(3) Jos tilanne on niin vaikea, ettei sitä yrityksistä huolimatta saada ratkaistuksi paikkakunnalla, voi olla välttämätöntä ottaa yhteyttä vanhempiin tai tapauksesta riippuen lähettäjäklubin tai piirin virkailijoihin. Jos vierailija päätetään lähettää kotiin, isäntäklubin virkailijat järjestävät paluumatkan riippumatta siitä, kenen syyksi ristiriita katsotaan.
(4) Asuessaan isäntäperheessä nuori on perheenjäsenen asemassa. Lasten suhde vanhempiin voi olla täysin erilainen kuin vierailijan kotimaassa tai omassa perheessä, mutta se tulee pitää isäntäperheen tapojen mukaisena. Tutustuminen tapoihin ja elämäntyyleihin on juuri eräs vaihdon tarkoitus.
(1) Nuorisovaihtoon osallistuvien lähettäjä ja isäntäklubien, aikuisten ja nuorten velvollisuutena on tutustua toisen maan ja erikoisesti isäntämaan tapoihin ja isäntien odotuksiin.
(2) Lähettäjäklubi hankkii vierailijalle tiedot vaatimuksista, jotka koskevat passia, viisumia, rokotuksia ja tullirajoituksia.
(3) Vierailijalle tulee selvittää, että hänen täytyy noudattaa isäntämaan lakeja. Se tulee erikoisesti kysymykseen aseiden hallussapitoa sekä alkoholijuomien ja huumeiden hallussapitoa ja käyttöä sekä muita rajoituksia koskevissa asioissa, joista on määrätty alaikäisiä koskevissa asetuksissa ao. maassa.
(1) Lähettäjäklubi on vastuussa siitä, että nuoren matka kotoa vierailupaikkakunnalle ja takaisin on kokonaan järjestetty ja maksettu.
(2) Ryhmämatkat tulee järjestää vain palvelemaan nuorisovaihto-ohjelman tarkoitusta. Ryhmämatkaa ei pidä järjestää siten, että siihen täytyy saada määräluku osallistujia, eikä turistimatkaksi, josta johtuisi kohtuuttomia kustannuksia isäntämaan lioneille. Erikoisesti tulee varmistaa, että tilauslentojen järjestäjänä on tunnettu lentoyhtiö, jolla on kokemusta kansainvälisessä liikenteessä.
(3) Lions Clubs International ei järjestä mitään matkoja eikä ole vastuussa niistä.
(5) Kaikkiin matkasuunnitelman muutoksiin tulee saada, mikäli mahdollista, kummankin osapuolen suostumus. Jos välttämätön muutos tapahtuu viime hetkellä, siitä täytyy heti ilmoittaa isäntäklubille ja
-perheelle. Jos ensiksi valitun vaihtonuoren sijaan täytyy lähettää joku muu, hänen tulee olla yhtä huolellisesti valittu ja sopiva kuin ensimmäinen.
(6) Jos vierailijat matkustavat suurena ryhmänä, heillä tulee olla luotettava matkanjohtaja. Lähettäjälionien tulee korvata matkanjohtajaksi pyytämänsä henkilön matka- ja asumiskustannukset ja muut kulut vierailumaassa
(7) Ylimääräistä matkustelua vierailun aikana ystävien tai sukulaisten luo ei sallita, jollei siihen ole saatu ainakin kuukautta aikaisemmin suostumus kaikilta seuraavilta: vanhemmat tai holhooja, lähettäjäklubi ja lähettäjäpiirin nuorisovaihtojohtaja, isäntäpiirin nuorisovaihtojohtaja, isäntäklubi ja isäntäperhe.
g. Vakuutukset
(1) Lähettäjäklubin velvollisuutena on varmistaa, että vierailijalla on riittävä sairaus-, henki-, matkatavara- ja vastuuvakuutus, joka turvaa hänet koko matkan ajan kaikilta onnettomuuksilta. Isäntämaan lionit ja/tai kokenut kotimaisen vakuutusyhtiön edustaja ilmoittavat, millainen vakuutus on riittävä.
(2) Lähettäjälionien tulee toimittaa isäntälioneille tosite siitä, että vierailijalla on vakuutus, ennen kuin isäntäklubi suostuu ottamaan hänet vastaan.
(3) Lähettäjäklubin tulee saada nuorisovaihtovierailijan ja hänen vanhempiensa tai holhoojansa (jos nuori on alaikäinen) allekirjoittama vapautus laillisesta edesvastuusta tai kanteesta.
