• Hae klubi
• Ostokset
• Toimita raportit
• Ota yhteyttä
• Tee lahjoitus

• PR-johtajan velvollisuudet
• Uutisarvoisten klubiaktiviteettien tunnistaminen
• Yhteydenotto tiedotusvälineisiin
• Keskeisten PR-välineiden käyttäminen
• Muita PR-ideoita
• Muita PR-resursseja

Keskeisten PR-välineiden käyttäminen

Miten kerron lionviesteistä suurelle yleisölle?

Käytä seuraavia PR-työvälineitä ja -resursseja, kun kerrot sanomaasi tiedotusvälineille ja paikkakuntalaisille.

• Perustiedot klubista 
• Ole lion -klubiesite
• Lehdistötiedote
• Haastattelut ja julkinen puhuminen
• Tilaisuuden jälkeinen julkisuus
• Julkiset tiedotteet
• Yleisölle varattu lähetysaika
• Video-ohjelmat
• Verkkosivustot ja sosiaaliset verkostot
• Painetut mainosmateriaalit
• Valokuvat
• LION-lehti

Perustiedot klubista

Klubin perustiedoista toimittajat saavat taustatietoja klubista. Liitä perustiedot kaikkiin lehdistötiedotteisiin. Voit myös käyttää klubin tietoiskua paikkakunnan tapahtumissa. Tutustu PR-opas-PDF-julkaisun lopussa olevaan esimerkkiin.

Ole lion -klubiesite

Tätä esitettä voi jaella paikallisissa tapahtumissa – tai kun kuka tahansa ilmaisee kiinnostustaan lioniksi tulemista kohtaan. Lataa tämän esitteen muokattava PDF tai Microsoft Word -versio Julkaisut-sivultamme.

Lehdistötiedote

Lehdistötiedotteessa vastataan kuuteen keskeiseen kysymykseen kahdessa ensimmäisessä kappaleessa: Kuka? Mitä? Milloin? Missä? Miksi? ja Miten? Seuraavien kappaleiden tulisi antaa lisätietoja vähenevässä tärkeysjärjestyksessä. Yksinkertaisesti kirjoitetut ja asiapitoiset tiedotteet julkaistaan todennäköisemmin. Lisätäksesi tiedotteesi käyttömahdollisuuksia:

• Varmista, että kyseessä on uutisarvoinen tapahtuma.
• Kirjoita lyhyitä kappaleita ja lauseita. Käsittele kussakin yhtä ideaa.
• Tehosta perustietoja lainauksien avulla. Muista mainita lainauksen lähde eli henkilön nimi ja tehtävä.
• Lisää sivun yläreunaan asianmukaisen yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, josta hänet tavoittaa päiväsaikaan, ja sähköpostiosoite.
• Käytä lehdistötiedotteiden vakiomuotoilua (katso tämän oppaan lopussa olevaa esimerkkiä lehdistötiedotteiden muotoilusta ja lataa Mallilehdistötiedotteet-sivulta valmiiksi muotoiltuja täydennettäviä lehdistötiedotteita).
• Lähetä lehdistötiedotteet vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa niille toimittajille ja uutispäälliköille, jotka käsittelevät kyseisen tyyppisiä tarinoita.
• Jos kyseessä on merkittävä asia, muistuta kutakin tiedotusvälinettä asiasta viikkoa ennen tapahtumaa. Tarjoudu vastaamaan kysymyksiin ja mainitse valokuvausmahdollisuuksista. Ole positiivinen ja innostunut selittäessäsi, miksi heidän yleisönsä olisi kiinnostunut jutustasi.

Soita paikallisen tiedotusvälineen edustajalle ehdottaaksesi erikoisjuttua aiheesta, joka ei ole varsinainen uutinen. Yritä saada toimittaja kiinnostumaan jutusta, jossa esimerkiksi kerrotaan vapaaehtoisista paikkakunnalla sen sijaan, että juttu koskee jotain erityistä tapahtumaa tai aktiviteettia.

Haastattelut ja julkinen puhuminen

Sopivan klubin edustajan kannattaa valmistautua antamaan täsmällistä tietoa innostuneesti ja itsevarmasti. Seuraavat vihjeet on tarkoitettu haastattelujen onnistumiseen:

