Palveluaktiviteetti-ilmoitus: Usein kysyttyjä kysymyksiä

• Miten liontunnit lasketaan?
• Voivatko klubit ilmoittaa varainkeruuaktiviteeteista? 
• Voimmeko ilmoittaa klubivierailuista, lohkon kokouksista ja osallistumisesta muihin tapahtumiin?
• Miten ilmoitamme tapahtumat, jotka edellyttävät runsaasti suunnittelua ja järjestämistyötä?
• Onko palvelussa toiminto, jonka avulla saman aktiviteetin voi kopioida usealle kuukaudelle?
• Miten ilmoitan aktiviteeteista, jotka liittyvät maailmanlaajuisiin palvelukampanjoihin?
• Voiko palvelussa tehdä aiemman kuukauden ilmoituksen vai vain kuluvan kuukauden?
• Miten kuukauden aktiviteetti-ilmoitus tulostetaan ja/tai tallennetaan?
• Kun lopetan aktiviteettien syöttämisen, miten kuukausi-ilmoitus lähetetään?
• Kuka vastaanottaa uudella järjestelmällä lähetetyt ilmoitukset?
• Miten ilmoitan ”ei toimintaa”?
• Miten vuosi-ilmoitus täytetään?  Onko sitä varten erityinen lomake?
• Miten saan ansiotodistuksen vuosi-ilmoituksen täyttämisestä?
• Julkaistaanko lionsklubin palveluaktiviteetti-ilmoitukseen liittyvää koulutusta tai verkkoharjoituksia?
• Voiko palvelussa etsiä muiden klubien lähettämiä aktiviteetteja?
• Keillä on pääsy hakutuloksiin? 
• Pitääkö piirien ja klubien asettaa vuotuiset tavoitteet ja vaatimukset?
• Mitä eroa tavoitteella ja vaatimuksella on?
• Voiko tavoitteita muokata vuoden aikana?
• Mikä on "tunnusomainen aktiviteetti"?

Miten liontunnit lasketaan?

Ilmoitus on suunniteltu mittaamaan suoria palvelutunteja. Klubin tulee ilmoittaa vain tunnit, jotka käytettiin varsinaiseen palveluhankkeeseen. Jos palveluhanketta toteutti esimerkiksi 3 lionia, ja jokainen heistä käytti siihen 2 tuntia, liontunnit lasketaan seuraavasti: 3 lionia x 2 tuntia = 6 liontuntia.

Voivatko klubit ilmoittaa varainkeruuaktiviteeteista? 

Kyllä. Klubisihteerit voivat valita varainkeruuluokan, kun he lisäävät uusia aktiviteetteja (siis aktiviteetteja, jotka keskittyvät pelkästään varainkeruuseen sen sijaan, että ne antaisivat suoraa palvelua paikkakuntalaisille). Klubit voivat myös määrittää kerätyt varat ja lahjoitetut varat ilmoittaessaan muista palveluaktiviteeteista.

Voivatko klubit ilmoittaa klubivierailuista, lohkon kokouksista ja osallistumisesta muihin tapahtumiin?

Kyllä. Klubisihteerin kannattaa ilmoittaa klubivierailuit, lohkon kokoukset ja muut niihin liittyvät aktiviteetit valitsemalla sopiva aktiviteettityyppi hallinnointikategoriasta.

Miten ilmoitamme tapahtumat, jotka edellyttävät runsaasti suunnittelua ja järjestämistyötä?

Klubisihteerin kannattaa kirjata hankkeen suunnitteluun käytetyt palvelutunnit (kuten kokoukset ja vierailut) erillisenä aktiviteettina ja valita sopiva aktiviteettityyppi hallinnointikategoriasta.

Onko palvelussa toiminto, jonka avulla saman aktiviteetin voi kopioida usealle kuukaudelle?

Kyllä. Palvelussa on tunnusomainen aktiviteetti -toiminto. Sen avulla klubi voi määrittää tietyt aktiviteetit sellaisiksi, että klubi tekee niitä säännöllisesti. Lisätietoja tästä ominaisuudesta on tunnusomaisiin aktiviteetteihin liittyvässä usein kysytyn kysymyksen vastauksessa alla.

Miten ilmoitan aktiviteeteista, jotka liittyvät maailmanlaajuisiin palvelukampanjoihin?

Maailmanlaajuiseen palvelukampanjaan liittyviin aktiviteetteihin osallistuvien klubien tulee valita asianmukainen kampanjaruutu lisätessään uusia aktiviteetteja.

Voiko palvelussa tehdä aiemman kuukauden ilmoituksen vai vain kuluvan kuukauden?

Järjestelmässä voi ilmoittaa aktiviteeteista koko toimivuoden ajan. Esimerkiksi heinäkuun 2011 aktiviteeteista voi ilmoittaa aina kesäkuuhun 2012 asti. Tämän voi tehdä kuitenkin vain toimivuoden aikana. Tämä tarkoittaa, että klubi ei pysty muuttamaan tietoja 16.6. jälkeen uutena toimivuotena.

Miten kuukauden aktiviteetti-ilmoitus tulostetaan ja/tai tallennetaan?

Kuukauden ilmoituksesta voi nyt tulostaa kopion suoraan kuukauden aktiviteetti-ilmoitussivulta napsauttamalla sivun yläreunassa olevaa tulostuskuvaketta. 

