Sponsoroivan lionsklubin kannattaa varmistaa yhteistyössä piirin tai moninkertaispiirin Lionien nuorisoleiri- ja nuorisovaihtojohtajan (YCE) kanssa, että ohjelma onnistuu.

Vaikka YCE-johtaja on yleensä vaihdon järjestäjä, sponsoroivalla lionsklubilla on seuraavat velvollisuudet:

• ehdot täyttävien osanottajien hankkiminen ja valitseminen ja hakemuksien lähettäminen piirin YCE-johtajalle (kun sellainen on)
• opastustapaamisten järjestäminen osanottajille (YCE-johtaja voi avustaa tässä)
• passi-, viisumi-, rokotus- ja tullisäädöksien selittäminen
• matkajärjestelyissä auttaminen
• matkajärjestelyjen rahoittamisessa auttaminen tai niiden rahoittaminen. (Tähän kuuluvat varsinaiset matkakustannukset, vakuutus, lentokentän palvelumaksut, tullimaksut ja mahdolliset majoituskustannukset matkalla.)
• yhteyksien ylläpitäminen osanottajan, isäntälionsklubin, isäntäperheen ja YCE-johtajan välillä
• sen varmistaminen, että Lionien kansainvälisen nuorisoleiri- ja nuorisovaihto-ohjelman menettelytapoja noudatetaan
• osanottajan vakuutustodistuksen ja allekirjoitetun vastuuvapautussopimuksen toimittaminen isäntälionsklubille. (Tietoja vakuutusvaatimuksista on tässä.)

Mahdollisten osanottajien hakemus
Kaikkien hakijoiden on täytettävä hakemuslomake. Saat osallistumishakemuslomakkeen tätä napsauttamalla.

Nuorisoleiri- ja nuorisovaihtohakemiston saa tätä napsauttamalla.