• Tunne faktat. Ole valmis laajentamaan mediamateriaalissa mainittuja kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten.
• Valmista keskeinen sanoma. Sen sijaan, että vastaisit kysymykseen yksinkertaisesti "kyllä" tai "ei", käytä haastattelijan kysymystä siltana keskeisiin sanomiisi. Harjoittele vastaamista vastaavanlaisiin kysymyksiin ennen haastattelua. Kertaa järjestön keskeiset sanomat LCI:n verkkosivuilla ja sovita ne klubin sanomaan.
• Anna lyhyitä ja selkeitä vastauksia. Mainitse pääasiat haastattelun aikaisessa vaiheessa parilla lyhyellä, selvällä lauseella. Jos et tiedä vastausta kysymykseen, tarjoudu ottamaan siitä selvää ja tee se välittömästi.
• Mainitse klubin nimi usein. Vältä sanomasta vain "minä" tai "me".
• Varo, mitä sanot. Älä koskaan anna epävirallisia kommentteja.
• Pukeudu asianmukaisesti. Käytä aina lionsmerkkiä. Vältä televisiossa liituraitoja, valkoisia paitoja, kuviollisia vaatteita ja runsaita koruja.
• Hymyile. Juttele luontevasti. Anna toimittajan huomata, että nautit lionina olosta.

Tilaisuuden jälkeinen julkisuus

Kerro ohjelmien ja varainkeruuhankkeiden tuloksista paikkakuntalaisille seuraavin keinoin:

• Lehdistötiedote. Valmistele lyhyt, yhden sivun mittainen lehdistötiedote, jossa kerrotaan hankkeen tulokset. Lähetä myös valokuvia.
• Kirje toimitukselle. Laadi kiitoskirje paikkakuntalaisille.
• Näytä mainos. Harkitse pientä mainosta, jossa paikkakuntalaisia kiitetään tuesta. Monet julkaisut tarjoavat ei-kaupallisille ryhmille alennuksia. Jotkut vieläpä lahjoittavat myymätöntä tilaa maksutta.

Julkiset tiedotteet

Julkiset tiedotteet ovat lyhyitä (10, 15 tai 30 sekunnin mittaisia) sanomia, joita radio- ja televisioasemat lähettävät veloituksetta yhdyskuntapalveluna. Niiden tulee hyödyttää paikkakuntaa eikä vain klubiasi.

Lions Clubs Internationalilla on kokoelma julkisia tiedotteita eri aiheista. Klubit voivat käyttää niitä maksutta. Saatavana on lähetyslaatuisia julkisia tiedotteita MPEG-muodossa televisioasemien ladattavaksi.

Kun kirjoitetaan yleisöpalveluilmoitus, lyhyys ja selvyys ovat äärimmäisen tärkeitä, koska sinulla on enintään 30 sekuntia viestisi välittämiseen. Viestit sokeuden ehkäisystä, nuorisopalvelusta, varainkeräystapahtumista, jotka hyödyttävät paikkakuntaa, sekä klubisi järjestämät yleisötapahtumat ovat sopivia aiheita. Sinun tulee:

• kiinnittää kuulijan huomio.
• näyttää, miten kuulijat hyötyvät toimiessaan ehdotetulla tavalla.
• kertoa, minne kuulijoiden pitää mennä, mitä tehdä, milloin ja mistä saa lisätietoja.

10 sekunnin mainospätkässä on suunnilleen 20 sanaa ja 30 sekunnin mainospätkässä on suunnilleen 65 sanaa.

Selvitä aseman aikataulutus- ja muotovaatimukset ja kyky auttaa tuotannossa ottamalla yhteyttä paikallisen televisio- tai radioaseman uutispäällikköön tai julkisten tiedotteiden päällikköön. Usein asemilla on alennettu tuotantomaksu ei-kaupallisille järjestöille.

Yleisölle varattu lähetysaika

Yleisölle varatulla lähetysajalla lähetetään julkisia tiedotteita, videoita klubin aktiviteeteista, julkaistaan klubin tapahtumia paikallisilla ilmoitustauluilla ja pyydetään klubin jäseniä mukaan paikallisiin puheohjelmiin. Ota yhteys paikallisen kaapeliasemasi yleisöpalvelujohtajaan tiedustellaksesi tilaisuuksista klubin viestin lähettämiseen.

Video-ohjelmat

Esitä videoita, kuten LQ – Lions Quarterly -videolehteä tai julkisia tiedotteita paikallisissa tapahtumissa tai tavatessasi muita paikallisia ryhmiä. Voit katsoa ja tilata videoita Lionien News-verkostosta (LNN, Lions News Network). Videoita voi katsoa myös YouTube-palvelussa ja LQ:n voi ladata iTunes-palvelusta.

Verkkosivustot ja sosiaaliset verkostot

Verkkosivustot ja sosiaaliset verkostosivustot ovat erinomaisia tapoja kertoa ihmisille klubista. E-Clubhouse-palvelun avulla klubille voi luoda verkkosivut helppokäyttöisten mallipohjien avulla. LionNET julkaisee sivut maksutta palvelimellaan. Kun olet laatinut verkkosivut, on tärkeää, että niitä päivitetään usein ja että verkkosivujen osoite on mainittu kaikissa mainosmateriaaleissa.

