Les participants et les familles d'accueil sont invités à assister à une réunion d'orientation avec, respectivement, le club parrain ou le club d'accueil et/ou avec le président chargé des échanges et des camps de jeunes. Les parents des participants sont également invités à y assister s'ils le souhaitent.

La réunion peut porter sur les thèmes suivants :

• tolérance culturelle
• adaptation culturelle (notamment les relations avec la famille d'accueil)
• rôle de la famille d'accueil
• règles et logistique ainsi que toutes les informations utiles sur les Lions clubs
• rôle du Lions club parrain, du Lions club d'accueil et des districts
• voyage
• passeports
• visas
• vaccinations
• assurance
• argent
  

Il peut être utile d'inviter d'anciens participants à cette réunion. Pour plus d'informations, consultez le Guide des programmes d'échange et de camps de jeunes.