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Comité chargé de l'organisation d'un camp
Les membres de ce comité définissent les objectifs du camp.
Après la définition des objectifs, le comité détermine : 
- le programme global du camp
- l'emplacement du camp
- les dates du camp (elles doivent correspondre aux vacances scolaires)
- le mode de financement du camp
- la/les langue(s) officielle(s) du camp
- les conditions de participation au camp
- la fourchette d'âge des participants potentiels (une fourchette de trois ans est conseillée)
- le nombre de participants potentiels au camp (suggestion : entre 30 et 60 participants).
Le comité chargé de l'organisation se doit aussi de consulter le président de district / de district multiple Lions chargé des échanges et des camps de jeunes à propos des dispositions à prendre pour le camp.
Les informations concernant le camp seront disponibles dans l'Annuaire des échanges et des camps de jeunes en ligne. Envoyez le Formulaire de rapport annuel sur les camps et les échanges de jeunes pour les districts/districts multiples (signé par le président de district chargé des échanges et des camps de jeunes et par le gouverneur de district pour les camps gérés au niveau du district ou par le président de DM chargé des échanges et des camps de jeunes et par le président du conseil pour les districts multiples). Contactez ye@lionsclubs.org.
Responsables du camp
Le comité décrit les tâches correspondant à chaque poste à responsabilité, notamment : le directeur du camp, le président chargé des finances, le président chargé du programme, le président chargé de l'hébergement, le président chargé de la restauration, le président chargé du transport et le président chargé de l'accueil.
Le recrutement de ces responsables de camp se fait souvent parmi des Lions, des Lionnes, des Léos faisant preuve d'une certaine maturité, d'anciens participants à des camps, des enseignants locaux, des conseillers et des professeurs de sports.
Les responsables du camp prennent en charge les responsabilités suivantes : la mise en place d'un environnement sûr pour tous
les participants au camp et pour le personnel ; le programme du camp ; les règles du camp ; les obligations légales ; l'assurance, etc.
Les responsables du camp informent tous les membres du personnel (par écrit) des éléments suivants : les objectifs et la philosophie du camp ; le règlement du camp ; les descriptions des postes ; le planning du camp ; les conditions de vie ; l'utilisation des automobiles et du matériel ; et le règlement concernant l'alcool.
Une séance de formation préalable permet aux responsables du camp de donner à l'ensemble du personnel des informations sur les Lions clubs, les caractéristiques de la tranche d'âge choisie, le rôle des membres du personnel et des notions de base sur les premiers secours. La formation renforce l'esprit de leadership.
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