Sosiaaliset verkostosivustot, kuten Twitter, YouTube, Facebook, MySpace, LinkedIn ja Flickr soveltuvat erinomaisesti lionsklubien mainostamiseen. Pyydä jotakuta sosiaalisessa verkostosivustossa viihtyvää klubin jäsentä luomaan ja säännöllisesti hallitsemaan klubin sivuja näissä sivustoissa. Muista mainita yhteystiedot, lisätä valokuvia uusista projekteista, lausunto tarkoituksesta ja lista tulevista tapahtumista.

Painetut mainosmateriaalit

Tapahtumaa mainostavien painomateriaalien pitää

• Vastaus: kuka, mitä, milloin, missä ja miksi.
• Käytä selkeää ja ytimekästä kieltä ja julkaise vain välttämättömät tiedot.
• Pyri kiinnittämään huomio ja tulosta esitteet lasertulostimella tai painata ne.
• Käytä rohkeaa ja helppolukuista fonttia eli kirjasinta.
• Sijoita klubin nimi, yhteystiedot ja Lions-logo näkyvästi.

Koska kuulut ei-kaupalliseen ryhmään, voit ehkä neuvotella painajien tai valokopiointipalvelujen kanssa mainoslehtisten ja julisteiden tuottamisesta alennetuin hinnoin.

Kiinnitä mainoslehtisiä ja julisteita alueesi julkisille ilmoitustauluille, kirjastoihin, liikkeiden ikkunoihin, bussipysäkeille, rautatieasemille jne. Pyydä paikallisia liikkeitä ja valtion virastoja pitämään niitä asiakkaiden saatavissa.

Valokuvat

Valokuvat voivat tehostaa klubin tiedotteita ja mainosmateriaaleja, ja niitä kannattaa lähettää sanomalehtiin lehdistötiedotteen ohessa. Esittele paikallisissa tapahtumissa valokuvia klubin aktiviteeteista ja autetuista ihmisistä. Kun otat valokuvia, muista että:

• Käytä digitaalikameraa, mikäli mahdollista. Digitaalisia kuvia on helppo lähettää, tallentaa ja säästää. Lähetä digikuvat liitteinä. Älä leikkaa ja liimaa niitä sähköpostiviestiin.
• Käytä vain teräviä valokuvia.
• Ota mieluummin tilannekuvia kuin poseerattuja. Vaikka klubin tiedotteissa voi käyttää poseerattuja valokuvia ja ryhmäkuvia, tilannekuvat ovat paljon kiinnostavampia. Monet julkaisut eivät käytä poseerattuja kuvia.
• Jos poseerausta on käytettävä, tee valokuvista mahdollisimman luonnollisia teettämällä ihmisillä jotakin. Rajaa valokuvat huolellisesti siten, että ihmiset eivät leikkaudu.
• Mene mahdollisimman lähelle tapahtumia.
• Rajoita kuvassa olevien ihmisten määrää, äläkä sisällytä liikaa taustaa.
• Ota paljon valokuvia ja valikoi parhaat.
• Kysy paikallislehdistä, missä muodossa sähköiset valokuvat pitää lähettää.
• Lähetä valokuvat kansainväliseen päämajaan Lähetä valokuva -lomakkeen avulla.

LION-lehti

Hanki klubin palveluaktiviteetille kansallista huomiota lähettämällä artikkeleita ja valokuvia LION-lehteen. Vaikka kaikkia lähetettyjä artikkeleita ei julkaistakaan, lisäät juttusi julkaisumahdollisuutta noudattamalla seuraavia ohjeita:

• Lähetä klubin toteutetusta palveluohjelmasta tai varainkeruuaktiviteetista tarkkoja tietoja: kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten.
• Älä lähetä verkkokäyttöön muotoiltuja kuvia. Web-kuvat ovat liian pieniä eikä niiden tarkkuus ole riittävä käyttämiseen LION-lehdessä.
• Lähetä selkeitä toimintakuvia lioneista osallistumassa hankkeeseen. Varmista, että jokainen kuvassa oleva henkilö mainitaan nimellä.
• Älä lähetä kättelykuvia (joissa siis kätellään, luovutetaan shekkejä jne.).
• Lisää sellaisen yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, josta hänet tavoittaa päiväsaikaan, ja/tai sähköpostiosoite, joka tuntee hankkeen.

Lähetä nämä ohjeet täyttävät tarinat ja valokuvat osoitteeseen LION Magazine, 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 USA tai sähköpostitse. Valittujen artikkelien julkaisemiseen voi kulua jopa vuosi.