(4) Isäntälioneilla on vaihtoehtona pyytää tulevaa vaihtonuorta hankkimaan omalla kustannuksellaan sairaus-, henki-, matkatavara- ja vastuuvakuutus tai jonkin tyyppinen vakuutus, jonka isäntälionit katsovat sopivaksi, vaihtovierailun keston ajaksi huolimatta siitä, onko mainitulla nuorella jo omassa kotimaassaan myönnetty vakuutus
h. Matkan rahoitus
(1) Lähettäjäklubi
(a) Lähettäjäklubi vastaa siitä, että vierailijan matka kotoa vierailupaikkakunnalle ja takaisin on kokonaan maksettu. Matkan voi maksaa lähettäjäklubi tai -piiri, jos niillä on varoja tähän tarkoitukseen, nuori itse ja/tai hänen perheensä tai mitkä tahansa näistä yhdessä.
(b) Matkakustannuksiin kuuluvat paitsi matkaliput myös vakuutukset, lentokenttäverot, tullimaksut sekä viipymisestä tai yöpymisestä johtuvat kustannukset matkan aikana.,/p>
(2) Isäntäklubi
(a) Isäntäklubin tulee varata vierailijalle asunto ja ruoka sekä vastata isännyyden aiheuttamista kuluista.
(b) Koska isäntäperhe varaa ilmaisen asunnon ja ruoan, isäntäklubin tulisi maksaa tai korvata muut vierailua varten suunnitellun ohjelman kulut. Jokaisen isäntäperheen tulee tavata isäntäklubi ja sopia siitä, mitä kustannuksia isäntäklubi maksaa tai korvaa. Niihin voi kuulua suunniteltuja matkoja tai kiertoajeluja paikkakunnan nähtävyyksiin tutustumiseksi, pääsyliput nähtävyyksiin tai huvituksiin tai ateriat ravintoloissa jne.
(3) Vaihtonuori
Jokaisella nuorella tulee olla omaa rahaa noin US$75,00 vastaava summa viikossa käytettäväksi satunnaisiin menoihin, terveydenhoitokuluihin, matkamuistoihin, tai mahdollisiin huvituksiin, jotka eivät kuulu isäntien varaamaan ohjelmaan.
i. Hätätapaukset
Lähettäjälionit ovat vastuussa hätätapauksista matkan aikana ja isäntälionit vierailumaassa ja -paikkakunnalla.
Hätätapauksia on sattunut äärimmäisen harvoin mutta niitä sattuu. Seuraavassa selostetaan vastuuta eri tapauksissa:
(1) Odottamattomat vieraat: Lionsklubilla ei ole velvollisuutta ottaa vastaan kutsumatonta vierasta tai vieraiden ryhmää, jonka tulosta ei ole sovittu, eikä osoittaa heille vieraanvaraisuutta tai suorittaa matkajärjestelyjä heidän hyväkseen.
(2) Tarpeettomat henkilökohtaiset pyynnöt: Vaihtovierailija ei saa pyytää isäntiään järjestämään hänelle pääsyä opiskelijaksi kouluun, ammatti-harjoittelun tai työpaikan hankkimista, pitkäaikaista majoitusta ja ruokaa eikä pyytää käyttöönsä moottoriajoneuvoa (vaikka pyytäjä olisikin virallisesti valittu ja hyväksytty vaihtonuori).
(3) Tapaturma tai sairaus: Vaihtonuoren sairaus vaatii sekä isäntäperheen että isäntäklubin huomiota. Jos sairaus tai tapaturma on vakava, siitä tulee heti ilmoittaa nuoren vanhemmille ja selostaa heille myös lääkärin lausuntoa ja suosituksia. Jokaisen vaihtonuoren tulee tuoda mukanaan vanhempien/holhoojan allekirjoittama suostumus hätätilanteessa tarvittavaan hoitoon tai leikkauksiin.
(4) Yhteensopimattomuus: Jos isäntäperheen ja vierailijan välit rikkoutuvat eikä päästä sovintoon, isäntälionien tulee tahdikkaasti puuttua asiaan. Erikoisen vaikeissa tapauksissa nuori täytyy lähettää takaisin kotiin.
(5) Uusi isäntäperhe: Jos isäntäperhe peruuttaa osallistumisensa ohjelmaan sen jälkeen, kun sitoumus vaihtovierailijan isäntänä toimimisesta on tehty, isäntälionien velvollisuutena on hankkia sopiva uusi isäntäperhe. Isäntälionien tulee tehdä kaikkensa välttääkseen vaihtovierailun peruuttamisen.
j. Odottamattomat suuret menot
Jos vierailun aikana sattuu odottamattomia suuria menoja, jotka täytyy maksaa etukäteen, niistä ovat vastuussa nuoren vanhemmat ja heille täytyy selostaa asia jo ennen kuin nuori hyväksytään vaihtoon. Hätätilanteessa tulee ottaa viipymättä yhteys vanhempiin ja lähettäjälioneihin sekä tiedustella heidän kantaansa asiassa. Vasta sen jälkeen isäntälionit harkitsevat, voivatko he osallistua kustannuksiin tai maksaa ne ennakolta.
