de retracer une histoire mettant par exemple en avant l'importance du bénévolat dans la communauté, plutôt qu'un événement ou une manifestation spécifique.

    Les entretiens et l’art oratoire

    Le porte-parole de votre club devrait pouvoir fournir des renseignements exacts avec enthousiasme et confiance. Voici quelques conseils à suivre pour réussir un entretien :

    • Connaissez bien les faits. Soyez prêt à aller au-delà des questions Qui ?, Quoi ?, Quand ?, Où ? et Comment ? qui sont posées dans les supports de communication.
    • Préparez les points essentiels du message. Au lieu de répondre simplement par « oui » ou par « non », utilisez la question posée par le journaliste pour introduire vos messages clés. Entraînez-vous avant l'entretien à répondre aux questions qui sont susceptibles de vous être posées. Examinez les messages clés de l'association sur le site Web du LCI et adaptez-les aux besoins de votre club.
    • Donnez des réponses brèves et claires. Évoquez les points clés au début de l'entretien à travers quelques phrases claires et concises. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question particulière, proposez immédiatement de faire des recherches et de revenir vers le journaliste avec vos résultats.
    • Mentionnez souvent le nom de votre club. Évitez de dire simplement « Je » ou « Nous ».
    • Soyez prudent. Ne faites jamais de commentaires « confidentiels ».
    • Choisissez la tenue vestimentaire appropriée. Portez systématiquement votre insigne Lions. Pour la télévision, évitez les rayures, les chemises blanches, les couleurs voyantes et ne portez pas trop de bijoux.
    • Souriez. Cherchez à engager la conversation. Montrez au journaliste que vous êtes satisfait d'être un Lion.

    La publicité après la manifestation

    Communiquez les résultats de vos programmes et de vos récoltes de fonds aux habitants de la communauté, à l’aide de ces méthodes :

    • Communiqué de presse. Préparez un bref communiqué d'une page mettant en évidence les résultats du projet. Ajoutez des photos.
    • Lettre à la rédaction. Écrivez un message de remerciement à la communauté.
    • Annonce publicitaire. Faites publier une petite annonce visant à remercier la communauté pour son soutien. De nombreuses publications proposent des prix réduits aux organisations à but non lucratif. Certaines offrent même de publier les annonces gratuitement.

    Messages d'intérêt public

    Les annonces d'intérêt public sont de brefs messages (10, 15 ou 30 secondes) que l’on passe gratuitement à la radio et à la télévision comme service à la communauté. Ils doivent être bénéfiques pour cette dernière, et non pas seulement pour votre club.

    Le Lions Clubs International a élaboré toute une série de messages d'intérêt public qui couvrent divers sujets et auxquels les clubs ont accès gratuitement, y compris des messages d'intérêt public au format MPEG adaptés à la radiodiffusion, que les chaînes de télévision peuvent télécharger.

    Lorsque vous rédigez un message d'intérêt général, n'oubliez pas qu'il doit être impérativement bref et clair, étant donné que vous disposez tout au plus de 10 à 30 secondes pour le communiquer. Les messages sur la prévention de la cécité, les services à la jeunesse, les récoltes de fonds au profit de la communauté et les manifestations publiques parrainées par votre club sont des sujets appropriés. Les messages d'intérêt public doivent :

    • attirer l'attention du public ;
    • Expliquer quels seront les bienfaits pour l’auditoire de faire ce que vous suggérez.
    • Dire à l’auditoire où aller, quoi faire, quand le faire et à qui s’adresser pour des informations complémentaires.

    D'une façon générale, un message publicitaire de 10 secondes comporte environ 20 mots et un message de 30 secondes en comprend environ 65.

    Contactez le directeur des actualités ou des services publics de votre chaîne de télévision ou station de radio locale pour connaître les exigences applicables en matière de programmation et de format et demander s'il peut vous assister dans les tâches de production. Les stations de radio ou chaînes offrent souvent des tarifs de production réduits aux organisations à but non lucratif.

    Les chaînes câblées non commerciales

    Ces chaînes câblées peuvent diffuser des annonces d'intérêt public, des vidéos sur les activités du club, afficher des annonces sur les manifestations du club et faire participer les membres du club à des entrevues ou discussions. Adressez-vous au directeur des services publics de votre station locale de télévision câblée pour connaître les possibilités.

    Programmes audiovisuels

    Présentez une vidéo, telle que LQ (Lions Quarterly), le magazine vidéo trimestriel des Lions, ou diffusez des messages d'intérêt public lors d'événements organisés au sein de la communauté et à l'occasion de rencontres avec d'autres groupes. Visualisez et commandez des vidéos via le réseau d'actualités Lions (LNN). Vous pouvez également regarder des vidéos sur YouTube et télécharger LQ sur iTunes.

