Kun leirin järjestystoimikunta on saanut leirivalmistelut valmiiksi, leirin tiedot lähetetään kansainväliseen päämajaan, jotta ne voidaan lisätä Lions Internationalin online-nuorisoleiriluetteloon. Tästä ilmoituksesta sekä lionit että nuoret joka puolella maailmaa saavat tietoja leiristä.

Leiriläisiä hankitaan seuraavasti: Lionien tilaisuudet nuorisolle -toimikunta (tähän kuuluvat paikalliset nuorisovaihto-, nuorisotyö-, leoklubi- ja rauhanjulistejohtajat), lioness- ja leoklubit, entiset leiriläiset, paikalliset koulut, paikalliset nuorisoryhmät sekä paikallisille tiedotusvälineille lähetetyt lehdistötiedotteet.

Nuoret, joita osallistuminen Lions Internationalin nuorisoleirille kiinnostaa, aloittavat prosessin hankkimalla itselleen sponsoriksi jonkin lionsklubin. Sponsorina toimivan ja isäntänä toimivan klubin lionit hoitavat nuorisoleirin osallistumisjärjestelyt.

Sponsoroivat lionsklubit ovat vastuussa seuraavista asioista:

• Kaikki kansainväliseen matkustukseen liittyvät kustannukset, mukaan lukien meno-paluuliput, vakuutus, lentokentän palvelumaksut, tullimaksut ja mahdolliset majoituskustannukset matkalla. Kustannuksista voi vastata klubi piirivaroistaan (jos käytettävissä) tai nuori, nuoren perhe tai jokin hyväntekijä. Kustannukset voidaan myös jakaa näiden kesken.
• Ehdokkaiden valitseminen ohjelmaan osallistumista varten.
• Yhden klubijäsenen nimittäminen prosessia hoitamaan. Tähän kuuluvat matkajärjestelyt, leirin vaatimusten täyttäminen sekä piirin lionien nuorisovaihtojohtajan kanssa työskenteleminen mahdollisia perhemajoitusjärjestelyjä varten.
• Nuoren valmistaminen monikulttuurista elämystä varten.
  

Jos monet nuoret hakevat sponsorikseen samaa lionsklubia, klubi voi järjestää kirjoitus- tai puhekilpailun, jolla valitaan sopivin ehdokas. Nuoret, joita yksi lionsklubi ei lähde sponsoroimaan, voivat vapaasti ottaa yhteyttä muihin lionsklubeihin.

Lionsklubit, jotka suostuvat sponsoroimaan leiriläistä, ilmoittavat hakijalle leirin vaatimuksista mukaan lukien pääsyvaatimukset, kuten kielen hallinta, leiriläisten ikähaarukka, sukupuolivaatimukset, terveysvaatimukset rokotukset mukaan lukien, leirin järjestämisajankohta, suunnitellut aktiviteetit, matka- ja sairausvakuutus, leirin kustannukset mukaan lukien noin 25 dollarin viikkoraha leiriläisille ja noin 75 dollarin viikkoraha nuorisovaihdon osanottajille, hakemuksen viimeiset jättöpäivät sekä passi-, viisumi- ja tullisäännökset.

Leirin osallistumishakemuksessa (jonka luo lionien leirin järjestystoimikunta) kysytään yleensä leiriläisen nimi ja osoite, puhelinnumero kotiin, syntymäpäivä, vanhempien nimet ja puhelinnumerot päivällä ja illalla, puhelinnumero hätätapauksessa, aikaisempi osanotto kansainvälisille nuorisoleireille, aikaisempi matkustuskokemus, sponsoroivan lionsklubin tiedot, klubin nimi, presidentin nimi ja allekirjoitus, hoitolupa hätätapauksessa sekä vakuutuksenantajat.

Sponsoroiva lionsklubi lähettää leirihakemukset ja suosituskirjeet leirin järjestystoimikunnalle ennen viimeistä jättöpäivää. Kansainvälistä nuorisoleiriä järjestettäessä otetaan huomioon ikä, sukupuoli ja alkuperämaa.

Leirille valitut leiriläiset saavat vahvistuskirjeen ja tietopaketin. Siinä on vaateluettelo, terveystarkastustiedot, hoitolupalomake, vakuutuksenantajan tiedot, vastuuvapautussopimus, saapumisaika lentokentälle, rautatieasemalle tai muulle asemalle, leirin kartta, maan kartta, leirin postiosoite, leirin säännöt sekä muutama lause maassa käytetyllä kielellä.

Jos leiriohjelmaan kuuluu perhemajoitusjakso, perhemajoitustoimikunnan jäsenet ottavat yhteyttä sekä leiriläiseen että mahdollisiin isäntäperheisiin.

Nuoret, joita ei hyväksytty jollekin leirille, voivat vapaasti hakea muille leireille.

Sponsoroivat lionsklubit lähettävät leiriläisilleen tietoja isäntämaasta ja sen kulttuurista, perustietoja Lions Clubs Internationalista, sponsoroivan lionsklubin historiaa sekä klubirintaneuloja tai pieniä klubiviirejä, joita leiriläinen voi lahjoittaa leirin johtajalle ja isäntäperheille.