Jos isäntälionit ovat maksaneet ennakolta odottamattomat ja välttämättömät kulut hätätilanteessa, heidän tulee lähettää niistä yksityiskohtainen selvitys sekä vanhemmille että lähettäjäklubille ja ilmoittaa summa tai osa kokonaiskustannuksista, jonka he haluavat maksettavaksi takaisin. Kaikkien osapuolten tulee pyrkiä oikeudenmukaiseen ja tasapuoliseen ratkaisuun hyvässä yhteisymmärryksessä.
3. Muut nuorisovaihtojärjestöt
<>a. Jollei hakijalle ole saatavissa isäntäperhettä tai jos kysymyksessä on pitkäaikainen opinto-ohjelma, Lions Clubs International suosittaa yhteistyötä seuraavien järjestöjen kanssa: American Field Service International Scholarships, Experiment in International Living ja Youth for Understanding.
b. Kansainvälisen toimiston henkilöstöllä on lupa antaa lioneille tietoja näiden kolmen johtavan nuorisovaihtojärjestön ohjelmista sekä vaihtaa tietoja niiden keskustoimistojen kanssa.
4. Piirin nuorisovaihto
a. Piirikuvernöörin tulee koettaa saada nuorisovaihto jatkumaan vuodesta toiseen seuraavasti:
(1) sama piirin nuorisovaihtojohtaja jatkaa virassaan seuraavan vuoden, milloin mahdollista ja
(2) kun uusi nuorisovaihtojohtaja nimitetään, hänen edeltäjänsä luovuttaa hänelle koko arkistonsa.
b. Piirikuvernöörejä kehotetaan järjestämään piirissään jokavuotinen ”Nuorisoviikko”. Piirikuvernööri valitsee sopivan ajan sen mukaan, mikä sopii kunkin maan kulttuuriin ja sääoloihin. Tämä ehdotus otetaan esille uusien piirikuvernöörien seminaarissa kansainvälisessä vuosikongressissa.
c. Piirikuvernöörejä tulee kehottaa ottamaan osallistuminen nuorisovaihtoon osaksi piirikilpailua ja antamaan siitä pisteitä; tämä ehdotus tulee ottaa myös piirikilpailun järjestämisohjeisiin, jotka lähetetään kansainvälisestä toimistosta.
d. Nuorisovaihto tulee ottaa uusien piirikuvernöörien seminaarin ohjelmaan ja sen käsittelyyn varataan runsaasti aikaa. Kongressin nuorisovaihtofoorumiin kutsutaan kymmenen parhaan (Top Ten) palkinnon voittajia (mikäli heitä on kongressissa) osallistumaan paneelikeskusteluun, ilman että siitä aiheutuu järjestölle kuluja.
e. Lions Clubs International suosittaa ja rohkaisee suoria suhteita ja vaihtoja niiden piirien ja klubien kesken, jotka osallistuvat nuorisovaihto-ohjelmaan.
f. Piiri tai moninkertaispiiri voi tarpeen mukaan nimittää nuorisovaihdon yhteysvirkailijoita toimikuntaan, joka koordinoi vaihtoa piirin tai moninkertaispiirin tasolla. Jäsenet piirin toimikuntaan nimittää piirikuvernööri piiritasolla tai vastaavasti moninkertaispiirin tasolla kuvernöörineuvosto. Osapiirien nuorisovaihtojohtajat voivat kuulua jäseninä moninkertaispiirin toimikuntaan.
g. Niissä piireissä tai moninkertaispiireissä, joissa nuorisovaihto-ohjelma jatkuu seuraavan toimintavuoden puolelle, uusi piirikuvernööri tai kuvernöörineuvosto voi päättää, että entinen nuorisovaihtojohtaja tai toimikunta jatkaa työtään ja valvoo loppuun asti niitä vaihtoja, jotka oli järjestetty ennen kesäkuun 30. päivää.
5. Kymmenen parhaan nuorisovaihtojohtajan palkinto
a. Kymmenen parhaan (Top Ten) palkinto ansioista nuorisovaihdossa myönnetään seuraavien sääntöjen mukaan:
(1) Kansainväliseen toimistoon tulee lähettää täydellinen raportti marraskuun 15. päivään mennessä.