Kun lopetan aktiviteettien syöttämisen, miten kuukausi-ilmoitus lähetetään?

Kun aktiviteettitiedot on tallennettu ja lisätty kuukauden aktiviteettiluetteloon, ilmoituksen valmiiksi saattamista varten ei tarvitse tehdä enää mitään muuta. Tiedot tallennetaan järjestelmään, jossa sinä ja muut MyLCI-järjestelmän käyttäjät, joilla on pääsy ilmoitukseesi, voitte käyttää sitä. 

Kuka vastaanottaa uudella järjestelmällä lähetetyt ilmoitukset?

Klubit ja piirivirkailijat, joilla on pääsy MyLCI-järjestelmään, voivat katsoa kaikkia aktiviteetteja, jotka on syötetty järjestelmään heidän klubistaan/piiristään. Piirivirkailijat näkevät saman aktiviteettiluettelon kuin klubivirkailijat, mutta he eivät voi muuttaa tai muokata mitään näistä tiedoista.

Miten ilmoitan ”ei toimintaa”?

Jos klubilla ei ole mitään ilmoitettavia aktiviteetteja tietyltä kuukaudelta, mitään ei tarvitse tehdä. Meistä on parempi, että ilmoitukseen lisätään vain todelliset palvelu- tai hallinnointiaktiviteetit (kuten kokoukset, klubivierailut ja koulutus).

Miten vuosi-ilmoitus täytetään? Onko sitä varten erityinen lomake?

Klubisihteerejä pyydetään täyttämään palveluaktiviteetti-ilmoitus kuukausittain MyLCI-verkkosivuston avulla. Emme enää käytä paperilomakkeita emmekä vastaanota ilmoituksia postitse tai sähköpostitse.

Miten saan ansiotodistuksen vuosi-ilmoituksen täyttämisestä?

Ansiotodistus myönnetään klubisihteereille, jotka ovat täyttäneet palveluaktiviteetti-ilmoituksia onnistuneesti verkkosivujen kuukauden jäsenilmoitusjärjestelmän (WMMR) avulla. Todistuksen voi ladata suoraan ilmoitusjärjestelmästä toimivuoden lopussa. Klubisihteereillä on aikaa 15.7. asti täyttää ilmoitukset ja ladata tietyn toimivuoden todistus. 

Julkaistaanko lionsklubin palveluaktiviteetti-ilmoitukseen liittyvää koulutusta tai verkkoharjoituksia?

Kyllä. Ilmoitukset tulevasta koulutuksesta ja arkistoiduista esityksistä julkaistaan lionsklubien palveluaktiviteetti-ilmoituksen sivulla.

Voiko palvelussa etsiä muiden klubien lähettämiä aktiviteetteja?

Kyllä. MyLCI-käyttäjät voivat nyt katsoa uuden hakutoiminnon avulla aktiviteetteja, joita muut klubit ovat päättäneet jakaa. Klubi voi etsiä aktiviteetteja eri hakuehdoilla, kuten aktiviteetin tyyppi, maantieteellinen sijainti, kuukausi/vuosi tai tietyt avainsanat. 

Keillä on pääsy hakutuloksiin? 

Aktiviteettihakuja voivat tehdä klubin ja piirin virkailijat, joilla on pääsy MyLCI-järjestelmään. Kun he katsovat muita kuin oman klubinsa tai piirinsä aktiviteetteja, vain muiden klubien jakamat aktiviteetit näytetään. 

Pitääkö piirien ja klubien asettaa vuotuiset tavoitteet ja vaatimukset?

Ei pidä. Tämä toiminto on vapaavalintainen väline, jonka avulla piirit ja klubit voivat asettaa palvelutoimintaansa liittyviä tavoitteita ja vaatimuksia ja seurata edistystään (palveluaktiviteetti-ilmoituksella kerättyjen tietojen avulla) vuoden aikana.

Mitä eroa tavoitteella ja vaatimuksella on?

Tavoite on laaja, yleinen toteamus palveluun liittyvästä halutusta lopputuloksesta. Vaatimus toisaalta on kapea, täsmällinen toteamus, jota voi mitata ja joka keskittyy tiettyyn tavoitetta tukevaan palveluaktiviteettiin. 

Esimerkki:

Tavoite: Kasvattaa klubin osallistumista ympäristönsuojeluhankkeisiin toimivuonna 2010–11.

Tarkoitus: Toimivuoden 2010–11 loppuun mennessä klubimme istuttaa vähintään 1 000 puuta osana puidenistutusaktiviteettejamme.

Voiko tavoitteita muokata vuoden aikana?

Kyllä. Tavoitteet ja vaatimukset kannattaa kuitenkin asettaa vuosittain, jotta klubissa voidaan seurata edistystä vuoden aikana.

Mikä on "tunnusomainen aktiviteetti"?

Tunnusomainen aktiviteetti on suosittu, toistuva aktiviteetti, jonka klubi järjestää toistuvasti. Määrittämällä tunnusomaisia aktiviteetteja klubit voivat nopeuttaa ilmoituksen tekemistä (nämä aktiviteetit voi valita avattavasta valikosta sen sijaan, että aktiviteetin tiedot joutuisi kirjoittamaan uudelleen joka kuukausi). Tällaisia aktiviteetteja voi myös etsiä uuden hakutoiminnon avulla.