    Les sites Internet et réseaux sociaux

    Les sites Internet et réseaux sociaux sont d’excellentes façons pour votre club de se faire connaître. Avec le cyber-club, vous pouvez créer un site Web pour votre club à l'aide de modèles faciles à utiliser et des services d'hébergement proposés gratuitement par LionNET. Une fois votre site créé, ne manquez pas de le tenir à jour et de l'inclure dans vos documents publicitaires.

    Les sites de réseaux sociaux tels que Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn et Flickr sont un excellent moyen de promouvoir les Lions clubs. Demandez à un membre du club familiarisé avec les réseaux sociaux de créer et de gérer régulièrement les pages du club sur ces sites. Veillez à inclure les coordonnées requises, des photos de projets récents, une déclaration d'intention et une liste des manifestations à venir.

    Imprimés promotionnels

    Le matériel imprimé servant à la promotion de votre événement devrait :

    • Répondre aux questions : Qui, Quoi, Quand, Où et Pourquoi ;
    • Exprimez-vous dans un langage clair et concis sans mettre trop de détails sur la page.
    • Éditez un matériel qui retient l’attention et imprimez-le sur une imprimante à laser ou faites-le imprimer par un professionnel.
    • Servez-vous de caractères gras et faciles à lire.
    • Présenter de manière très visible le nom de votre club, les coordonnées appropriées et le logo Lions.

    Pour la production de vos prospectus et affiches, vous pourrez peut-être négocier avec les services d'impression ou de photocopie afin de bénéficier de tarifs réduits réservés aux organisations à but non lucratif.

    Sollicitez les membres de votre club pour qu'ils déposent des brochures et des affiches dans votre quartier (tableaux d'affichage publics, bibliothèques, vitrines des magasins, arrêts d'autobus, gares, etc.). Demandez aux commerçants locaux et aux organismes gouvernementaux de mettre ces documents à la disposition du public.

    Photographies

    Les photos peuvent rehausser l’intérêt de vos bulletins de club et imprimés promotionnels ou être envoyées aux journaux en même temps que votre communiqué de presse. Préparez un montage de photos présentant les activités de votre club et les personnes que vous avez aidées lors d'une manifestation organisée au sein de la communauté. Lorsque vous prenez des photos, tenez compte des recommandations suivantes :

    • Servez-vous d’une caméra numérique dans la mesure du possible. Les photos numériques sont faciles à envoyer, enregistrer et stocker. Envoyez-les sous forme de fichiers joints. Il ne faut pas les couper et les coller dans un courriel.
    • Utilisez seulement les photos qui sont tout à fait nettes.
    • Prenez des photos spontanées plutôt que des photos des gens rangées devant l’appareil. Les photos de groupe peuvent être utilisées dans un bulletin de club mais les photos spontanées sont beaucoup plus intéressantes. De nombreuses publications n'utiliseront pas les photos de pose.
    • Si vous devez photographier des gens qui posent, demandez-leur de paraître aussi naturel que possible en accomplissant une tâche particulière. Cadrez les photos avec soin, de façon à ce que tous les personnages soient visibles.
    • Rapprochez-vous autant que possible du sujet.
    • Limitez le nombre de personnes et évitez les arrière-plans trop chargés.
    • Prenez beaucoup de photos et choisissez les meilleures.
    • Téléphonez aux journaux locaux pour savoir s’ils acceptent les photos électroniques et par quelle méthode.
    • Envoyez vos photos au siège international à l'aide du formulaire Envoyer une photo.

    Pour obtenir l'autorisation de publier des photos prises au sein de votre club, téléchargez notre formulaire d'autorisation pour photos et vidéos ou notre formulaire d'autorisation pour photos et vidéos de mineurs.

    Magazine LION

    Permettez à votre club d'être reconnu sur le plan national pour ses activités philanthropiques en envoyant des articles et des photos au magazine LION. Les articles envoyés ne seront pas tous publiés. Toutefois, les conseils suivants peuvent vous être utiles lorsque vous envoyez vos témoignages :

    • Fournissez des informations détaillées sur la collecte de fonds ou le service accompli par votre club (en précisant qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment).
    • N'envoyez pas d'images dont le format est conçu pour Internet. Les images Web sont trop petites et n'offrent pas le niveau de résolution requis par le magazine LION.
    • Utilisez des photos nettes et naturelles, qui montrent les Lions participant au projet. Veillez à identifier chaque personne présente sur les photos.
    • N'envoyez pas de photos formelles (représentant par exemple des personnes se serrant la main, des scènes de remise de chèque, etc.)
    • Ne manquez pas de préciser les coordonnées d’une personne qui connaît bien le projet et avec qui on peut prendre contact.

    Les articles et photos qui remplissent les critères indiqués ci-dessus peuvent être expédiés au magazine LION, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523, États-Unis ou transmis par courriel. Le délai de parution des articles sélectionnés peut atteindre un an.

Programme en faveur de la lecture

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300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842

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