(2) Kansainvälisen hallituksen nuoriso-ohjelmatoimikunta valitsee kymmenen parasta nuorisovaihtojohtajaa vasta seuraavassa maalis/huhtikuun kokouksessa.
(3) Yllä mainitussa raportissa tulee olla seuraavat tiedot:
a. Vastaanotettujen anomusten luku sekä niiden nuorten luku, jotka todella lähetettiin vaihtovierailijoiksi.
b. Isäntäperheiden anomusten luku sekä vastaanotettujen nuorten luku.
c. Nuorisovaihto-ohjelmaan osallistuneiden lionsklubien luku.
d. Vaihtonuorten ikä ja sukupuoli.
e. Vammaisten nuorten osallistuminen.
f. Vaihtoon osallistuneet maat.
g. Yhteistoiminta muiden nuorisovaihtoa suorittavien järjestöjen kanssa.
h. Osallistuminen Lions Clubs Internationalin kansainvälisiin nuorisoleireihin ja/tai keskuksiin (Centers).
(4) Puheenjohtajan raportti on toimintakertomus, jonka toivotaan olevan enintään kolmen sivun pituinen ja joka postitetaan Lions Clubs Internationalin päämajaan. Sen liitteinä voidaan lähettää lehtileikkeitä, valokuvia tai muita näytteitä.
(5) Suositetaan, että toimintakertomukset lähetetään, mikäli mahdollista, englanninkielisinä, koska monien käännösten suorittaminen lyhyessä ajassa tuottaa vaikeuksia.
(6) Jos nuorisovaihtojohtaja, jolle palkintoa ehdotetaan, kuuluu moninkertaispiirissä sijaitsevaan klubiin, hänet asettaa ehdokkaaksi kuvernöörineuvosto. Jos hän on yksittäispiiristä (piiri ei kuulu moninkertaispiiriin), hänet asettaa ehdokkaaksi piirikuvernööri.
(7) Jokainen yksittäispiiri (piiri, joka ei kuulu moninkertaispiiriin), saa ehdottaa palkittavaksi yhden nuorisovaihtojohtajan joka vuosi. Moninkertaispiiri, jossa on kahdesta (2) neljääntoista (14) osapiiriä, voi asettaa yhden ehdokkaan palkintoa varten joka vuosi. Moninkertaispiirit, joissa on vähintään viisitoista (15) osapiiriä, saavat ehdottaa palkintoa enintään kahdelle (2) nuorisovaihtojohtajalle joka vuosi.
(8) Nimitykset tekee ja lähettää moninkertaispiirin kuvernöörineuvoston puheenjohtaja (tai piirikuvernööri yksittäispiiristä), joka on virassa sinä vuonna, jolloin palkinnot myönnetään, eli välittömästi nimitetyn puheenjohtajan kauden loputtua.
b. Kymmenen parhaan nuorisovaihtojohtajan palkinnon luovuttaa korkein läsnä oleva lionsvirkailija jossakin sopivassa arvokkaassa tilaisuudessa.
6. Nuorisovaihtotilastotietojen ilmoittaminen kansainväliseen toimistoon.
a. Jokaisen virkaan nimitetyn piirin tai moninkertaispiirin nuorisovaihtojohtajan tulee laatia joka vuosi raportti vaihdoista omassa piirissään tai moninkertaispiirissään ja lähettää se seuraavan marraskuun 15. päivään mennessä kansainväliseen toimistoon. Kansainvälisestä toimistosta lähetetään raporttilomakkeet piirikuvernööreille ja vastaavasti kuvernöörineuvostojen puheenjohtajille jaettaviksi ao. nuorisovaihto-johtajille. Piirikuvernöörin ja kuvernöörineuvoston puheenjohtajan tulee myös valvoa, että raporttilomakkeet täytetään ja palautetaan määräaikana.
b. Nuorisovaihtovuosiraportissa tulee olla seuraavat tiedot:
(1) Muista maista saapuneiden, vaihtoon ja nuorisoleireihin/keskuksiin osallistuneiden nuorten (pojat ja tytöt) luku.
(2) Niiden piirin/moninkertaispiirin lionsklubien luku, jotka osallistuivat ohjelmaan.
(4) Niiden nuorten (poikien ja tyttöjen) luku, jotka lähetettiin toisiin maihin osallistumaan vaihtoon ja leireihin tai keskuksiin.
(5) Maat, jotka osallistuivat ohjelmaan.
7. Nuorisovaihdon käyttö poliittisiin tarkoituksiin
Nuorisovaihto-ohjelman, sen kontaktien tai tilaisuuksien käyttäminen poliittisiin tarkoituksiin on ehdottomasti kielletty.
